Criada pela Google, o Google Workspace é a nossa solução preferida de e-mail profissional. Mas a verdade é que ele engloba muito mais do que isso, sendo uma das melhores suítes de aplicativos de comunicação online da atualidade. Embora seja uma ferramenta paga, o que nem todos sabem é que existe uma iniciativa do Google Workspace para organizações sem fins lucrativos.
Através dela, o Google Workspace é disponibilizado gratuitamente às ONGs brasileiras. A iniciativa é parte do programa Google for Nonprofits ou Google para organizações sem fins lucrativos, como é chamado no Brasil. Lançado internacionalmente em 2011, o programa está disponível no país desde 2015.
O Google para organizações sem fins lucrativos oferece uma série de recursos gratuitos para ONGs, entre eles o Google Workspace, o AdWords e o Youtube Premium. Neste artigo, falarei especificamente sobre o Google Workspace, que considero um dos recursos mais importantes do programa.
A seguir, saiba mais sobre a ferramenta, os benefícios que ela oferece para ONGs e como conseguir acesso gratuito para a sua instituição beneficente.
O que é o Google Workspace?
O Google Workspace é uma suíte de aplicativos de comunicação online, criada pela Google. Quando foi lançada, em 2006, chamava-se Google Apps. Talvez você não esteja familiarizado com o nome da ferramenta, mas provavelmente já utiliza seus aplicativos — ou similares da concorrência — no seu dia a dia pessoal ou profissional.
Principais aplicativos do Google Workspace
Assim como nas versões pagas, o Google Workspace para organizações sem fins lucrativos vem com uma série de aplicativos úteis para qualquer organização, independente do seu tamanho ou do segmento em que atua.
Entre os aplicativos de comunicação estão as ferramentas de e-mail (Gmail), agenda (Google Agenda) e conversa via chat e vídeo (Hangouts). O Gmail e a agenda trazem recursos profissionais, que a versão pessoal não possui. Já o Hangouts, para quem não conhece, funciona de forma parecida com o Skype.
Para colaboração, o Google Workspace disponibiliza ferramentas para criação de documentos de texto, planilhas, apresentações, formulários, sites, entre outros. O mais interessante é que esses documentos podem ser compartilhados com outros usuários, que podem visualizar, comentar e/ou editar conforme a permissão atribuída a cada um. Esse pacote de ferramentas é, em parte, semelhante ao Microsoft Office, que ganhou uma versão online e continua sendo usado até hoje.
Já o Drive é a solução para armazenar e compartilhar arquivos. Antigamente esse armazenamento era feito comumente no HD do computador — ou em HDs externos —, mas tem migrado cada vez mais para as soluções online. Esta nova modalidade, além de oferecer muito mais segurança, permite que os arquivos sejam compartilhados com outros usuários e fiquem acessíveis de qualquer dispositivo, graças ao armazenamento em nuvem.
Há ainda outras soluções mais avançadas de segurança e controle do Google Workspace, oferecidas em planos superiores, e que não estão incluídas no plano gratuito do Google Workspace para ONGs. Para ver esta e outras informações detalhadas sobre o Google Workspace, leia este review.
→ Gmail ou Google Workspace? Qual escolher? Descubra aqui!
Recursos do plano Google Workspace gratuito para ONGs
O Google Workspace para organizações sem fins lucrativos oferece acesso gratuito ao plano Basic, configurado no domínio da instituição. Domínio é um endereço personalizado na Internet, como google.com.br. Usado em sites e e-mails profissionais, um domínio custa cerca de R$ 40 por ano e é oferecido por várias empresas de registro de domínio.
Se a sua organização ainda não tem um domínio, recomendo a leitura deste artigo detalhado sobre o registro de domínios para ONGs.
Mesmo sendo o plano mais básico, essa versão do Google Workspace é muito robusta e mais do que suficiente na grande maioria dos casos. Para você ter uma ideia, o plano Basic é comercializado por 6 dólares por mês para cada usuário. Por esse preço já dá para ter noção de que não é pouca coisa, concorda?
Confira abaixo os principais recursos do Google Workspace Basic:
- E-mail profissional do Gmail, que permite o uso de domínio personalizado e não exibe anúncios;
- Aplicativos de agenda, de mensagem instantânea (Hangouts) e de documentos (texto, planilhas, apresentações, sites etc.);
- Armazenamento e compartilhamento de arquivos via Google Drive;
- 30 GB de armazenamento de arquivos por usuário (para Gmail e Drive);
- Acesso em vários dispositivos (computador, smartphone ou tablet);
- Disponível mesmo sem conexão à Internet;
- Compatível com o Microsoft Office;
- Painel de administração centralizado;
- Suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana, por telefone, e-mail e online.
