Dicas para criar um endereço de e-mail profissional

endereço de e-mail

No mundo conectado em que vivemos, novas tecnologias e dispositivos surgem a cada dia, enquanto outras ficam obsoletas e desaparecem. Apesar da velocidade das transformações, algumas tecnologias se mantêm firmes e fortes desde que surgiram, como é o caso do e-mail. Criado em 1971, muitos anos antes da internet atual existir, o e-mail vem se adaptando às transformações de sua era e resistindo bravamente.

Praticamente todos os tipos dispositivos com acesso à internet atualmente oferecem uma ferramenta para a leitura de e-mails, e essa lista inclui desde os mais tradicionais, como computadores desktops e notebooks, quanto os lançamentos mais recentes entre smartphones, tablets, smartwatches e muitos outros.

O e-mail está entre os veículos de comunicação direta mais utilizados atualmente, principalmente em situações de trabalho. É importante, portanto, escolher com cuidado o endereço de e-mail que você irá utilizar para se comunicar profissionalmente, afinal, seu e-mail causará uma impressão antes mesmo da mensagem ser aberta e isso pode ser a diferença entre receber ou não a resposta de um possível cliente ou empregador. Fique certo de que profissionalizar o uso do e-mail será um diferencial em sua comunicação.

Vamos abordar neste artigo:

  • Boas práticas para a escolha do endereço de e-mail
  • Utilização do nome e do sobrenome no e-mail
  • Para empresas: e-mails por departamento
  • O que evitar ao escolher seu endereço
  • Dica extra para causar uma boa impressão

Boas práticas para a escolha do endereço de e-mail

Se tivéssemos que dar apenas um conselho para alguém que vai criar um endereço de e-mail provavelmente ele seria: quanto mais fácil de entender, melhor. Imagine a situação de ter que informar o seu e-mail para alguém por telefone: você seria entendido de primeira ou teria que soletrar o endereço? Se você tem um sobrenome ou um nome incomum, já deve estar acostumado com a situação de ter que soletrá-lo, pois nesse caso, não há muito como fugir disso. Mas algumas boas práticas poderão ajudá-lo a facilitar esse entendimento e ainda causar uma boa impressão.

Opção 1: Use apenas o primeiro nome

Em muitos casos, principalmente se você possui um domínio próprio (ex.: meudominio.com.br), será possível utilizar apenas o seu primeiro nome no e-mail. A vantagem dessa opção é a maior facilidade no entendimento do e-mail, pois o formato seguirá a regra [email protected], e provavelmente produzirá um e-mail curto e fácil de gravar. Vale a pena apostar nessa opção, principalmente se o domínio for utilizado apenas por você ou por um grupo pequeno de pessoas. Se você estiver usando um serviço de e-mail gratuito ou se sua organização possui muita gente, tente a opção 2.

Opção 2: Use o formato nome e sobrenome

Se o e-mail fizer parte de uma empresa ou organização que conta com muitos colaboradores, dê preferência à combinação clássica nome + sobrenome (ex.: [email protected]). Essa combinação evitará que, com o aumento das contas de e-mail, duas pessoas com o mesmo nome tenham problemas ao criar suas contas. A inserção do sobrenome no e-mail eliminará esse problema, pois seria bem improvável que duas pessoas tenham o mesmo nome e o mesmo sobrenome dentro da mesma empresa ou organização.

Essa regra também vale para quem está usando um serviço de e-mail gratuito, como o Gmail ou Hotmail. Se ainda assim o formato nome e sobrenome não estiver disponível, vá para a opção 3.

Opção 3: Procure variações do formato nome e sobrenome

Se você utiliza um serviço de e-mail gratuito, como o Gmail, nem sempre a combinação nome + sobrenome estará disponível. Nesse caso, será necessário acrescentar alguma informação para conseguir um endereço de e-mail disponível. Uma possível saída para essa situação seria a inserção do nome do meio inteiro ou abreviado no e-mail. Por exemplo: João Roberto da Silva poderia ter o e-mail [email protected] ou [email protected].

Existe ainda a possibilidade de inserir a sua profissão ou ocupação junto ao nome, como por exemplo: [email protected]. Essa alternativa mantém o ar profissional do seu endereço de e-mail, mesmo utilizando um serviço gratuito, como o Gmail ou o Outlook.com.

Você sabia? O Gmail ignora pontos (.) em um endereço de e-mail, ou seja, mensagens enviadas para [email protected] e [email protected] chegarão sem problemas no mesmo destinatário.

