Em um mundo onde a tecnologia está presente em praticamente qualquer atividade profissional, ter uma comunicação eficaz é fundamental para o sucesso de uma empreitada. Nesse contexto, o Gmail Profissional é uma ferramenta poderosa e que vai muito além das funcionalidades de serviços de e-mail convencionais.
Ao longo deste artigo, vamos explorar 10 recursos presentes no Gmail Profissional que podem aumentar a produtividade de empresas, times e usuários diversos do serviço. Como destaques, estão a integração com as outras ferramentas da suíte Google Workspace, da qual o Gmail Profissional é parte integrante.
Continue lendo e descubra todo o potencial do Gmail Profissional!
O que é o Gmail profissional
O Gmail Profissional é parte da suíte de aplicativos Google Workspace. Trata-se de uma solução abrangente de comunicação e colaboração desenvolvida pelo Google, destinada a atender necessidades específicas de empresas e profissionais de diversas áreas. Ao contrário do Gmail gratuito, o Google Workspace é projetado para proporcionar uma experiência empresarial personalizada, oferecendo uma série de recursos avançados que vão além das funcionalidades básicas de um e-mail.
Empresas de todos os tamanhos adotam o Gmail Profissional para melhorar sua eficiência, promover a colaboração entre equipes e elevar o padrão de comunicação corporativa.
Ao optar pelo uso do Google Workspace, as empresas podem criar um ambiente virtual unificado, onde a comunicação, compartilhamento de documentos e coordenação de tarefas ocorrem de maneira integrada. Isso é possível graças às diversas ferramentas presentes no Google Workspace, como Google Drive, Google Agenda, Google Meet e muito mais.
Uma das principais diferenças entre o Gmail gratuito e o profissional está no uso de um domínio personalizado. Isso significa que, ao invés de um e-mail como joaodasilva123@gmail.com, é possível ter endereços como joaodasilva@seudominio.com.br, financeiro@seudominio.com.br, sem limitações de nome dentro do domínio personalizado da empresa. Isso não apenas adiciona um toque profissional à comunicação, mas também reforça a identidade da marca. Veremos detalhes sobre esse recurso mais adiante no texto.
Para conhecer melhor essas diferenças, recomendo a leitura do artigo Google Workspace ou Gmail: quais as diferenças e qual escolher?
Recursos do Gmail profissional para aumentar sua produtividade
Agora que já entendemos a diferença fundamental do Gmail Profissional para sua versão gratuita, vamos conhecer 10 recursos dessa modalidade para aumentar a produtividade no dia a dia.
Agenda integrada ao e-mail
Um dos recursos destacados que torna o Gmail Profissional uma ferramenta poderosa para aumentar a produtividade é a integração perfeita da agenda ao e-mail. Essa funcionalidade vai além da simples gestão de compromissos, transformando a maneira como as equipes coordenam suas atividades e eventos.
A integração da agenda ao e-mail permite que os usuários visualizem, agendem e coordenem compromissos diretamente na interface do Gmail, sem precisar abrir a agenda. Não há necessidade de alternar entre diferentes aplicativos, proporcionando uma experiência de usuário mais eficiente.
Ao criar um novo e-mail, basta clicar no ícone de agenda, na parte inferior da mensagem, para sugerir um ou mais horários disponíveis na sua agenda para marcar um compromisso. Os destinatários podem, assim, escolher o horário mais conveniente, tendo a certeza de que ele está disponível.
No caso de convites enviados com um único horário pré-definido, os destinatários podem simplesmente confirmar ou não sua presença sem sair do e-mail. Após a confirmação, o compromisso fica visível para todos os envolvidos, com a indicação de todos os convidados que vão comparecer.
Outro recurso interessante é o lembrete de compromissos. Um pouco antes do horário agendado, todos os convidados recebem um lembrete do evento, o que reduz a necessidade de confirmações manuais extras.
