Muitos concordam que o Gmail, serviço de e-mail criado e mantido pelo Google, é uma ferramenta incrível. Afinal, o Gmail acumula usuários ativos na casa dos bilhões, segundo dados da própria empresa. Dentre os principais aspectos que poderiam justificar o sucesso do Gmail estão o serviço altamente confiável de entrega e recebimento de e-mails, um filtro de spam muito eficiente, interface amigável e compatibilidade com dispositivos móveis, para citar apenas algumas.
Mas o que muitos não sabem é que o Gmail pode ser uma ferramenta melhor ainda, especialmente para aqueles que o usam profissionalmente. A versão profissional do Gmail pode oferecer várias vantagens significativas sob diversos aspectos.
Neste artigo, vamos conhecer as principais vantagens de trocar o Gmail gratuito pela sua versão profissional. Vamos lá?
O que é o Gmail profissional?
O termo “Gmail profissional” refere-se ao serviço de e-mail fornecido pelo Google para uso comercial ou empresarial, e que faz parte da suíte de serviços Google Workspace. Ele oferece recursos avançados e personalizados em comparação com o Gmail gratuito, que é destinado principalmente a usuários pessoais.
Além do e-mail, o Google Workspace inclui uma variedade de aplicativos e serviços, dos quais o Gmail é apenas um componente. Aplicativos como Documentos, Planilhas, Apresentações, Google Drive, Agenda e Meet são alguns dos serviços incluídos no Google Workspace. Apesar da maioria destes serviços também estarem disponíveis para contas gratuitas do Gmail, existem diferenciais significativos para o usuário que opta por fazer o upgrade do Gmail gratuito para o profissional através da assinatura do Google Workspace.
Vantagens do Gmail profissional em relação ao Gmail gratuito
Vamos conhecer agora as principais vantagens em trocar o Gmail gratuito pela versão profissional, ao utilizar o Google Workspace. Essas vantagens são voltadas principalmente para aqueles que utilizam o Gmail profissionalmente, sejam profissionais liberais, freelancers ou empresas de todos os portes.
Endereço de e-mail personalizado
Com o Gmail profissional, você pode usar um endereço de e-mail personalizado com o domínio da sua empresa (exemplo: nome@seudomínio.com), ao invés de um endereço @gmail.com, o que ajuda a reforçar a identidade da sua marca e a passar mais credibilidade para seus clientes atuais e em potencial.
O uso de um endereço de e-mail personalizado também permite integrar o nome da sua empresa diretamente na comunicação por e-mail. Isso não apenas reforça a identidade da marca, mas também pode ajudar na promoção do seu negócio, já que os destinatários verão o nome da sua empresa toda vez que receberem um e-mail seu.
Além disso, um endereço de e-mail sob o seu próprio domínio (ex.: nome@empresa.com.br) é mais fácil de reconhecer e lembrar do que um endereço genérico. Isso é especialmente importante em ambientes de negócios onde a comunicação por e-mail desempenha um papel relevante na interação com clientes e parceiros.
Assim, você tem total controle sobre a comunicação da sua empresa, podendo criar e gerenciar várias contas de e-mail para diferentes departamentos ou equipes, facilitando a organização e o gerenciamento do correio eletrônico.
O uso de um endereço de e-mail dentro do seu domínio também pode contribuir para a segurança e privacidade dos seus dados comerciais. Ao evitar o uso de serviços de e-mails genéricos, você reduz o risco de phishing e ataques de engenharia social, pois os endereços personalizados podem ser mais difíceis de falsificar ou usar para atividades maliciosas. Phishing é um tipo de golpe bastante comum atualmente, no qual os criminosos enviam um e-mail que parece ser legítimo com a intenção de fazer o destinatário fornecer informações sensíveis, como dados bancários e de cartão de crédito. Os ataques de engenharia social ocorrem de maneira semelhante: os golpistas fornecem alguns dados legítimos do usuário e manipulam a comunicação para tentar obter outras informações que permitiriam aplicar golpes. Infelizmente esses tipos de crimes virtuais vêm se tornando cada vez mais comuns atualmente.
Mais espaço de armazenamento
O Google Workspace oferece mais armazenamento do que as contas gratuitas do Gmail, o que pode fazer bastante diferença, principalmente para profissionais e empresas que precisam enviar e receber e-mails com anexos grandes. Mas essa vantagem não se restringe apenas ao serviço de e-mail, pois uma conta Google — seja Gmail gratuito ou profissional — compartilha o armazenamento com o Google Drive.
Para se ter uma ideia da diferença de armazenamento, a versão gratuita do Gmail oferece 15 GB de armazenamento gratuito. Contam para este armazenamento arquivos presentes no Gmail, Google Drive e Google Fotos. Já a versão profissional do Gmail começa oferecendo o dobro de espaço, ou seja, começa em 30 GB. Nos planos superiores, esse espaço pode saltar para 2 TB e 5 TB, respectivamente, nos planos Business Standard e Business Plus.
