Como viabilizar o trabalho remoto em pequenas empresas

Vivemos em um mundo de incertezas. Ainda assim, temos o hábito de fazer planos para o futuro como se soubéssemos o que ele nos reserva. Quando o vento muda de direção, somos pegos de surpresa e nem sempre estamos preparados para agir.

Essa reviravolta pode surgir em qualquer momento e até mesmo com as pessoas mais precavidas. Afinal, nem tudo está sob nosso controle. Basta olhar para o passado para ver quantas situações difíceis o mundo já enfrentou, sejam elas causadas pelo homem ou pela natureza.

Esses acontecimentos que tanto nos preocupam, também nos relembram da importância de estarmos prontos para enfrentar as adversidades. Quando tantas empresas são obrigadas a fechar seus estabelecimentos e profissionais são impedidos de trabalhar, fica a questão: como continuar com os negócios de forma remota?

Infelizmente nem todos os tipos de negócios podem se beneficiar inteiramente do uso da tecnologia, mas acredito que muito pode ser feito, mesmo por aqueles que ainda não deram o seu primeiro passo nesse universo.

Como alguém que trabalha com internet há muitos anos, sendo os últimos em home-office, quero compartilhar algumas dicas de como manter os negócios funcionando remotamente, através do uso de ferramentas online. Muitas delas inclusive gratuitas, para que mais pessoas e empresas possam se beneficiar. 🙂

Gerencie tarefas e projetos à distância

Uma das ferramentas mais importantes para se utilizar em uma equipe é o gerenciador de tarefas e projetos, e isso é ainda mais necessário quando o trabalho é feito à distância. Útil para qualquer tamanho de empresa, e até mesmo para quem trabalha sozinho, essa ferramenta auxilia no planejamento e na organização do trabalho. Nele você insere as tarefas que precisam ser feitas, os responsáveis, as datas e tudo mais necessário para ter visibilidade e controle sobre as atividades da empresa.

Uma das vantagens desse tipo de solução — que o torna essencial para o trabalho remoto — é que permite que as pessoas interajam e acompanhem o andamento do trabalho de qualquer lugar, sem a necessidade de estarem próximas fisicamente. Nem mesmo o uso do computador é obrigatório, já que é possível usar a ferramenta pelo celular.

Exemplos de gerenciadores de tarefas e projetos. Em sentido horário, da esquerda para a direita: Trello, RunRun.it, Asana e Basecamp
Exemplos de gerenciadores de tarefas e projetos. Em sentido horário, da esquerda para a direita: Trello, RunRun.it, Asana e Basecamp

Sabe aquele caderno com as suas tarefas que você não larga de jeito nenhum? Então, aproveite para substituí-lo por uma versão mais moderna e colaborativa. É o jeito mais fácil de acompanhar o que acontece na empresa e manter todos os colaboradores informados sobre o que está sendo feito e por quem.

Como alguém que já experimentou muitas ferramentas de gerenciamento de tarefas e projetos, deixo aqui algumas das minhas preferidas (todas com versão gratuita e a maioria em português):

  • Asana – É a minha favorita do momento porque reúne muitas funcionalidades, sem ser complicada, e ainda está disponível em português. A versão gratuita permite equipes de até 15 pessoas.
  • Basecamp – Foi uma das primeiras ferramentas que utilizei e gosto bastante por sua extrema simplicidade. A empresa oferece uma versão gratuita para até 3 projetos e 20 usuários, mas está disponível apenas em inglês.
  • Runrun.it – Possui muitos recursos, incluindo o traqueamento de tempo e de custo por atividade e projeto, sendo interessante para aqueles que precisam desse nível de detalhamento. A versão gratuita da ferramenta permite até 5 usuários e 50 tarefas abertas, e está disponível em português.
  • Quire – Com foco na simplicidade, a ferramenta oferece os principais recursos para o gerenciamento de tarefas e projetos. Totalmente gratuito, possui limite de até 35 organizações, 80 projetos e 30 membros.
  • Trello – Simples e fácil de usar, é ideal para fluxos de trabalho, em que você tem uma ordem definida para fazer as tarefas. Queridinhos de muitos, o Trello possui uma versão gratuita com projetos e listas ilimitadas. Também está disponível em português.

Utilize ferramentas de produtividade e colaboração na nuvem

O e-mail continua sendo o principal meio de comunicação das empresas, mas atualmente ele pode ser muito mais do que isso. Provedores de serviço, como o Google e a Microsoft, fornecem soluções completas, com ferramentas colaborativas que vão além do Gmail e do Outlook.