Por fim, ao agendar um compromisso, é possível visualizar os horários disponíveis de seus colegas de trabalho, o que também pode agilizar bastante a escolha de um dia e horário conveniente para todos os envolvidos.
Essa abordagem unificada pode ser muito interessante no dia a dia, tanto em equipes de trabalho presenciais quanto remotas.
Chat, Meet e Espaços integrados ao e-mail
A integração do Chat, Meet e Espaços ao Gmail Profissional é um dos grandes diferenciais do serviço e proporciona uma experiência de comunicação centralizada e colaborativa. Ao conectar equipes de maneira eficiente, a tendência é agilizar a comunicação no dia a dia e aumentar a produtividade.
O Chat integrado ao Gmail permite que os usuários troquem mensagens instantâneas sem sair da interface de e-mail. Conversas importantes podem acontecer em tempo real, simplificando a comunicação e reduzindo a necessidade de alternar entre diferentes aplicativos.
Já a integração do Google Meet facilita a organização de chamadas de vídeo diretamente do e-mail. Ao agendar reuniões, um link para uma chamada de vídeo pode ser criado automaticamente e enviado para todos os destinatários do e-mail. Esse recurso agiliza bastante a organização e a participação dos envolvidos.
Os Espaços são áreas de trabalho virtuais onde as equipes podem colaborar de maneira centralizada e contínua. Eles incluem chats, arquivos e tarefas. Todas as conversas, arquivos anexados e tarefas ficam visíveis para os participantes do espaço em questão, bem como o histórico de interações.
Vale mencionar que todas as comunicações, seja por e-mail, chat ou videoconferência, são consolidadas em um único histórico. Isso facilita a referência a conversas anteriores e fornece uma visão completa das interações com colegas de trabalho.
Portanto, a combinação do Chat, Google Meet e Espaços integrados ao e-mail no Gmail Profissional não apenas simplifica a comunicação, mas também transforma a maneira como as equipes colaboram e coordenam projetos em empresas de todos os tamanhos.
Google Drive integrado ao e-mail
A integração do Google Drive ao Gmail Profissional é um ponto muito interessante e útil para o dia a dia. Uma das vantagens é a capacidade de anexar arquivos diretamente do Google Drive aos e-mails. Isso elimina a necessidade de compactar arquivos ou lidar com limitações de tamanho de anexo, simplificando o processo de compartilhamento de documentos.
Para fazê-lo, basta clicar no ícone do Google Drive ao redigir um e-mail.
Uma janela se abre e dá acesso a todos os arquivos presentes no Google Drive do usuário. Estão disponíveis arquivos no Drives compartilhados (ou Drives de Equipe) e outros arquivos compartilhados. Também é possível anexar arquivos do computador do usuário, como se faz em um e-mail tradicional. Após anexar um arquivo, seja qual for a origem do mesmo, é possível optar por enviar o arquivo anexado ou um link do Google Drive. Essa última opção é particularmente interessante, porque não acrescenta o tamanho do arquivo ao e-mail, já que apenas um link para um arquivo no Google Drive será usado no e-mail.
Outra vantagem de enviar documentos como links do Google Drive, é que os destinatários sempre acessam a versão mais recente do arquivo. Isso evita confusões causadas por múltiplas versões e facilita a colaboração em tempo real.
Ainda, a visualização de documentos, planilhas e apresentações diretamente na interface do e-mail oferece uma prévia rápida antes de abrir o arquivo no Google Drive. Isso economiza tempo e proporciona uma experiência mais conveniente para os usuários.
Armazenar anexos no Google Drive, em vez de na caixa de entrada, ajuda a economizar espaço e simplifica a gestão de documentos. Isso é particularmente benéfico ao trocar arquivos com terceiros que possuem caixas de entrada limitadas em espaço.
Templates customizáveis para envio de e-mail marketing
O Gmail Profissional vai além das funcionalidades convencionais de e-mail ao oferecer uma ferramenta poderosa para profissionais de marketing: templates customizáveis para envio de e-mail marketing. Essa funcionalidade permite criar mensagens visualmente atraentes, otimizando a comunicação com clientes e prospects.
