Vantagens de usar um e-mail profissional

e-mail profissional
De tempos em tempos ouvem-se rumores de que “o e-mail vai acabar” ou “está com os dias contados“. Criado antes mesmo da internet ser inventada1, o e-mail é um dos principais canais de comunicação empresarial da era digital, desempenhando papéis importantes sob vários aspectos, que vão desde uma simples troca de mensagens até o fechamento de grandes negócios. Atualmente, você não consegue realizar uma compra sequer pela internet sem fornecer um endereço de e-mail no cadastro.

Polêmicas à parte, a verdade é que o e-mail veio para ficar. Quando se tratam de negócios então, nem se fala. Se você deseja empreender ou dar um ar profissional ao seu negócio, ter um e-mail profissional é fundamental para se comunicar com seus clientes. Ainda não está convencido? Então acompanhe-nos neste artigo e descubra por que você precisa de um e-mail profissional.

Ter uma apresentação profissional

Imagine a seguinte cena: você acabou de conhecer um profissional qualquer, um advogado, por exemplo, e ficou interessado em seus serviços. Depois de uma breve conversa, você pede que ele lhe forneça seus contatos. Ele então retira do bolso um bonito e bem acabado cartão de visitas, onde pode-se ler:
cartao de visita e-mail profissional

Doutor Ronaldo Barros
Advogado
E-mail: nadinho32@hotmail.com

Algo parece não estar certo, não é mesmo? Agora imagine se, ao invés do e-mail nadinho32@hotmail.com, estivesse no cartão o e-mail ronaldo.barros@advogados.adv.br. Tudo parece fazer mais sentido! Ficamos até com a impressão de que o Doutor Ronaldo é um advogado melhor do que seria se tivéssemos que enviar um e-mail para nadinho32@hotmail.com.

Se você quer passar confiança e credibilidade para os seus clientes ou potenciais clientes, é preciso pensar em todos os detalhes, incluindo o endereço de e-mail que usará para se comunicar profissionalmente. A apresentação faz muita diferença e os detalhes importam muito, acredite.

Ter mais produtividade no dia a dia

Ter uma conta de e-mail profissional pode ajudar a organizar melhor o seu dia a dia, pois você poderá usar este canal apenas para comunicações estritamente relacionadas ao trabalho. Ter que lidar com e-mails de propaganda não solicitados e mensagens pessoais misturadas a e-mails importantes de clientes ou fornecedores pode ser um sintoma de desorganização e improdutividade.

Por isso, uma conta de e-mail separada de sua conta de e-mail pessoal, exclusiva para assuntos de trabalho, pode ser um passo importante na direção de um cotidiano mais produtivo e focado.

Se organizar melhor, tendo contatos e uma agenda exclusiva para seu negócio

G SuiteMuitos serviços de e-mail profissional fornecem, sem custo adicional, uma ferramenta de agenda e catálogo de endereços vinculados ao serviço de e-mail. Da mesma forma que o item anterior, ter uma agenda exclusiva para os negócios, assim como seus contatos profissionais bem organizados, pode aumentar sua produtividade diária, uma vez que ficará mais rápido visualizar seus compromissos e vinculá-los a empresas/pessoas específicas.

O serviço de e-mail profissional do Google, o Google Apps, por exemplo, permite que você utilize o Google Agenda, bem como a ferramenta de contatos do Gmail, em um endereço de e-mail profissional (ex: seunome@empresa.com.br), dentro do seu próprio domínio.

Poder criar contas para seus sócios e colaboradores

Tenha e-mails personalizados: contato@suaempresa.com.br, vendas@suaempresa.com.br, voce@suaempresa.com.br e o que mais desejar.

Se você possui sócios, funcionários ou deseja apenas ter outros endereços de e-mail dentro do domínio da sua empresa, isso pode ser facilmente configurado com um plano de e-mail profissional. Você poderá criar e controlar outras contas de e-mail dentro da sua organização. Ainda, se desejar criar um e-mail endereçado para um setor, ao invés de uma pessoa, isso também é perfeitamente possível. Se este for o seu caso, fique à vontade para criar contas como contabilidade@suaempresa.com.br ou apenas contato@suaempresa.com.br.

