Dicas para criar um endereço de e-mail profissional

endereço de e-mail

No mundo conectado em que vivemos, novas tecnologias e dispositivos surgem a cada dia, enquanto outras ficam obsoletas e desaparecem. Apesar da velocidade das transformações, algumas tecnologias se mantêm firmes e fortes desde que surgiram, como é o caso do e-mail. Criado em 1971, muitos anos antes da internet atual existir, o e-mail vem se adaptando às transformações de sua era e resistindo bravamente.

Praticamente todos os tipos dispositivos com acesso à internet atualmente oferecem uma ferramenta para a leitura de e-mails, e essa lista inclui desde os mais tradicionais, como computadores desktops e notebooks, quanto os lançamentos mais recentes entre smartphones, tablets, smartwatches e muitos outros.

O e-mail está entre os veículos de comunicação direta mais utilizados atualmente, principalmente em situações de trabalho. É importante, portanto, escolher com cuidado o endereço de e-mail que você irá utilizar para se comunicar profissionalmente, afinal, seu e-mail causará uma impressão antes mesmo da mensagem ser aberta e isso pode ser a diferença entre receber ou não a resposta de um possível cliente ou empregador. Fique certo de que profissionalizar o uso do e-mail será um diferencial em sua comunicação.

Vamos abordar neste artigo:

  • Boas práticas para a escolha do endereço de e-mail
  • Utilização do nome e do sobrenome no e-mail
  • Para empresas: e-mails por departamento
  • O que evitar ao escolher seu endereço
  • Dica extra para causar uma boa impressão

Boas práticas para a escolha do endereço de e-mail

Se tivéssemos que dar apenas um conselho para alguém que vai criar um endereço de e-mail provavelmente ele seria: quanto mais fácil de entender, melhor. Imagine a situação de ter que informar o seu e-mail para alguém por telefone: você seria entendido de primeira ou teria que soletrar o endereço? Se você tem um sobrenome ou um nome incomum, já deve estar acostumado com a situação de ter que soletrá-lo, pois nesse caso, não há muito como fugir disso. Mas algumas boas práticas poderão ajudá-lo a facilitar esse entendimento e ainda causar uma boa impressão.

Opção 1: Use apenas o primeiro nome

Em muitos casos, principalmente se você possui um domínio próprio (ex.: meudominio.com.br), será possível utilizar apenas o seu primeiro nome no e-mail. A vantagem dessa opção é a maior facilidade no entendimento do e-mail, pois o formato seguirá a regra [email protected], e provavelmente produzirá um e-mail curto e fácil de gravar. Vale a pena apostar nessa opção, principalmente se o domínio for utilizado apenas por você ou por um grupo pequeno de pessoas. Se você estiver usando um serviço de e-mail gratuito ou se sua organização possui muita gente, tente a opção 2.

Opção 2: Use o formato nome e sobrenome

Se o e-mail fizer parte de uma empresa ou organização que conta com muitos colaboradores, dê preferência à combinação clássica nome + sobrenome (ex.: [email protected]). Essa combinação evitará que, com o aumento das contas de e-mail, duas pessoas com o mesmo nome tenham problemas ao criar suas contas. A inserção do sobrenome no e-mail eliminará esse problema, pois seria bem improvável que duas pessoas tenham o mesmo nome e o mesmo sobrenome dentro da mesma empresa ou organização.

Essa regra também vale para quem está usando um serviço de e-mail gratuito, como o Gmail ou Hotmail. Se ainda assim o formato nome e sobrenome não estiver disponível, vá para a opção 3.

Opção 3: Procure variações do formato nome e sobrenome

Se você utiliza um serviço de e-mail gratuito, como o Gmail, nem sempre a combinação nome + sobrenome estará disponível. Nesse caso, será necessário acrescentar alguma informação para conseguir um endereço de e-mail disponível. Uma possível saída para essa situação seria a inserção do nome do meio inteiro ou abreviado no e-mail. Por exemplo: João Roberto da Silva poderia ter o e-mail [email protected] ou [email protected].