Uma variedade de templates pré-definidos está disponível diretamente na tela ao criar um novo e-mail. Basta clicar no botão correspondente, escolher um template e editá-lo. Esse recurso simplifica muito o processo de criação de e-mails marketing. Mesmo aqueles sem experiência em design podem criar mensagens atraentes e profissionais.
Em questão de minutos é possível editar completamente um template.
No exemplo abaixo, usei um dos templates para divulgar um dos artigos publicados recentemente no blog.
Após a edição, basta enviar o e-mail para seus destinatários. Lembrando que, em mensagens para muitos destinatários, pode ser interessante inserir os e-mails de destino como cópia oculta (Cco). Também deve-se ter em mente que o Gmail não é uma ferramenta para disparo de e-mails em massa e possui limites de envio diário. De forma resumida, é permitido enviar até 2 mil e-mails por dia, sendo apenas 500 para endereços de e-mail fora da organização/empresa. Mais informações sobre isso estão disponíveis nesta página de ajuda.
Os templates do Gmail Profissional são desenvolvidos com foco na responsividade, garantindo que os e-mails marketing sejam exibidos corretamente em dispositivos móveis. Isso é essencial, considerando o número crescente de usuários que acessam e-mails através de smartphones e tablets.
E-mail livre de anúncios
Um dos diferenciais marcantes do Gmail Profissional é a oferta de um ambiente de e-mail livre de anúncios. Enquanto o Gmail gratuito exibe anúncios contextualizados no painel lateral, o Gmail Profissional proporciona uma experiência de comunicação empresarial mais limpa e profissional.
Em um contexto de negócios, a presença de anúncios pode inadvertidamente associar a marca a produtos ou serviços que não são controlados pela empresa. O Gmail Profissional elimina esse risco, mantendo a integridade da imagem corporativa.
Além disso, a remoção de anúncios contribui para uma experiência do usuário mais positiva. Os usuários podem navegar pela caixa de entrada sem interrupções, facilitando a localização de mensagens importantes e a realização de tarefas de maneira eficaz.
E-mail com domínio personalizado
Um dos grandes diferenciais do Gmail Profissional para a sua versão gratuita é o uso de domínios personalizados. Vamos supor que você seja o proprietário do domínio minhaempresa.com.br. Ao contratar o Google Workspace, qualquer endereço de e-mail dentro deste domínio poderia ser criado. Isso poderia incluir tanto e-mails profissionais para indivíduos, como joao@minhaempresa.com.br ou flavia@minhaempresa.com.br, como de setores, como financeiro@minhaempresa.com.br ou atendimento@minhaempresa.com.br.
A capacidade de personalizar os endereços de e-mail com o domínio exclusivo da empresa oferece diversos benefícios que vão além da simples identificação. Ao utilizar um e-mail com o domínio personalizado, a empresa transmite uma imagem mais profissional e estabelece uma identidade única na comunicação com seus clientes e parceiros.
O uso de um domínio personalizado também cria confiança entre os clientes, parceiros de negócios e outras partes interessadas. Isso demonstra que a empresa está comprometida com uma presença online sólida e investe na construção de uma marca profissional.
Além disso, e-mails com domínio personalizado são essenciais para transmitir profissionalismo nas comunicações. Isso é particularmente importante ao interagir com clientes, parceiros de negócios e outros profissionais do setor.
Vale mencionar também que, ao compartilhar arquivos com o Google Drive, agendar reuniões com terceiros, e outras ações, o e-mail personalizado será usado como origem para o arquivo ou compromisso que está sendo criado. Isso também contribui para causar uma boa impressão e aumentar o conhecimento da sua marca.
