Google Workspace ou Gmail: quais as diferenças e qual escolher?

Criado nos primórdios da internet, o e-mail continua sendo um dos mais importantes meios de comunicação, especialmente para aqueles que o utilizam como ferramenta de trabalho. Sendo assim, ter um serviço de e-mail ativo é uma necessidade, tanto para uso pessoal ou profissional. E, dentre os inúmeros serviços disponíveis, o Gmail, do Google, é uma das plataformas de e-mail mais usadas em todo o mundo. Sua fama não é à toa, já que o serviço possui recursos poderosos e é gratuito.

Para aqueles que desejam usar o e-mail e as outras ferramentas do Google de modo profissional, a empresa criou o Google Workspace. Trata-se de uma plataforma de serviços voltada para empresas e profissionais que desejam levar seu dia a dia para outro nível. Afinal, o Google Workspace vai além do serviço de e-mail, que nesse caso é apenas uma parte do pacote.

Mas então quais são as diferenças entre as plataformas? E qual escolher como ferramenta de trabalho: Google Workspace ou Gmail? Se você está confuso sobre a decisão, acompanhe este artigo e esclareça todas as suas dúvidas!

O que é o Google Workspace?

Se você tem uma conta Google e usa os diversos serviços incluídos nela, como por exemplo o Gmail, Drive, Agenda, Documentos, Planilhas (e muitos outros), então você já tem uma ideia do que é o Google Workspace. Trata-se de um pacote de serviços e ferramentas — como esse que a conta Google oferece gratuitamente — mas voltado para empresas e profissionais. Como é de se esperar de um serviço pago, os recursos no Google Workspace são mais abrangentes e mais poderosos do que os presentes em uma conta Google gratuita.

Dentre as ferramentas mais conhecidas podemos citar o Gmail na versão comercial (mais espaço e sem anúncios), programas para criação de documentos, planilhas e apresentações, armazenamento em nuvem com o Google Drive, agenda compartilhada e um sistema de videoconferência e chat (Google Meet e Google Chat), para citar apenas alguns dos recursos.

Ao contratar o Google Workspace, o administrador pode utilizar todas as ferramentas disponíveis na suíte e criar usuários dentro de sua organização. Os usuários da organização/empresa podem ter acesso a todos os recursos incluídos na plataforma.

A cobrança do Google Workspace pode ser feita em uma periodicidade mensal ou anual, de acordo com o uso. Na modalidade mensal, o sistema calcula o quanto foi utilizado no período de um mês e gera a cobrança equivalente. O serviço tem um preço definido por usuário. Atualmente, o plano Starter custa R$ 28 por usuário, por mês (veja aqui as diferenças entre os planos Google Workspace). Se um usuário for incluído ou removido no meio de um período, uma cobrança proporcional é feita, referente aos dias utilizados por aquela conta.

Caso queira se aprofundar em todos os recursos oferecidos pela plataforma, leia nossa análise detalhada do Google Workspace.

O que é o Gmail?

O termo Gmail refere-se única e exclusivamente ao serviço de e-mail criado e oferecido pelo Google. Ele está disponível nas modalidades básica (gratuita) e profissional (paga), sendo a última integrante do Google Workspace. O Gmail gratuito oferece vários recursos semelhantes aos da versão paga. Para citar alguns: uma caixa de entrada organizada, o melhor filtro de spam da internet, entre outros. No entanto, existem algumas diferenças significativas entre o Gmail gratuito e o pago, como veremos a seguir. Esperamos que esta comparação te ajude a decidir entre Google Workspace ou Gmail.

A primeira delas diz respeito ao endereço. Enquanto na versão gratuita do Gmail é preciso usar um endereço @gmail.com, na versão profissional (oferecida no Google Workspace) é possível utilizar um endereço de e-mail com um domínio personalizado. Portanto, se você tem uma empresa cujo domínio é abcdesign.com.br, poderia criar uma conta de e-mail com o endereço joana@abcdesign.com.br. Soa bem mais profissional, não é mesmo?

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Outra diferença entre Google Workspace e Gmail gratuito está no espaço de armazenamento. O Gmail gratuito oferece 15 GB de espaço de armazenamento, enquanto o Gmail incluído no Google Workspace começa em 30 GB. Em ambos os casos, este espaço é compartilhado com o Drive, para armazenamento de arquivos. Vale lembrar que o espaço é contabilizado apenas para documentos e arquivos em formatos diferentes dos existentes na plataforma do Google. Como, por exemplo, arquivos em .pdf ou criados nas ferramentas da Microsoft (Excel, Word etc.). Os documentos criados dentro dos formatos de arquivo do Google Workspace (ex.: documentos, planilhas e apresentações do Google Drive) não consomem espaço de armazenamento.