As ferramentas oferecidas incluem e-mail, agenda, editor de documentos (do tipo texto, planilhas e apresentações), armazenamento de arquivos, mensagem instantânea (chat e vídeo), entre tantos outros recursos necessários para o trabalho em equipe. Por ser um serviço baseado na nuvem, pode-se colaborar em tempo real com outras pessoas e acessar conteúdos a partir de qualquer dispositivo e lugar, sem abrir mão da segurança.

Em outras palavras, além de poder enviar e receber e-mails, é possível agendar reuniões, fazer chamadas de voz ou vídeo em grupo, criar e editar documentos de forma colaborativa e em tempo real, como também ter acesso aos documentos digitais da empresa, de onde você estiver

Sabe aquele documento importante que você guarda na sua gaveta? Ou aquele arquivo salvo somente no computador que ficou no escritório? Com uma solução desse tipo não é mais preciso carregar as coisas para onde você for.

Um dos melhores serviços no mercado, que uso e recomendo, é o G Suite, da Google. No entanto, há outras ferramentas excelentes, com recursos similares e com versões gratuitas para times pequenos. Deixo aqui algumas dessas ferramentas:

G Suite (Google)

É uma das ferramentas mais robustas do mercado, porém o preço infelizmente pode sair alto para empresas com muitos colaboradores (R$ 24,50/mês por usuário). Quem se interessar pode testar gratuitamente por 14 dias ou obter um desconto de 20% nos primeiros 12 meses, através de um cupom que ofereço no meu site (solicite o seu aqui).

O pacote de serviços do G Suite inclui diversas ferramentas, além do e-mail profissional
O pacote de serviços do G Suite inclui diversas ferramentas, além do e-mail profissional

Já as organizações sem fins lucrativos podem ter acesso gratuito às ferramentas do G Suite, através do programa da Google voltado para ONGs. Neste tutorial eu explico como se cadastrar e obter acesso.

Se a grana está curta ou não há interesse em contratar o G Suite, é possível contar com a versão gratuita das ferramentas oferecidas pela Google. Apesar de mais limitadas, podem ser suficientes para muitos profissionais e empresas, especialmente quando é preciso economizar. Basta criar uma conta gratuita da Google para começar.

Office 365 (Microsoft)

As ferramentas da Microsoft são muito populares e por muito tempo a empresa esteve praticamente sozinha no mercado. Muita gente já usou ou pelo menos conhece o pacote Office (Word, Excel, Power Point e outros) e o e-mail Outlook.

O Office 365, da Microsoft, inclui ferramentas clássicas, como o Word, Excel e Power Point, além de e-mail e outros recursos úteis para empresas de todos os tamanhos
O Office 365, da Microsoft, inclui ferramentas clássicas, como o Word, Excel e Power Point, além de e-mail e outros recursos úteis para empresas de todos os tamanhos

Se antes essas ferramentas eram compradas e instaladas em um computador, atualmente elas funcionam na modalidade de assinatura e também são disponibilizadas para uso online. Com recursos similares, como aplicativos, e-mail profissional e armazenamento na nuvem, o Office 365 custa a partir de R$ 23,60 mensais por usuário, um valor que também pode sair  alto para pequenas empresas.

Assim como o concorrente, a Microsoft oferece uma versão gratuita, em que é possível usar as ferramentas, porém com limitações. Para começar, basta criar uma conta na Microsoft.

Zoho Workplace

O Zoho WorkPlace é a solução mais barata das três empresas, e vem ganhando popularidade por oferecer soluções semelhantes, por uma fração do custo. A empresa, que tem sede na Índia, atende clientes de todo o mundo, incluindo o Brasil.

Exemplos de ferramentas colaborativas do Zoho Workplace: e-mail profissional, gerenciador de arquivos e editor de textos
Exemplos de ferramentas colaborativas do Zoho Workplace: e-mail profissional, gerenciador de arquivos e editor de textos

O plano equivalente aos concorrentes, que inclui as principais ferramentas de colaboração e produtividade, custa a partir de 3 dólares mensais por usuário (cerca de R$ 15 atualmente). É possível ainda testar por 15 dias de forma gratuita.

A empresa disponibiliza uma extensa gama de serviços pagos, mas também há outros gratuitos. Um destaque é Zoho Mail, com opção de e-mail profissional gratuito para até 5 usuários (veja como configurar nesse tutorial). Para usar mais recursos, pode-se contratar um plano pago a partir de 1 dólar mensal por usuário.