Esse aumento de espaço pode ser muito interessante para diversos segmentos profissionais, como fotógrafos, agências de marketing e design, empresas de arquitetura, entre muitas outras. Vale lembrar que, ao compartilhar arquivos armazenados no Google Drive na versão profissional, o endereço de compartilhamento será o e-mail da sua empresa, ao invés de um endereço genérico @gmail.com.
Veja também: Google Drive para empresas: como funciona a versão profissional de armazenamento na nuvem
Suporte técnico prioritário
O nível de suporte técnico do Gmail gratuito é restrito aos textos de ajuda disponibilizados pelo Google. Outras opções de suporte incluem tutoriais e vídeos produzidos pela comunidade de usuários, ou seja, é um suporte não-oficial.
Já os usuários do Google Workspace têm acesso a suporte técnico prioritário do Google, o que pode ser útil em caso de problemas ou dúvidas sobre os serviços. Assim, o Gmail profissional oferece acesso a suporte técnico especializado, por uma equipe de profissionais treinados e que estão disponíveis para ajudar os usuários com uma variedade de questões técnicas relacionadas aos serviços do Google Workspace, incluindo o Gmail.
O suporte técnico do Google Workspace pode ser acessado por meio de vários canais, como telefone, e-mail ou chat online, o que não ocorre com a versão do Gmail gratuito.
Ferramentas de colaboração avançadas
O Google Workspace inclui uma variedade de aplicativos de produtividade, como Documentos, Planilhas e Apresentações Google, que contam com recursos avançados de colaboração em tempo real, permitindo que equipes trabalhem juntas em documentos compartilhados de forma eficiente.
Diferente da versão gratuita, os usuários do Google Workspace têm um controle maior sobre os dados armazenados em suas contas. É possível, por exemplo, recuperar versões anteriores de um mesmo arquivo, itens removidos acidentalmente por algum usuário, entre outros recursos.
Além disso, os apps presentes no Google Workspace estão integrados com o Gmail profissional, permitindo, por exemplo, visualização da agenda de outros colaboradores, agendamento de videochamadas e chats no mesmo espaço do Gmail, envio de e-mails profissionais com formatação no estilo das melhores ferramentas de e-mail marketing, entre outros.
Segurança reforçada
O Google Workspace oferece recursos avançados de segurança, incluindo autenticação de dois fatores e controle de acesso, o que pode ajudar a proteger os dados confidenciais da sua empresa. Em uma era na qual muitas empresas estão optando pelo trabalho remoto, ter controle sobre itens de segurança pode fazer muita diferença quando falamos de proteção e recuperação de dados.
O Google adotou inteligência artificial para identificar e barrar potenciais ameaças de segurança. O administrador da conta Google Workspace tem à sua disposição uma central de segurança, que dá visibilidade e controle sobre as potenciais brechas existentes em sua organização.
Outros recursos, como autenticação em dois fatores, controle de dispositivos da empresa e criptografia de ponta a ponta complementam o ecossistema de segurança do Google Workspace, o que o torna muito mais seguro do que a versão gratuita das contas Gmail. Apenas para citar um exemplo, caso um colaborador deixe de fazer parte da empresa, o administrador pode remover o acesso ao e-mail e documentos por determinado dispositivo, de forma rápida e à distância.
Os planos superiores ainda podem contar com o Vault, ferramenta de busca, auditoria e retenção de dados que permite preservar um histórico de todas as mensagens, e-mails e arquivos produzidos pelos usuários da empresa.
A política de recuperação de senhas também é outro ponto que se destaca no quesito segurança. O administrador da conta pode definir regras, como impedir que os próprios usuários resgatem suas senhas. Esse tipo de recurso pode ser vital em situações de desligamento de funcionários ou em cenários similares.
Assim, o Gmail profissional é superior também no quesito segurança, em comparação com a versão gratuita do serviço, ao inserir camadas adicionais de proteção de e-mails e dados empresariais.
Administração centralizada
Os administradores do Google Workspace têm acesso a um painel de administração centralizado (o Google Admin) para gerenciar usuários, aplicativos e configurações de segurança, facilitando a implementação e o controle dos serviços para todos os membros (usuários) dentro do domínio em questão. Esse recurso permite que os administradores implementem políticas de segurança, configurem recursos e monitorem atividades em toda a organização a partir de um único local.
O painel de administração do Google Workspace permite que os administradores adicionem, removam ou editem usuários de forma rápida e fácil. Além disso, os administradores podem criar e gerenciar grupos de usuários para facilitar o compartilhamento de recursos e a colaboração entre equipes.
Os administradores também podem implementar políticas de segurança personalizadas para proteger os dados da organização. Isso inclui a configuração de requisitos de senha, restrições de acesso, autenticação de dois fatores e muito mais. Adicionalmente, eles podem monitorar a conformidade com essas políticas e tomar medidas corretivas, se necessário.