Para ver a lista completa de recursos do Google Workspace e comparar suas versões (inclusive pagas), confira esta página do Google. Se por alguma razão, optar por contratar uma versão paga, clique aqui e aproveite para fazer um teste gratuito de 14 dias.
Por que usar o Google Workspace para organizações sem fins lucrativos?
Para mim, há apenas pontos positivos ao usar o Google Workspace em uma organização beneficente. O motivo é simples: seja qual for o tamanho da ONG, ela com certeza utiliza ao menos uma das ferramentas oferecidas pelo Google Workspace.
Somado a isso, está o fato de que se tem acesso gratuito à uma ferramenta robusta, que milhões de empresas e profissionais pagam para usar. Mesmo que não se utilize todos os recursos do Google Workspace, ainda assim será uma grande vantagem.
Talvez você esteja se perguntando se a sua ONG precisa de tantos recursos. A resposta é sim, se as pessoas que trabalham nela realizam ao menos uma das seguintes atividades:
- Utilizam e-mail, mesmo que seja apenas uma conta gratuita (ex: Gmail).
- Utilizam algum tipo de agenda, de papel ou online, onde estão marcados os compromissos e datas importantes.
- Criam e compartilham documentos, seja uma apresentação para doadores e voluntários, um orçamento mensal ou relatórios internos.
- Armazenam e compartilham arquivos com outras pessoas, como planilhas, relatórios, fotos, vídeos e outros materiais.
- Utilizam meios de comunicação (ex: chat e vídeo) para realizar reuniões ou para manter funcionários, voluntários e parceiros informados.
- Mantêm ou pretendem criar um site para a ONG, mesmo que gratuito.
Todas essas funcionalidades estão disponíveis no Google Workspace. E o melhor, de forma gratuita para a sua ONG. Sem pegadinha, sem contrato, sem data de validade. Então, se é algo necessário e não custa nada, por que não utilizar a melhor ferramenta de e-mail da atualidade?
Benefícios do Google Workspace para ONGs
Mesmo que na sua ONG vocês já utilizem outros serviços gratuitos para realizar as atividades acima, o Google Workspace trará outros benefícios, que as soluções usadas atualmente talvez não ofereçam, tais como:
Maior credibilidade e profissionalismo
Com o Google Workspace, é possível criar e-mails personalizados usando seu próprio domínio, em vez de usar um endereço gratuito. É muito mais interessante ter um endereço de e-mail profissional, parecido com contato@organizacao.org.br do que usar um e-mail gratuito, como organizacao@gmail.com.
Além disso, o Google Workspace para organizações sem fins lucrativos oferece contas ilimitadas de e-mail, com 30GB de espaço cada. Sendo assim, é possível criar contas de e-mail diferentes para cada setor ou funcionário, em vez de concentrar toda a comunicação em apenas uma conta. Isso sem contar o espaço infinitamente maior do que nas soluções gratuitas.
Maior organização e segurança
Ao criar sua conta no Google Workspace, todos os aplicativos ficam concentrados no seu domínio. Contas de e-mail, arquivos, agenda, conversas e tudo mais que for criado fica associado ao domínio em questão, facilitando a organização.
Essa configuração também oferece muito mais segurança, já que nenhum dado fica perdido caso algum um funcionário deixe a organização. Infelizmente é muito comum alguém sair e levar consigo o login e senha de uma conta de e-mail, que ninguém mais tem. Com a administração centralizada, nenhum documento ou e-mail é perdido, mesmo que um integrante deixe a organização.
Mais recursos e integração
O Google Workspace é um pacote completo de aplicativos, que inclui soluções de armazenamento, comunicação, colaboração e gerenciamento. Tudo isso integrado em apenas uma conta, o que facilita muito a administração e utilização, se compararmos com soluções não integradas.
Para complementar, existe a possibilidade de acessar os aplicativos de diferentes dispositivos (computador, smartphone ou tablet) e até mesmo sem Internet. O Google Workspace permite trabalhar de modo offline, quando necessário.
Por fim, o usuário do Google Workspace para organizações sem fins lucrativos conta com o mesmo suporte técnico oferecido aos usuários pagos. Ele está disponível todos os dias, 24 horas por dia, via telefone e e-mail. Por sinal, já testei o suporte deles mais de uma vez e em todas foi excelente. Há também muito material de ajuda do Google, disponível online.