Existe ainda a possibilidade de inserir a sua profissão ou ocupação junto ao nome, como por exemplo: [email protected]. Essa alternativa mantém o ar profissional do seu endereço de e-mail, mesmo utilizando um serviço gratuito, como o Gmail ou o Outlook.com.

Você sabia? O Gmail ignora pontos (.) em um endereço de e-mail, ou seja, mensagens enviadas para [email protected] e [email protected] chegarão sem problemas no mesmo destinatário.

Para empresas: crie e-mails por departamento

Essa prática é comum em diversas empresas, no entanto, muitas ainda não a utilizam: crie e-mails para departamentos específicos da empresa, além dos e-mails individuais dos funcionários. Isso facilitará o direcionamento dos e-mails, pois a mensagem para um e-mail de departamento poderá ser distribuída automaticamente para mais de um destinatário, e ainda evitará problemas se um colaborador for demitido ou deixar de fazer parte da equipe por alguma razão. Assim, um novo funcionário poderá assumir a conta antiga e, principalmente, as pessoas que se comunicam com a empresa através desta conta de e-mail não precisarão ser comunicadas de que determinado e-mail mudou (pois ele continuará o mesmo, naturalmente).

Então, se você possui um site, por exemplo, crie um e-mail com o formato [email protected]. Se você possui uma empresa, por menor que seja, crie e-mails para os demais departamentos, como [email protected] ou [email protected], para citar alguns.

Se você não possui um domínio próprio, mas precisa criar um e-mail para a sua empresa, tente utilizar o próprio nome da empresa no endereço de e-mail, como por exemplo [email protected].

O que evitar ao escolher o seu endereço de e-mail

Como vimos acima, nem sempre o endereço que desejamos está disponível e pode ser necessário buscar alternativas para conseguir um endereço de e-mail que esteja disponível para registro, principalmente quando utilizamos serviços gratuitos de e-mail. Além das dicas acima, é igualmente importante evitar algumas práticas ruins, que poderiam contribuir não apenas com a impressão que o seu endereço de e-mail terá, mas também com possíveis problemas de compatibilidade do seu endereço nos diversos serviços de envio e recebimento de mensagens.

Vejamos então o que evitar na criação do seu endereço de e-mail:

  • Evite sequências numéricas, a não ser que façam parte do nome – Em algumas situações será necessário utilizar números no endereço de e-mail, como por exemplo, se o negócio possui um número no nome (ex.: [email protected]). Se esse não for o seu caso, evite números no endereço de e-mail, mesmo que se trate da sua data de nascimento (ex.: [email protected]). Uma das razões é a de que existe a possibilidade do seu e-mail ser filtrado como spam ou tentativa de fraude em algumas empresas. Isso porque é comum que scripts criem e-mails falsos com sequências numéricas para fazer spam.
  • Não use acentuação – Muitos serviços de e-mail têm problemas ao processar endereços de e-mail com acento, portanto, evite-os a qualquer custo. Não altere a palavra em si, simplesmente utilize o correspondente não acentuado (por exemplo: [email protected] vira [email protected]).
  • Não use símbolos ou caracteres especiais – alguns provedores de e-mail não chegam a permitir que se utilize nada além de letras e números.
  • Evite utilizar bairros ou cidades no e-mail – evite padrões como [email protected], porque esse tipo de e-mail poderá não fazer sentido caso você saia da região mencionada no e-mail. Além disso, este formato transmite uma imagem pouco profissional para o seu e-mail.

Dica extra: um domínio próprio causa boa impressão

Para finalizar, uma dica especial: se você é um profissional autônomo ou possui um pequeno negócio, considere contratar um domínio próprio, mesmo que seja apenas para ter o serviço de e-mail. Um endereço do tipo [email protected] parecerá mais profissional do que [email protected].

Existem diversas empresas no Brasil que fazem o registro de um domínio e que também oferecem o serviço de e-mail profissional. E o melhor: o custo é mais baixo do que se imagina: um domínio nacional poderá custar cerca de R$ 30 por ano e o serviço de e-mail profissional poderá sair por menos de R$ 6 mensais, para conta de e-mail.

