Como criar um e-mail profissional (para você ou para sua empresa)

Como criar um e-mail profissional

O e-mail é um dos canais de comunicação mais usados da atualidade. Mesmo com o crescimento de aplicativos como o WhatsApp e outras redes sociais, o e-mail se faz necessário em muitos momentos. Tarefas básicas da vida moderna, como por exemplo, fazer compras pela internet, simplesmente não podem ser realizadas sem a utilização de uma conta de e-mail.

Profissionais e empresas têm no e-mail um dos canais mais importantes de comunicação com seus clientes e fornecedores.

Portanto, se você se deparou com a necessidade de ter um e-mail profissional — para você ou para sua empresa —, está no lugar certo. Neste artigo você vai aprender como criar um e-mail profissional em um tutorial fácil de entender e direto ao ponto. Vamos lá!

O que é um e-mail profissional?

E-mail profissional é o serviço de e-mail utilizado com um domínio personalizado. Em um e-mail profissional, o nome que vem depois do “@” é um endereço eletrônico próprio, de uso exclusivo do proprietário do domínio. Dessa forma, ao invés de endereços como fulanodasilva@gmail.com ou beltrano456@hotmail.com, comuns em provedores gratuitos, em um e-mail profissional pode-se optar por formatos como nome@empresa.com, departamento@empresa.com, entre outros. Bem mais interessante, não é mesmo?

Dentre as vantagens de ter um e-mail profissional, podemos citar principalmente o profissionalismo e a credibilidade que um endereço de e-mail personalizado — com o seu nome ou da sua empresa — transmite para seus clientes e potenciais clientes.

Mas não é só isso. Ter um e-mail profissional pode representar mais produtividade no seu dia a dia. Muitos provedores incluem outras ferramentas no pacote de serviços. Dessa forma, um e-mail pode se desdobrar em um compromisso na agenda, um documento de texto, uma planilha, uma apresentação, entre outros. Ele também pode facilitar a comunicação e integração entre os membros de uma mesma empresa, graças aos recursos de edição e colaboração em conjunto.

Agora que já vimos o que é um e-mail profissional e conhecemos suas principais vantagens, vamos descobrir o que é necessário para obter um.

Gmail ou G Suite? Qual escolher? Descubra aqui!

O que é necessário para ter um e-mail profissional

Para ter um e-mail profissional são necessárias apenas duas coisas: um domínio personalizado e um provedor de e-mail. Nada além disso. Parece simples, não? Mas é isso mesmo. E se você já possui um domínio ou uma hospedagem de sites, já está a meio caminho de ter um e-mail profissional, como veremos mais adiante.

Como criar um e-mail profissional

Veja a seguir os 3 passos necessários para criar um e-mail profissional, esteja você criando um e-mail para uso próprio ou para uma empresa com muitos funcionários.

1. Registre um domínio

O primeiro passo para criar um e-mail profissional é obter um domínio. O domínio é o endereço da sua marca ou empresa na internet e é necessário tanto para publicar sites quanto para criar contas de e-mail profissional. No caso do e-mail, ele é o que vem depois do @. Por exemplo, no e-mail nome@empresa.com, o domínio é o empresa.com.

Ao escolher um domínio, nesses casos, o ideal é usar o nome da empresa. Ou usar o seu nome, caso seja um profissional autônomo. Entre as extensões, as mais comuns são .com e .com.br (no caso do Brasil), mas há terminações específicas para diferentes tipos de negócio. Um advogado, por exemplo, pode ter um domínio com o final .adv.br. Já uma instituição de ensino tem o .edu.br como opção. Outro exemplo são as ONGs, que contam com extensões especialmente criadas para elas. E por aí vai.

O custo do registro de um domínio pode variar de acordo com a sua terminação e a renovação é feita em períodos anuais. Para dar uma ideia, o registro de um domínio com a terminação .com.br custa R$ 40 por ano no Registro.br. Porém, em alguns casos esse custo pode até ser menor. Nesse levantamento nós mostramos os preços nas principais empresas de registro de domínios.

Vale lembrar que o registro de um domínio concede apenas o direito de uso do endereço e não possui nenhum serviço agregado. Dessa forma, ao registrar um domínio, você ainda precisa de um serviço adicional para poder, por exemplo, publicar um site ou criar um e-mail dentro do seu domínio. O que nos leva ao segundo passo.

2. Escolha um provedor

O segundo passo para criar um e-mail profissional é escolher um provedor. Como veremos, existem muitas opções no mercado, desde provedores gratuitos até serviços bem robustos, preparados para atender empresas com centenas ou milhares de funcionários.