Ter espaço para armazenar e-mails e anexos

Parar de receber e-mails porque sua caixa de entrada está cheia é um pesadelo pelo qual não precisamos passar. Em muitos dos serviços de e-mail gratuitos o espaço de armazenamento é limitado e essa situação poderá acontecer. Se você por acaso recebe muitos anexos no e-mail, incluindo arquivos grandes, como fotos ou vídeos, a probabilidade aumenta bastante e um dia você pode ser pego de surpresa. O pior é que muitas vezes você só descobre o problema depois que alguém te avisa, dizendo que “tentou te enviar um e-mail, mas ele voltou“. Pior ainda é pensar que um eventual cliente em potencial não terá outras formas de contato com você e o negócio simplesmente estará perdido.

Por isso, é fundamental garantir que você não deixará de receber uma mensagem sequer. Ao contratar um serviço de e-mail profissional, certifique-se de que ele possui espaço suficiente para o armazenamento de mensagens e anexos. Cheque também o que acontece caso você extrapole o limite inicial estabelecido e se é possível comprar mais espaço.

Em geral, serviços de e-mail profissional incluem espaço suficiente para você ficar sem se preocupar com isso por anos. Veja mais informações sobre isso na tabela no final deste artigo.

Ter suporte técnico sempre que precisar

Dizem que a tecnologia foi inventada para resolver os problemas que não tínhamos antes da chegada da tecnologia. Seja como for, problemas tecnológicos acontecem nas melhores famílias empresas. Caso algo dê errado com o seu sistema de e-mails, ou você simplesmente precisar de ajuda para configurar seu e-mail no smartphone ou tablet, é bom poder contar com suporte especializado.

Contratar um serviço de e-mail corporativo significa poder contar com suporte 24 horas. Geralmente o suporte é dado por telefone, ticket ou chat.

O que fazer para ter um e-mail profissional?

e-mail profissionalSe você chegou até aqui é porque provavelmente está convencido da importância de ter um e-mail corporativo com o nome da sua empresa. Existem algumas maneiras distintas de obter isso, vamos a elas.

Um passo fundamental para começar a usar a ferramenta é registrar um domínio. Domínio é o endereço eletrônico que você escolhe para a sua empresa, como por exemplo minhaempresa.com.br. Esse endereço, uma vez registrado, poderá ser usado para que o público acesse o site da sua empresa e também estará presente em todas as contas de e-mail que você criar para a sua organização, como por exemplo joao@minhaempresa.com.br, maria@minhaempresa.com.br, contato@minhaempresa.com.br etc.

Você pode registrar um domínio de diversas formas. Não vamos entrar em detalhes nesse artigo, mas basicamente, para registrar um domínio nacional (terminado em .br), precisará apenas ter um CPF válido e uma conta de e-mail ativa para validar seu contato. O registro do domínio pode ser feito separadamente, em uma empresa especializada, ou juntamente com o plano de e-mail que você utilizará para sua empresa. Importante: o registro do domínio dá direito à utilização do domínio por você, mas o serviço de e-mail deverá ser contratado para que você possa efetivamente usá-lo.

Simplificando, você pode ter uma conta de e-mail profissional dentro dos seguintes cenários:

  1. Registrando um domínio e contratando o serviço de e-mail separadamente.
  2. Contratando o serviço de e-mail profissional e o domínio em conjunto.

Separamos aqui algumas empresas que oferecem o serviço no Brasil e um resumo de suas principais características.

Conclusão

Neste artigo, vimos como é importante a forma como você se apresenta e se comunica com seus clientes e como o uso de um e-mail corporativo poderá lhe ajudar nesse sentido.

Possui alguma informação a acrescentar? Ficou alguma dúvida? Deixe um comentário e vamos conversar!

Por:

Tudo Sobre Hospedagem de Sites é um site independente e que se propõe a ser exatamente o que sugere seu nome: uma fonte de conhecimento relevante sobre o universo de hospedagem de sites.

Deixe um comentário