Leve a sua empresa para a internet

No dia a dia corrido da empresa, pode ser difícil dedicar uma parte do tempo, já tão escasso, para colocar o negócio na internet. Se esse é o seu caso, uma pausa forçada pode ser o momento ideal para tirar de vez o projeto do papel e levar para a web.

Estar presente na internet é fundamental nos dias de hoje e qualquer avanço nessa direção trará benefícios para a sua empresa. Nunca é tarde demais para começar.

Utilize os canais sociais para se comunicar com os clientes  

Se a sua empresa já possui presença em alguma rede social, como o Instagram ou o Facebook, por exemplo, utilize esse canal para continuar se comunicando com os clientes, mesmo que a sua empresa não esteja funcionando a pleno vapor. O WhatsApp também é um meio eficiente de manter o seu público informado. 

Se tiver um estabelecimento físico, que tal deixar uma mensagem impressa na porta, informando sobre o funcionamento e divulgando seu endereço digital?

Divulgar os canais de comunicação digitais da sua empresa pode ser uma ótima maneira de começar nestes meios
Divulgar os canais de comunicação digitais da sua empresa pode ser uma ótima maneira de começar nestes meios

Empresas e lojas de diversos segmentos, inclusive do ramo alimentício, podem continuar atendendo os clientes através de vendas online e entregas em domicílio. E a rede social é um caminho inicial para continuar tocando o negócio, mesmo em tempos difíceis.

Faça vendas pelo seu site ou loja virtual

Sua empresa já possui um site? Se sim, que tal adaptá-lo para também realizar vendas online? O e-commerce no Brasil está em franca expansão e segundo este estudo do PayPal, em 2019 o país já contava com cerca de 930 mil sites dedicados ao comércio eletrônico, sendo a grande maioria (88,77%) de sites pequenos, com até 10.000 visitantes.

O Brasil possui quase 1 milhão de lojas online
O Brasil possui quase 1 milhão de lojas online

Há muitas soluções de e-commerce disponíveis no mercado (e para todos os bolsos). Vou me concentrar aqui nas ferramentas voltadas para micro e pequenos empreendedores:

Soluções que unem site e loja virtual

Para quem deseja ter um site e uma loja virtual, um criador de site pode ser uma boa solução. Como, por exemplo, o Wix ou o WordPress.com. Nesse tipo de ferramenta é possível criar um site institucional e adicionar uma loja ao site. Ambos possuem versões gratuitas, porém o plano de e-commerce mais barato é do Wix. Veja aqui outras opções de criadores de sites.

Lojas virtuais prontas para quem está começando

Quem pretende ter uma loja dedicada (separada do site) e está dando os primeiros passos nesse universo, pode optar por lojas virtuais prontas, como Nuvemshop e Loja Integrada. Esse tipo de solução é voltada para aqueles que desejam construir sua própria loja de forma fácil e sem necessidade de conhecimento técnico.

Lojas virtuais para quem busca maior personalização e controle 

Quem deseja construir um e-commerce mais robusto e/ou que permita customização avançada pode usar plataformas (CMSs) como Magento, WooCommerce (WordPress), Prestashop e Opencart. Por serem open source (código aberto), essas ferramentas estão disponíveis para download e podem ser instaladas em qualquer hospedagem preparada para esta finalidade. A hospedagem ideal irá depender, em linhas gerais, do tamanho e do tráfego da sua loja e pode ir desde a modalidade compartilhada (mais econômica e limitada) até soluções mais robustas, como dedicado e cloud. 

O mais importante é dar o primeiro passo

Se todas as sugestões acima parecem complicadas para você neste momento, não desista. Comece com um site e publique nele o seu catálogo de produtos. Habilite uma ferramenta de chat online para atender os usuários que visitam o site. Faça vendas pelo WhatsApp e redes sociais, ou onde mais for possível. Instale um botão de pagamento no site ou conclua a venda offline, mas dê o primeiro passo!

Levar sua empresa para o mundo digital pode ser um desafio, mas aos poucos é possível mudar essa realidade. E lembre-se: isso deve envolver todas as áreas da sua organização. De nada adianta usar as ferramentas que listei acima, se toda a rotina da sua empresa ainda funciona 100% no papel.

Se surgir alguma dúvida ou precisar de ajuda, escreva um comentário para mim e ficarei feliz em retornar. Sucesso nos negócios! 🙂

Crédito imagem topo: adaptação de vetor cedido por Freepik. 
 

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Profissional de marketing com mais de 10 anos de experiência na área digital, já liderou e participou da criação de dezenas de sites e blogs, desde pessoais até de grandes empresas. É cofundadora e autora do Tudo sobre Hospedagem de Sites.

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