Para escolher um fornecedor de e-mail profissional, você deve ter em mente sua necessidade quanto ao uso do e-mail. Por exemplo: eu preciso de quantos endereços de e-mail? Quanto espaço para armazenamento eu preciso? Lembre-se de que cada anexo recebido ocupa um pouco deste espaço. Da mesma forma, é importante pensar no futuro da sua empresa. Haverá necessidade de criar novas contas de e-mail no futuro?

Outro ponto importante diz respeito aos recursos oferecidos por cada empresa. A gama de aplicativos e funcionalidades pode variar muito, assim como os preços. Enquanto muitas empresas de hospedagem oferecem apenas o e-mail profissional, serviços como o G Suite, o Office 365 e o Zoho levam o conceito de e-mail para outro patamar, agregando diversos serviços ao e-mail. Nestas plataformas, o e-mail é parte integrante da suíte de aplicativos.

A propósito, se você possui ou trabalha em uma ONG, pode contar com o G Suite de forma gratuita! Saiba mais aqui sobre a iniciativa do G Suite para organizações sem fins lucrativos.

Vale lembrar, ainda, que muitos planos de hospedagem de sites oferecem o e-mail profissional incluso no serviço. Portanto, se você tem ou pretende ter um site, leve isso em consideração antes de contratar. Para conhecer algumas, veja este artigo com 10 empresas que oferecem hospedagem com e-mail grátis.

Vale a pena registrar o domínio com o provedor de e-mail ou de hospedagem?

As empresas que fornecem o serviço de e-mail profissional geralmente também realizam o registro do domínio. Pode ser conveniente registrar o domínio no provedor de e-mail profissional. Mas antes de realizar a compra, cabe avaliar se o preço do registro do domínio está compatível com o oferecido por outras empresas.

As empresas são livres para definir o preço do registro de um domínio, por isso muitas oferecem descontos no domínio quando contratado em conjunto com outros serviços. Apesar disso, há empresas que cobram, na renovação, um preço bem maior do que o oferecido na contratação inicial.

Para comparar as principais empresas e seus preços, consulte nosso comparativo dos melhores provedores de e-mail profissional.

3. Configure o seu e-mail profissional

Após o registro do domínio e a contratação do serviço de e-mail, a etapa final é a configuração do e-mail profissional. Para que o seu domínio possa enviar e receber e-mails, ele deve ser conectado à empresa escolhida. As instruções para isso são fornecidas pela própria empresa, geralmente após a contratação.

Se você contratou ambos os serviços (domínio e e-mail) na mesma empresa, é provável que as instruções a seguir sejam desnecessárias, porque, nesse caso, as configurações de conexão com o domínio são feitas automaticamente pelo provedor de e-mail.

As configurações para conectar um domínio ao provedor de e-mail profissional seguem a mesma lógica em todas as empresas. O procedimento esbarra em alguns aspectos técnicos e pode assustar os mais leigos. Mas fique tranquilo, porque os provedores costumam oferecer amplo suporte técnico. Além da documentação, muitas empresas possuem suporte telefônico e podem guiar o usuário em cada passo do processo.

O básico para conectar o domínio ao e-mail profissional

O papel de um domínio é traduzir um nome amigável (ex.: meusite.com) em endereços eletrônicos contendo números e códigos usados por computadores (ex.: 192.165.00.45). Portanto, através do registro de um único domínio é possível configurar uma série de serviços, como por exemplo sites, e-mails e outros. Para que isso funcione, é necessário inserir as informações que serão usadas pelos navegadores e servidores da internet e que direcionam as requisições de um domínio ao seu destino correto. Dessa forma, quando se acessa um site ou se envia um e-mail, os servidores de internet sabem para onde devem enviar a requisição em questão.

Ao sistema usado para direcionar os respectivos serviços de um domínio, dá-se o nome de DNS. A sigla DNS vem de Domain Name System, cuja tradução é Sistema de Nomes de Domínios. O DNS de um domínio possui uma série de valores, chamados de “entradas de DNS”, que são usados justamente para apontar determinados serviços ligados a um domínio a seus respectivos servidores. O assunto é vasto, então vamos nos concentrar apenas no que diz respeito à configuração de e-mails em domínios personalizados.

Entradas MX

A principal entrada de DNS ligada recebimento de e-mails chama-se MX. Esta sigla vem de Mail Exchange, que em português seria algo como troca de correio ou troca de mensagens. Ao contratar um serviço de e-mail profissional, o provedor fornece ao cliente os valores de MX que ele deve usar em seu domínio. Dessa forma, todas as mensagens enviadas para um endereço qualquer dentro do domínio (ex.: fulano@site.com ) serão enviadas para o servidor de e-mail correto. Uma vez que a mensagem seja recebida pelo servidor de e-mail, será tratada e encaminhada ao seu destino.

O protocolo MX, portanto, permite que as mensagens enviadas para o seu domínio cheguem ao seu destino.