Para empresas: crie e-mails por departamento

Essa prática é comum em diversas empresas, no entanto, muitas ainda não a utilizam: crie e-mails para departamentos específicos da empresa, além dos e-mails individuais dos funcionários. Isso facilitará o direcionamento dos e-mails, pois a mensagem para um e-mail de departamento poderá ser distribuída automaticamente para mais de um destinatário, e ainda evitará problemas se um colaborador for demitido ou deixar de fazer parte da equipe por alguma razão. Assim, um novo funcionário poderá assumir a conta antiga e, principalmente, as pessoas que se comunicam com a empresa através desta conta de e-mail não precisarão ser comunicadas de que determinado e-mail mudou (pois ele continuará o mesmo, naturalmente).

Então, se você possui um site, por exemplo, crie um e-mail com o formato [email protected]. Se você possui uma empresa, por menor que seja, crie e-mails para os demais departamentos, como [email protected] ou [email protected], para citar alguns.

Se você não possui um domínio próprio, mas precisa criar um e-mail para a sua empresa, tente utilizar o próprio nome da empresa no endereço de e-mail, como por exemplo [email protected].

O que evitar ao escolher o seu endereço de e-mail

Como vimos acima, nem sempre o endereço que desejamos está disponível e pode ser necessário buscar alternativas para conseguir um endereço de e-mail que esteja disponível para registro, principalmente quando utilizamos serviços gratuitos de e-mail. Além das dicas acima, é igualmente importante evitar algumas práticas ruins, que poderiam contribuir não apenas com a impressão que o seu endereço de e-mail terá, mas também com possíveis problemas de compatibilidade do seu endereço nos diversos serviços de envio e recebimento de mensagens.

Vejamos então o que evitar na criação do seu endereço de e-mail:

  • Evite sequências numéricas, a não ser que façam parte do nome – Em algumas situações será necessário utilizar números no endereço de e-mail, como por exemplo, se o negócio possui um número no nome (ex.: [email protected]). Se esse não for o seu caso, evite números no endereço de e-mail, mesmo que se trate da sua data de nascimento (ex.: [email protected]). Uma das razões é a de que existe a possibilidade do seu e-mail ser filtrado como spam ou tentativa de fraude em algumas empresas. Isso porque é comum que scripts criem e-mails falsos com sequências numéricas para fazer spam.
  • Não use acentuação – Muitos serviços de e-mail têm problemas ao processar endereços de e-mail com acento, portanto, evite-os a qualquer custo. Não altere a palavra em si, simplesmente utilize o correspondente não acentuado (por exemplo: [email protected] vira [email protected]).
  • Não use símbolos ou caracteres especiais – alguns provedores de e-mail não chegam a permitir que se utilize nada além de letras e números.
  • Evite utilizar bairros ou cidades no e-mail – evite padrões como [email protected], porque esse tipo de e-mail poderá não fazer sentido caso você saia da região mencionada no e-mail. Além disso, este formato transmite uma imagem pouco profissional para o seu e-mail.

Dica extra: um domínio próprio causa boa impressão

Para finalizar, uma dica especial: se você é um profissional autônomo ou possui um pequeno negócio, considere contratar um domínio próprio, mesmo que seja apenas para ter o serviço de e-mail. Um endereço do tipo [email protected] parecerá mais profissional do que [email protected].

Existem diversas empresas no Brasil que fazem o registro de um domínio e que também oferecem o serviço de e-mail profissional. E o melhor: o custo é mais baixo do que se imagina: um domínio nacional poderá custar cerca de R$ 30 por ano e o serviço de e-mail profissional poderá sair por menos de R$ 6 mensais, para conta de e-mail.

Conclusão

Como vimos, um endereço de e-mail bem escolhido poderá fazer muita diferença em sua comunicação profissional, portanto vale a penas investir algum tempo na hora de criar o endereço.

Sentiu falta de alguma dica ou tem algo para nos perguntar? Deixe um comentário e teremos prazer em ajudar! 🙂

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11 Comentários

  1. joyce avelar

    desculpe suas dicas foram super boas!!! mais nao consegui criar um email

    mesmo assim obrigado pela dica!!!!

    Responder
    • Redação

      Olá,
      Poxa, que pena! Compartilhe sua dificuldade conosco e teremos prazer em ajudar!

      Responder
  2. Daniel

    Tenho só um nome e um sobrenome bastante difícil de ser compreendido. Sempre tenho que soletrar. Que sugestão vocês me dão, já que, se não incluo o sobrenome, resta apenas o nome “daniel” que é bastante comum. Obrigado.

    Responder
  3. Braian

    Obrigado, me ajudou na escolha do meu email.
    Ficou grande o nome mas melhor do que soletrar rsrs.

    Responder
  4. Fernando

    muito obrigado, fiquei em duvida se podia usar o meu nome completo que ficou um email bem grande, mas o texto me instruiu bastante e me forneceu informação suficiente para criar o email adequado. Muito obrigado mesmo!

    Responder
    • Tathiana Sobroza

      Obrigada, Fernando! Ficamos felizes em saber que o artigo foi útil para você. 🙂

      Responder

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