Suporte técnico 24 horas por dia
O Gmail Profissional — assim como as demais ferramentas do Google Workspace — fornece suporte técnico 24 horas por dia para os administradores do sistema. Esse suporte pode ser usado desde o início, na fase de configurações básicas do serviço, e também posteriormente para auxiliar usuários da empresa em qualquer tipo de ação que envolva uma das ferramentas da suíte de aplicativos. O suporte pode ser obtido através de telefone, chat ou ticket.
A disponibilidade de suporte técnico a qualquer momento significa que as questões técnicas podem ser abordadas prontamente. Isso minimiza o tempo de inatividade, garantindo a continuidade das operações e a produtividade da equipe.
Para os demais usuários do serviço (que não são administradores), há uma vasta biblioteca de ajuda, que colabora com o uso das ferramentas disponíveis no dia a dia.
Vários endereços de e-mail em uma única conta (aliases)
A capacidade de ter vários endereços de e-mail em uma única conta, conhecida como “aliases,” é um recurso muito útil do Gmail Profissional. Esse recurso permite que uma única conta de e-mail seja associada a vários endereços, facilitando a organização e a personalização da comunicação.
Um “alias” é uma espécie de endereço de e-mail adicional, mas que está ligado a uma conta de e-mail principal e não conta como uma segunda conta para faturamento ou armazenamento de e-mails. Por exemplo. Vamos supor que o João da Silva trabalhe no financeiro da empresa. Ele poderia ter um endereço principal joaodasilva@empresa.com.br e um alias financeiro@empresa.com.br. Mensagens enviadas para qualquer um dos endereços vão chegar na mesma caixa de entrada. Da mesma forma, ele pode enviar mensagens para terceiros usando como remetente joaodasilva@empresa.com.br ou financeiro@empresa.com.br, à sua escolha.
Com aliases, os usuários podem gerenciar vários endereços de e-mail em uma única conta. Isso simplifica a gestão de comunicações e evita a necessidade de acessar várias contas separadas. Cada alias pode ser associado a um propósito específico, permitindo uma personalização eficaz da comunicação. Por exemplo, um alias pode ser usado para questões de suporte, enquanto outro para comunicação interna.
Aliases também facilitam a organização de mensagens, permitindo que os usuários classifiquem e respondam a e-mails de maneira mais eficiente. É possível, por exemplo, criar filtros automáticos para que os e-mails enviados para diferentes aliases fiquem organizados na caixa de entrada. Isso é especialmente útil para profissionais que desejam manter separados os e-mails de diferentes aspectos de suas vidas profissionais.
Ainda, para fins de testes ou experimentação, é possível criar aliases temporários, sem a necessidade de criar uma conta de e-mail separada. Isso é útil para projetos específicos ou para evitar a saturação da caixa de entrada principal.
Controles avançados de segurança
Os controles avançados de segurança no Gmail Profissional constituem uma camada importante para garantir a integridade e a confidencialidade das comunicações empresariais. Esses recursos vão além das medidas padrão de segurança e oferecem opções personalizadas para proteger dados sensíveis e prevenir ameaças online.
Dentre os principais recursos de segurança do Gmail Profissional podemos citar:
- Autenticação em duas etapas: adiciona uma camada extra de segurança ao exigir uma verificação adicional além das credenciais de login padrão. Isso protege a conta mesmo se as credenciais forem comprometidas.
- Acesso por senhas de aplicativos: para aplicativos ou dispositivos específicos que exigem acesso à conta de e-mail, os controles avançados permitem a geração de senhas de aplicativos. Isso impede que a senha principal seja compartilhada e reduz o risco de comprometimento.
- Auditoria de atividades: os administradores do sistema podem auditar as atividades dos usuários da empresa, através de registros detalhados de ações realizadas na conta. Isso inclui logins, alterações de configurações e outros eventos relevantes. A auditoria é essencial para a detecção precoce de atividades suspeitas.
- Prevenção contra phishing e malware: mecanismos avançados de prevenção contra phishing e malware ajudam a proteger as contas dos usuários. O Gmail Profissional utiliza algoritmos avançados para identificar e bloquear e-mails suspeitos antes que cheguem à caixa de entrada.