Protocolos de segurança SPF, DKIM e DMARC

Como vimos, o papel das entradas do tipo MX é garantir que todas as mensagens de e-mail de um domínio sejam encaminhadas para o servidor correto. Mas este é apenas um lado da história. Ao enviar mensagens a partir de sua conta de e-mail, os servidores da internet precisam saber que o e-mail está sendo enviado de fato pelo seu domínio (e não por um impostor tentando se passar por você).

É aí que entram os protocolos de segurança de e-mail. Ao configurar um e-mail profissional no seu domínio, você precisa configurar também os protocolos SPF e DKIM. Não entraremos em muitos detalhes técnicos aqui, mas o que você precisa saber é que estes protocolos informam que o e-mail está sendo de fato enviado de maneira legítima pelo seu domínio. E-mails que não utilizam estes protocolos correm grande risco de serem filtrados como spam e nunca chegarem ao seu destino. Portanto, configurar os protocolos SPF e DKIM no seu e-mail é tão importante quanto configurar as entradas MX.

A sigla SPF vem de Sender Policy Framework e informa que o IP do servidor pode enviar e-mails em nome do domínio em questão. Já a sigla DKIM vem de Domain Keys Identified Mail. Este é um protocolo que se baseia em chaves de criptografia, semelhante ao funcionamento do protocolo SSL. O DKIM envia uma espécie de assinatura criptografada junto com cada mensagem, permitindo que o servidor do destinatário confirme que a mensagem foi mesmo enviada pelo seu domínio.

Há ainda o protocolo DMARC, cuja sigla vem de Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance. Ele foi criado com o propósito de adicionar ainda mais segurança à troca de e-mails, cobrindo situações que os protocolos SPF e DKIM não atendem. Para configurar o DMARC em seu domínio, é necessário ter realizado antes a configuração do SPF e do DKIM. É possível usar o serviço de e-mail profissional sem configurar as entradas DMARC. Se você quiser saber mais sobre o DMARC, acesse esta página.

Como configurar os protocolos SPF, DKIM e DMARC

Todos os protocolos de segurança de e-mail são configurados através de entradas de DNS do tipo TXT. Assim como a entrada MX, a TXT também é inserida na área de edição de DNS do domínio, disponível no painel de controle da empresa onde você registrou o seu domínio.

Antes de configurar os protocolos de segurança, você deve seguir as instruções fornecidas pelo seu provedor de e-mail profissional para gerar as chaves correspondentes a cada protocolo. Com os valores em mãos, acesse a área de edição de DNS, no local onde registrou o domínio, e insira as entradas TXT necessárias.

Abaixo estão exemplos de entradas TXT para SPF e DKIM:

// Exemplo de entrada TXT para o protocolo SPF (G Suite)
nome: "@"
valor: "v=spf1 include:_spf.google.com ~all"
// Exemplo de entrada TXT para o protocolo DKIM (Zoho Mail)
nome: "zoho._domainkey"
valor: "v=DKIM1; k=rsa; p=MIGfMA0GCSqGSIb3DQEBAQUAA4GNdsaiQKBgQCgrhzyXkAaBFFH6nP6OyjPWqa+bQsGMxwAp9b1t-7&T8+wWjcnh1PXvqBla91Yhb/gJrqbK/x8CwlnT6p6AeBimYbSO0kQAVucthgXmjKccYvpKZcOyjDWm8/JVyOVj2Lyifd0xGGeHWEkEjowufyEWW4hfJ1gvc2asI0Itu6TTwIDAQAB"

Para aqueles que acham que o linguajar ficou muito técnico, uma boa notícia: este tipo de configuração só precisa ser feita uma única vez, enquanto durar o serviço de e-mail profissional.

Verificação do domínio

Em muitos casos, antes de poder começar a configurar um e-mail profissional, os provedores do serviço exigem a verificação da propriedade do domínio. Esta verificação é necessária para comprovar que você realmente é o administrador do domínio em questão. Este é um procedimento de segurança, que visa garantir que a pessoa que realmente detém privilégios de administração do domínio.

A verificação do domínio não é exigida apenas em casos cujo domínio é comprado junto com outros serviços da mesma empresa. Quando se contrata um serviço de e-mail profissional isoladamente, será necessário verificar a propriedade do domínio. Serviços como o G Suite, o Office 365 e o Zoho Mail exigem esta verificação antes de qualquer outra.

A verificação do domínio pode ocorrer de diversas maneiras. Dentre as mais comuns estão a inserção de uma entrada de DNS do tipo TXT ou CNAME, com valores fornecidos pelo provedor. Esta entrada não terá efeito algum em seu domínio, e servirá para o único propósito de verificar que você é o administrador do serviço. Outros métodos incluem a publicação de um pequeno arquivo de texto em seu servidor de hospedagem.