O Google Workspace ainda oferece recursos avançados de gestão de dispositivos, que permitem aos administradores controlar e proteger dispositivos móveis e de desktop utilizados por funcionários. Além da capacidade de configurar políticas de segurança, é possível monitorar o status do dispositivo e até mesmo bloquear ou apagar dados remotamente em caso de perda ou roubo.
O painel de administração do Google Workspace fornece relatórios detalhados e análises sobre o uso e a atividade dos usuários. Isso inclui informações sobre a utilização do e-mail, armazenamento, colaboração e segurança, que ajudam os administradores a entender melhor como os serviços estão sendo utilizados e identificar áreas que podem precisar de melhorias ou ajustes.
Como podemos ver, o painel de administração simplifica a gestão de TI e permite que as organizações garantam a segurança, conformidade e eficiência dos serviços do Google Workspace em toda a empresa.
Integração com outros aplicativos e serviços
O Google Workspace se integra facilmente com uma variedade de outras ferramentas e serviços, como CRM, plataformas de colaboração e ferramentas de gestão de projetos, permitindo uma experiência de trabalho mais integrada e eficiente.
Como mencionamos anteriormente, o Google Workspace oferece uma ampla variedade de aplicativos e serviços que podem ser integrados entre si. Além do Gmail, o Google Workspace inclui aplicativos como Documentos, Planilhas, Apresentações, Drive, Agenda, Meet e muito mais. Esses aplicativos são projetados para trabalhar em conjunto, proporcionando uma experiência integrada e colaborativa para os usuários.
Para desenvolvedores, o Google Workspace fornece APIs robustas que permitem a integração de aplicativos e serviços de terceiros. Isso significa que os desenvolvedores podem criar integrações personalizadas para atender às necessidades específicas da organização, estendendo as funcionalidades do Google Workspace e integrando-o com outras ferramentas e sistemas utilizados pela empresa.
Ferramentas de produtividade populares, como Slack, Microsoft Office, Trello, Asana e muitas outras podem ser integradas ao Gmail profissional e aos outros apps disponíveis na suíte. Isso permite que os usuários trabalhem de forma eficiente e colaborativa, mesmo quando precisam utilizar várias ferramentas diferentes em seu fluxo de trabalho.
Personalização e controle
Com o Google Workspace, você tem mais controle sobre a personalização e configuração dos serviços para atender às necessidades específicas da sua empresa, incluindo a capacidade de adicionar ou remover aplicativos conforme necessário.
O Gmail profissional permite que os usuários personalizem sua experiência de e-mail de acordo com suas preferências individuais. Isso inclui a capacidade de escolher temas visuais, organizar e-mails em categorias, criar assinaturas personalizadas e muito mais. Essa personalização ajuda os usuários a adaptarem o ambiente de trabalho às suas necessidades e estilos de trabalho específicos.
Os usuários do Gmail profissional também têm bastante controle sobre suas configurações de conta, permitindo que personalizem as preferências de e-mail, segurança, notificações e muito mais. Isso inclui a capacidade de configurar filtros de e-mail, regras de encaminhamento, respostas automáticas e outras opções avançadas para gerenciar a caixa de entrada de forma eficaz.
Ainda nesse quesito, os administradores do Google Workspace têm controle sobre as permissões de acesso e uso dos serviços pelos usuários da organização. Isso inclui a capacidade de atribuir diferentes níveis de acesso com base em funções e responsabilidades, restringir o acesso a determinados recursos ou aplicativos e monitorar a atividade do usuário para garantir conformidade e segurança.
Conclusão
Como vimos, migrar do Gmail gratuito para o Gmail profissional, parte integrante do Google Workspace, oferece uma série de vantagens para indivíduos e empresas. Desde recursos avançados de segurança e ferramentas de colaboração até administração centralizada e integração com outros aplicativos e serviços, o Gmail profissional proporciona uma experiência mais robusta, personalizada e segura para usuários e administradores.
Ao optar pelo Gmail profissional, os usuários podem desfrutar de recursos avançados de segurança, como vimos ao longo do artigo. Além disso, as ferramentas de colaboração avançadas do Google Workspace facilitam a colaboração em tempo real e a criação de conteúdo compartilhado entre equipes, aumentando a produtividade e a eficiência no local de trabalho.
Para os administradores, o Gmail profissional oferece uma administração centralizada simplificada, permitindo o gerenciamento eficiente de usuários, dispositivos, políticas de segurança e muito mais a partir de um único painel de controle. Além disso, a integração com outros aplicativos e serviços permite uma experiência de usuário integrada e personalizada, aumentando ainda mais a eficiência e a colaboração em toda a organização.
Em última análise, migrar para o Gmail profissional não só oferece uma experiência de e-mail mais avançada e segura, mas também proporciona uma plataforma de comunicação e colaboração robusta e escalável que pode impulsionar o sucesso e o crescimento do negócio a longo prazo. Com suas inúmeras vantagens e recursos poderosos, o Gmail profissional é uma escolha inteligente para indivíduos e empresas que buscam uma solução de e-mail e colaboração de classe empresarial.
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