- Criptografia de ponta a ponta: a opção de criptografia de ponta a ponta garante que o conteúdo dos e-mails permaneça confidencial durante a transmissão. Isso é especialmente crucial ao enviar informações sensíveis ou confidenciais.
- Políticas de retenção e arquivamento: a partir do plano Business Plus, os administradores do sistema contam com o Vault. Trata-se de uma ferramenta de retenção de dados para fins de auditoria. Os e-mails dos colaboradores, documentos e trocas de mensagens podem ficar armazenados nos servidores do Google por tempo indeterminado, para fins de auditoria. Isso pode ser extremamente útil em empresas que trocam informações sigilosas e/ou sensíveis.
- Alertas de segurança: o Gmail Profissional oferece alertas de segurança em tempo real para atividades incomuns ou potencialmente arriscadas. Isso permite uma resposta imediata a possíveis violações de segurança.
- Gerenciamento remoto de dispositivos: para dispositivos móveis que acessam a conta de e-mail corporativo, os controles avançados permitem o gerenciamento remoto. Isso inclui a capacidade de limpar dados em caso de perda ou roubo do dispositivo.
O dobro de espaço de armazenamento (ou mais nos planos superiores)
A oferta de espaço de armazenamento generoso é um dos aspectos de destaque do Gmail Profissional. Este é um recurso essencial, especialmente considerando a crescente quantidade de informações e anexos que as empresas lidam diariamente.
Em planos gratuitos do Gmail, o espaço de armazenamento, que é utilizado tanto por anexos de e-mail quanto por arquivos do Google Drive, é de 15 GB no total. Nos planos do Gmail Profissional, o espaço de armazenamento já começa em 30 GB, no plano Business Starter. No plano imediatamente superior, o Business Standard, esse espaço salta para 2 TB por usuário e 5 TB no Business Plus. São capacidades de armazenamento “praticamente infinitas” para a maior parte dos casos.
Empresas que trabalham com arquivos muito grandes, como editoras de vídeo e agências de design, certamente vão se beneficiar desse generoso espaço de armazenamento.
E vale relembrar que grandes arquivos, mesmo aqueles que ultrapassam o limite de 25 MB de anexos do Gmail, podem ser compartilhados facilmente via link no Google Drive.
Conclusão: elevando a produtividade com o Gmail Profissional
Neste artigo, exploramos os diversos recursos que tornam o Gmail Profissional uma ferramenta indispensável para empresas que buscam aumentar a produtividade e a eficiência em suas operações diárias. Desde a integração de agendas, chat e videoconferências até controles avançados de segurança, o Gmail Profissional oferece uma gama de funcionalidades que vão além do que é proporcionado pelo Gmail gratuito.
A capacidade de personalizar e fortalecer a identidade da marca com e-mails com domínio personalizado não apenas constrói uma presença online profissional, mas também transmite confiança aos clientes e parceiros de negócios. Além disso, o suporte técnico 24 horas por dia assegura que as empresas possam contar com assistência pronta, garantindo a continuidade das operações em um mundo empresarial que nunca dorme.
O Gmail Profissional, parte integrante do Google Workspace, vai muito além de ser apenas uma plataforma de e-mail. É uma suíte completa de ferramentas que promove a colaboração, a segurança e a personalização nas comunicações profissionais.
E se você está pensando em contratar o serviço, trago duas ótimas notícias. A primeira é a de que é possível testar o serviço gratuitamente por 14 dias, sem nenhum tipo de cobrança. A segunda é que os leitores do TSHS podem pegar um código promocional para o Google Workspace, que oferece 10% de desconto por 12 meses após a contratação.
Para conhecer os planos e as capacidades do Google Workspace, acesse o site do serviço.
Ficou com dúvidas? Entre em contato conosco e faremos o possível para ajudar.