Quando necessária, a verificação é oferecida em mais de um formato. Assim, o usuário pode escolher aquela que mais lhe convém. Seja qual for o método de verificação escolhido, este passo fundamental para a criação do seu e-mail profissional também vem acompanhado de instruções claras sobre sua execução, fornecidas pelo seu provedor.

Como criar um e-mail profissional grátis

Se você nos acompanhou até aqui, pode estar pensando que ter um e-mail profissional é algo muito caro, que serve apenas para empresas, ou que está fora do alcance da maioria das pessoas. Se você pensou algo assim, devo dizer que você está enganado, felizmente.

É possível criar um e-mail profissional gratuitamente. Isso significa que você pode ter um e-mail do tipo @seudominio.com sem pagar nada pelo serviço de e-mail em si. Há um custo, no entanto, que não pode ser evitado, que é o registro do domínio. Este custo não tem relação com o serviço de e-mail, mas é fundamental para viabilizar a criação do e-mail. É necessário, portanto, ter um domínio registrado para poder criar um e-mail profissional grátis. Felizmente, mais uma vez, o custo de um domínio não é alto. Um domínio .com.br, por exemplo, está na casa dos R$ 40 por ano, que é o equivalente a menos de R$ 4 por mês.

Não existem muitos provedores de e-mails gratuitos que permitem configurar um domínio personalizado. Mas há uma ótima opção que pode atender a muitos profissionais freelancers e pequenas empresas que desejam ter um e-mail dentro do seu domínio pagando apenas o registro do domínio. Me refiro ao Zoho Mail. Zoho é uma suíte de aplicativos criada na Índia, e que oferece serviços semelhantes ao G Suite. A empresa possui milhares clientes em todo o mundo e vale a pena considerá-la como uma opção, especialmente se você quiser um e-mail profissional grátis.

O Zoho Mail é o serviço de e-mail da suíte Zoho. Dentre os diversos planos oferecidos, está o plano gratuito. Nele é possível criar até 5 contas de e-mail dentro do mesmo domínio, sendo que cada usuário tem direito à utilização de até 5 GB de espaço de armazenamento. Além da restrição de usuários, a modalidade gratuita possui outras limitações, como a impossibilidade de utilizar programas de e-mail externos, como o Outlook. Apesar disso, o Zoho Mail possui um aplicativo próprio, compatível com Android e iOS, e pode ser acessado de qualquer navegador de internet.

Se você se interessou pelo serviço e quer saber mais, veja o tutorial que preparamos sobre como ativar e configurar o Zoho Mail.

Caso o Zoho não seja uma opção para você, o G Suite possui um período de testes de 14 dias, onde é possível usar o gratuitamente a plataforma antes de optar pela sua contratação. G Suite é a suíte de aplicativos do Google e que inclui diversos dos serviços bastante conhecidos, como o Google Drive e o Google Docs, em domínios personalizados para empresas. Para saber mais, veja aqui a nossa análise sobre o G Suite.

Conclusão

Como vimos até aqui, são poucos os passos necessários para criar um e-mail profissional. Apesar de ser necessário lidar com a configuração inicial, o que pode intimidar alguns, o procedimento só precisa ser realizado uma única vez. Além disso, as empresas fornecedores de e-mail possuem ampla documentação sobre o assunto e muitas oferecem suporte técnico por telefone e outros canais, o que pode ser de grande ajuda.

A escolha do provedor de e-mail depende de alguns fatores, como mencionamos anteriormente. Deve-se ter em mente principalmente a necessidade atual e futura de e-mails. Dessa forma, é possível avaliar se um serviço mais robusto é necessário ou se um e-mail profissional gratuito pode ser suficiente.

Considere fazer uma pesquisa abrangente sobre os recursos oferecidos antes de criar um e-mail profissional para você. Você verá que as capacidades e os preços podem variar imensamente. O TSHS mantém um comparativo atualizado com as empresas mais expressivas no quesito. Ele contempla não apenas serviços pagos, mas também os gratuitos. Para conferir, acesse aqui a página com os melhores serviços de e-mail profissional da atualidade.

Espero ter te ajudado a entender o que é necessário e como criar um e-mail profissional. Mas se você ficou com alguma dúvida, deixe um comentário e farei o possível para ajudá-lo ainda mais. 😉

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Por:

Designer, desenvolvedor web e um dos fundadores do Tudo Sobre Hospedagem de Sites. Entusiasta do WordPress e apaixonado por tecnologia em geral. Acredita que a internet pode transformar a vida das pessoas através do conhecimento. =)

2 Comentários

    • Bill Bordallo
      Cofundador - Tudo Sobre Hospedagem de Sites

      Obrigado, Ana Paula.

      Responder

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