Conclusão

Como vimos, um endereço de e-mail bem escolhido poderá fazer muita diferença em sua comunicação profissional, portanto vale a penas investir algum tempo na hora de criar o endereço.

Sentiu falta de alguma dica ou tem algo para nos perguntar? Deixe um comentário e teremos prazer em ajudar! 🙂

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Por:

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17 Comentários

  1. Letícia

    Bom dia! Vou mudar meu e-mail, pois como lido na matéria, ele está com números. Gostaria de saber se é profissional colocar como exemplo: la(de Larissa) + o sobrenome: [email protected]

    Responder
  2. Sergio

    Ola super interessante as dicas, mas fiquei com mais duvidas.
    Por exemplo não tenho dominio e nem hospedagem mas gostaria de ter um email mais profissional tipo: [email protected]
    Existe alguma possibilidade de se criar esse tipo de email ou teria que criar um dominio+hospedagem+emailprofissional.
    Ficarei grato pela ajuda

    Responder
    • Redação

      Olá, Sergio!
      Sim, existe a possibilidade de criar esse tipo de e-mail e você não precisa necessariamente contratar uma hospedagem para isso.
      Obrigatoriamente você precisará registrar um domínio. Assim você garante o uso do sergioalgumacoisa.com, para citar seu exemplo.
      Além de registrar o domínio, você precisará contratar um serviço de e-mail, para que possa configurar seu domínio e criar as contas de e-mail. Nesse caso, suas opções são um serviço de e-mail profissional ou uma hospedagem de sites que ofereça junto o serviço de e-mail. Pelo que você escreveu, acredito que o serviço de e-mail profissional é o mais adequado. Várias empresas oferecem esse serviço. Recentemente publicamos um artigo sobre as opções de e-mail da GoDaddy, que é apenas uma possibilidade, entre várias outras.
      Também pode ser interessante dar uma olhada no G Suite, que é o serviço do Google para empresas. Antes conhecido como Google Apps, ele oferece, além do e-mail, outras ferramentas, como agenda e armazenamento na nuvem.
      Para saber um pouco mais sobre o assunto, recomendo que leia o artigo Vantagens de usar um e-mail profissional.
      Esperamos ter ajudado! Se tiver outras dúvidas, basta entrar em contato.
      Um abraço.

      Responder
  3. Déborah

    Oi! As dicas foram super claras! Mas no meu caso, sou estudante de contabilidade e queria um email em que eu pudesse utilizar da profissão, mas preciso escolher entre gmail, hotmail ou yahoo, que são gratuitos. Qual deles vocês me indicariam? Preciso de um mais profissional possível, já que este email ficará apenas para o meu currículo e demais emails na área. Grata!

    Responder
  4. joyce avelar

    desculpe suas dicas foram super boas!!! mais nao consegui criar um email

    mesmo assim obrigado pela dica!!!!

    Responder
    • Redação

      Olá,
      Poxa, que pena! Compartilhe sua dificuldade conosco e teremos prazer em ajudar!

      Responder
  5. Daniel

    Tenho só um nome e um sobrenome bastante difícil de ser compreendido. Sempre tenho que soletrar. Que sugestão vocês me dão, já que, se não incluo o sobrenome, resta apenas o nome “daniel” que é bastante comum. Obrigado.

    Responder
  6. Braian

    Obrigado, me ajudou na escolha do meu email.
    Ficou grande o nome mas melhor do que soletrar rsrs.

    Responder
  7. Fernando

    muito obrigado, fiquei em duvida se podia usar o meu nome completo que ficou um email bem grande, mas o texto me instruiu bastante e me forneceu informação suficiente para criar o email adequado. Muito obrigado mesmo!

    Responder
    • Tathiana Sobroza

      Obrigada, Fernando! Ficamos felizes em saber que o artigo foi útil para você. 🙂

      Responder

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