Quem pode ter acesso ao Google Workspace para organizações sem fins lucrativos
As seguintes instituições podem ser beneficiadas com o Google Workspace gratuito, oferecido através do programa Google para organizações sem fins lucrativos:
- Associações ou fundações privadas com uma das seguintes designações:
- Organização da Sociedade Civil de Interesse Público – OSCIP (saiba o que é OSCIP neste artigo do Sebrae).
- Entidade de Utilidade Pública Federal – UPF (saiba sobre UPF nesta página da Wikipédia).
- Organização Social – OS (saiba mais sobre OS nesta página da Wikipédia);
- Entidade Beneficente de Assistência Social detentora do Certificado CEBAS; ou
- Associação que opera sem fins lucrativos para utilidade pública.
Além disso, é preciso que a organização esteja registrada na TechSoup Brasil, entidade responsável por verificar e validar as instituições no programa. Esse registro é gratuito e pode ser feito antes ou em conjunto com a solicitação da conta Google. Explicarei mais sobre isso adiante.
Entidades que NÃO estão qualificadas para esse programa:
- Entidades ou organizações governamentais;
- Hospitais ou organizações de saúde;
- Escolas, creches, instituições acadêmicas ou universidades (nesses casos, acesse o Google for Education, programa direcionado a instituições de ensino). Já as divisões filantrópicas das organizações de ensino estão qualificadas.
Como criar uma conta Google para organizações sem fins lucrativos
Para ter acesso ao Google Workspace gratuito é preciso ter uma conta no programa do Google para organizações sem fins lucrativos. Uma vez cadastrado, você poderá ativar o Google Workspace e outras ferramentas que necessitar.
O passo a passo simplificado para criar a conta segue abaixo:
- Registre seu usuário e organização no site da TechSoup Brasil, entidade responsável por verificar as instituições no programa. É necessário enviar a documentação da entidade (Estatuto e CNPJ retirado do site da Receita). *Opcionalmente, esse registro pode ser feito em conjunto com a solicitação da conta Google para organizações sem fins lucrativos.
- Aguarde o retorno da TechSoup com a validação de registro da sua organização. O processo costuma durar até 5 dias úteis. Uma vez aprovado, espere 24 horas antes de fazer o cadastro no Google para organizações sem fins lucrativos. Essas orientações são da própria TechSoup.
- Crie uma conta no site do Google para organizações sem fins lucrativos. Você poderá usar uma conta Google existente, se desejar. Caso já tenha registro na TechSoup, use o código de verificação nesta etapa.
- Aguarde o recebimento de um e-mail informando que a sua organização sem fins lucrativos foi verificada e validada.
- Ative a conta Google e comece a usar os produtos que necessitar. Neste link do Google você tem um guia de início rápido para organizações sem fins lucrativos.
Conclusão
Como vimos, o processo para ter acesso gratuito ao Google Workspace é relativamente simples e rápido, bastando que a organização sem fins lucrativos esteja devidamente registrada no país. Além disso, é preciso também que ela tenha um domínio, que será utilizado na configuração da conta Google.
Caso a sua ONG ainda não tenha um domínio, recomendo que registre com a terminação .org.br, exclusiva para instituições não governamentais sem fins lucrativos, registradas no Brasil. Outras opções de extensão são .org e .ong.br, com finalidade semelhante, mas que ao contrário de .org.br, não exigem documentação comprobatória. Neste link você conhece e compara as melhores empresas para registrar o seu domínio.
Se por algum motivo, a sua organização não foi contemplada, não desanime. Aprenda neste tutorial como criar um e-mail gratuito na plataforma Zoho e tenha muito sucesso! 🙂
Muito bom o seu artigo Tathiana, trabalho em uma Ong e essa informação vai nos ajudar bastantes.
As ferramentas digitais são de grande ajuda principalmente uma ferramenta desse porte.
Para as Ongs que trabalham com recursos financeiros muito limitados, esse tipo de ajuda é de extrema importância.
Muito Obrigado e continue com esse trabalho.
Cofundadora - Tudo Sobre Hospedagem de Sites
Muito obrigada, Joseleno. Fico muito feliz em saber que o artigo foi útil para vocês! 🙂
Espero que consigam usufruir de todas as ferramentas gratuitas do Google e que tenham muito sucesso nas suas iniciativas. Ficando alguma dúvida, conte com a gente!