Outra diferença importante diz respeito à exibição de anúncios. Enquanto a versão gratuita exibe anúncios dentro do Gmail, nenhuma propaganda é inserida no Google Workspace.

Veja também: Duet AI: como ativar e usar a inteligência artificial do Google Workspace

Principais diferenças entre Gmail gratuito e Gmail pago (Google Workspace)

Como vimos, o Gmail é apenas uma parte dos serviços incluídos no Google Workspace e seria impossível comparar ambos os serviços dessa maneira. No entanto, falando estritamente do serviço de e-mail, vamos ver a seguir uma tabela comparativa entre as modalidades gratuita e paga do Gmail.

Vantagens do Google Workspace versus Gmail gratuito

As diferenças listadas na tabela acima dizem respeito apenas ao serviço de e-mail, enquanto o pacote de recursos oferecidos pelo Google Workspace é muito maior do que apenas o Gmail profissional. Vamos conhecer agora alguns dos recursos que não estão presentes no Gmail gratuito, ou seja, que são oferecidos apenas no pacote de serviços pago.

Veja também: 10 recursos do Gmail Profissional para aumentar sua produtividade

Controle das informações da empresa

O Google Workspace permite que o administrador do serviço possua controle total sobre as informações da empresas que passam pela plataforma. Assim, na eventualidade do desligamento de um funcionário, todos os e-mails trocados, documentos criados, compromissos, e tudo mais, podem permanecer na empresa. Este conteúdo pode, a partir de agora, ser entregue para qualquer pessoa que se desejar, para que o trabalho seja continuado, ou até mesmo para fins de auditoria.

Infelizmente, é comum ouvir histórias de funcionários ou colaboradores que foram desligados de suas funções e levaram consigo todo o material produzido no período. Se a pessoa estiver usando uma conta Gmail gratuita, o risco disso acontecer é muito grande. Já com o Google Workspace, esta é uma possibilidade remota.

Além do controle mencionado acima, disponível desde o plano Starter, os usuários dos planos Plus e Enterprise podem usar o Vault. Ele permite configurar regras de retenção para arquivos, e-mails e conversas. Dessa forma, mesmo que alguém manualmente apague um e-mail, um documento ou uma conversa de chat, a recuperação pode ser feita pelo Vault.

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Agendas compartilhadas e integradas com o Google Meet

O Google Agenda é um serviço que está integrado com qualquer conta Google gratuitamente. No entanto, a versão da Agenda presente no Google Workspace traz algumas vantagens especialmente interessantes para a organização de equipes e empresas.

Para marcar um compromisso com sua equipe ou membros de sua empresa, o Google Agenda permite visualizar os horários ocupados de outros membros da equipe para encontrar um que todos tenham disponibilidade. Por padrão, os eventos em si não são visíveis, apenas o bloco de horário ocupado. Esta configuração pode ser alterada pelo dono da agenda ou pelo administrador, caso exista a necessidade de compartilhar completamente uma agenda com outra pessoa.

Outro recurso interessante é que novos compromissos na agenda ganham um link para uma chamada em vídeo. Dessa forma, todos os convidados da reunião podem participar remotamente, sem que haja qualquer complicação ou necessidade de inserção em um grupo de call. A videoconferência é feita pelo Google Meet.

Durante a reunião, qualquer participante pode compartilhar a tela de seu computador para que os presentes possam acompanhar o que está sendo apresentado.

Colaboração em documentos em tempo real

Assim como a Agenda, a Suíte de aplicativos Google (Documentos, Planilhas e Apresentações) também está presente em contas gratuitas, mas contém recursos bastante interessantes para os usuários do Google Workspace.

Os documentos criados dentro do Google Drive podem ser editados simultaneamente pelos membros de uma equipe ou qualquer pessoa convidada para tal. Comentários e sugestões também podem ser inseridos pontualmente no documento, o que pode ser de grande ajuda para a conclusão de uma tarefa e/ou projetos.

Para manter a segurança dos dados, o administrador pode definir regras para o compartilhamento e a edição de documentos. É possível definir, por exemplo, que apenas membros da empresa possam ser convidados para editar documentos criados ou armazenados dentro da organização.

Regras para recuperação de senhas e uso de apps

Por padrão, o Google Workspace permite que apenas os administradores do serviço recuperem uma senha esquecida. Este funcionamento aumenta a segurança das informações, já que não é permitido ao funcionário recuperar a senha de uma conta. Essa configuração pode ser alterada pelo administrador para todos os usuários — ou pontualmente, para alguns selecionados.

Além disso, também é possível definir uma política de senhas, para aumentar a segurança, e restringir o uso de aplicativos de terceiros vinculados à conta do usuário, como um programa de e-mail, por exemplo.

Também é possível realizar o gerenciamento de dispositivos móveis (celulares e tablets) usados pelos colaboradores. Assim, se a sua empresa cede aparelhos móveis para seus funcionários, é possível realizar ações como apagar as informações do aparelho remotamente. Este é apenas mais um exemplo dos inúmeros recursos de segurança da versão paga que ilustra as vantagens do Google Workspace versus Gmail.

Videoconferências e chats em grupo

O sistema de chat e ligações em vídeo presentes no Google Workspace foi criado com a proposta de levar a integração de sua equipe para outro nível.

No Google Chat, é possível iniciar conversas por texto (chat) em grupo ou individuais integradas às demais ferramentas da plataforma. Assim, você pode facilmente localizar e inserir em uma conversa documentos, planilhas, apresentações, e até mesmo inserir convites para compromissos carregados diretamente do Google Agenda. Essa é uma ótima maneira de manter atualizados todos os envolvidos no projeto.

Google Meet é a plataforma para videoconferências e ligações do Google. Ela também está integrada ao Google Chat, o que permite realizar reuniões ou fazer ligações com os participantes de um grupo ou individualmente. O Google Meet também “fala” com os outros serviços da plataforma. Assim, ao criar um compromisso na agenda, por exemplo, é possível criar um link para uma reunião no Google Meet, facilitando a participação de todos os que forem convidados para o evento.

Tanto o Google Chat quanto o Meet são compatíveis com os diversos dispositivos usados atualmente, o que inclui computadores, tablets e smartphones.

Quando comparamos as plataformas para escolher entre Google Workspace ou Gmail, devemos lembrar que o Chat e o Meet também estão presentes para os usuários do Gmail gratuito. No entanto, a integração com as demais ferramentas e os recursos de compatibilidade do Google Chat/Meet fazem do Google Workspace uma opção muito superior no quesito comunicação e integração com os membros de uma equipe.

Outros recursos presentes apenas no Google Workspace

Na hora de escolher entre Gmail ou Google Workspace, também é interessante estar atento aos recursos que estão presentes apenas na modalidade paga. Por se tratar de um serviço voltado para empresas de todos os tamanhos, o Google Workspace oferece algumas soluções realmente interessantes para uso profissional.

Alguns destes recursos já foram mencionados, como o Vault, que retém e protege as informações da empresa criadas dentro da plataforma. Mas existem muitos outros.

Confira abaixo a lista resumida com alguns dos recursos presentes apenas no Google Workspace (e que usuários gratuitos do Gmail não têm acesso):

• Suporte técnico – Os administradores do Google Workspace têm acesso ao suporte técnico por telefone, chat ou e-mail, 24 horas por dia, sete dias por semana.
• Pesquisa inteligente com o Google Cloud Search – os assinantes dos planos Standard e Plus contam com um mecanismo de busca centralizado que pode localizar e-mails, documentos e diversos tipos de arquivos facilmente.
• Central para gerenciamento de usuários – Os administradores do Google Workspace conseguem gerenciar diversos aspectos dos usuários do serviço, incluindo o nível de permissões. Também é possível acompanhar o tipo de uso que cada usuário faz da plataforma.

Veja também: 10 motivos para usar o Google Workspace (para profissionais e empresas)

Google Workspace ou Gmail: afinal, qual escolher?

Se você chegou até aqui, é bem provável que já tenha feito a sua escolha entre Google Workspace ou Gmail. Mas se você ainda tem dúvidas, talvez o resumo a seguir possa lhe ajudar.

De maneira resumida, se você trabalha sozinho, deseja manter seus custos baixos e não vê problema em utilizar um e-mail genérico (sem domínio personalizado), então provavelmente o Gmail vai lhe atender. Apesar de gratuita e com restrições, uma conta Google possui diversas das funcionalidades que um profissional moderno precisa: e-mail confiável, armazenamento em nuvem, software para criação de documentos, planilhas, apresentações e muito mais. Tudo isso a custo zero.

Agora, se você quer levar sua apresentação profissional para outro nível e/ou trabalha em equipe, talvez deva considerar o Google Workspace. Mesmo no plano inicial (Starter), a plataforma corporativa do Google oferece recursos incríveis para aumentar a sua produtividade e a eficiência do seu dia a dia.

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E se você ainda tem alguma dúvida não esclarecida aqui, deixe um comentário e terei prazer em ajudar!

Artigo publicado originalmente em 09/11/2019 e revisado em 04/07/2023

Publicação: 04/07/2023 (atualizado em 12/03/2024)

Tags: Comparativos, Google Workspace