Gmail ou G Suite: quais as diferenças e qual escolher?

Gmail versus G Suite: comparativo

Criado antes mesmo da internet existir como a conhecemos, o e-mail continua sendo um dos mais importantes meios de comunicação, especialmente para aqueles que o utilizam como ferramenta de trabalho. Sendo assim, ter um serviço de e-mail ativo está entre as necessidades da vida moderna.

Dentre os inúmeros serviços disponíveis, o Gmail, do Google, é uma das plataformas de e-mail mais utilizadas em todo o mundo. Sua fama não é à toa, já que o serviço possui recursos poderosos e que podem ser utilizados gratuitamente.

Para aqueles que desejam usar o e-mail e as outras ferramentas do Google de modo profissional, a empresa criou o G Suite. Trata-se de uma plataforma de serviços voltada para empresas e profissionais que desejam levar seu dia a dia para outro nível. Afinal, o G Suite vai além do serviço de e-mail, que neste caso é apenas uma parte do pacote.

Mas então quais são as diferenças entre as plataformas? E qual escolher como ferramenta de trabalho: Gmail ou G Suite? Se você está em confuso, acompanhe este artigo e esclareça todas as suas dúvidas!

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O que é o G Suite?

O G Suite engloba diversas ferramentas criadas pelo Google, mas voltada para empresas e profissionais.
O G Suite engloba diversas ferramentas criadas pelo Google, mas voltada para empresas e profissionais. Imagem: G Suite.

Se você tem uma conta Google e usa os diversos serviços incluídos nela, como por exemplo o Gmail, Drive, Agenda, Documentos, Planilhas (e muitos outros), então você já tem uma ideia do que é o G Suite. O G Suite é um pacote de serviços e ferramentas, como esse que a conta Google oferece, mas voltado para empresas e profissionais. Como é de se esperar de um serviço pago, os recursos no G Suite são mais abrangentes e mais poderosos do que os presentes em uma conta Google gratuita.

Dentre as ferramentas mais conhecidas podemos citar o Gmail na versão comercial (mais espaço e sem anúncios), programas para criação de documentos, planilhas e apresentações, armazenamento em nuvem com o Google Drive, agenda compartilhada e um sistema de videoconferência e chat (Hangouts), para citar apenas alguns dos recursos.

Ao contratar o G Suite, o administrador pode utilizar todas as ferramentas disponíveis na suíte e criar usuários dentro de sua organização. Os usuários da organização/empresa podem ter acesso a todos os recursos incluídos no G Suite.

A cobrança do G Suite é feita em uma periodicidade mensal e de maneira postecipada. Isto é, ao final do período de um mês, o sistema calcula o quanto foi utilizado e gera a cobrança equivalente. O serviço tem um preço definido por usuário. Atualmente, o plano Basic custa R$ 24,30 por usuário, por mês. Se um usuário for incluído ou removido no meio de um período, uma cobrança proporcional é feita, referente aos dias utilizados por aquela conta.

Caso queira se aprofundar em todos os recursos oferecidos pela plataforma, leia nossa análise detalhada do G Suite.

O que é o Gmail?

Gmail é um serviço de e-mails criado pelo Google
Gmail é um serviço de e-mails criado pelo Google. Imagem: Gmail.

O termo Gmail refere-se única e exclusivamente ao serviço de e-mail criado e oferecido pelo Google. Ele está disponível nas modalidades básica (gratuita) e profissional (paga), sendo a última parte integrante do G Suite. O Gmail gratuito oferece vários recursos semelhantes aos da versão paga. Para citar alguns: uma caixa de entrada organizada, o melhor filtro de spam da internet, entre outros. No entanto, existem algumas diferenças significativas entre o Gmail gratuito e o pago (G Suite), como veremos a seguir. Esperamos que esta comparação te ajude a decidir entre Gmail ou G Suite.

A primeira delas é quanto ao endereço. Enquanto na versão gratuita do Gmail é preciso usar um endereço @gmail.com, na versão profissional (oferecida no G Suite) é possível utilizar um endereço de e-mail com um domínio personalizado. Portanto, se você tem uma empresa cujo domínio é xyzdesign.com.br, poderia criar uma conta Gmail com o endereço joana@xyzdesign.com.br. Soa bem mais profissional, não é mesmo?

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Outra diferença nas versões está no espaço de armazenamento. O Gmail gratuito oferece 15 GB de espaço de armazenamento, enquanto o Gmail embutido no G Suite começa em 30 GB. Em ambos os casos, este espaço é compartilhado com o Drive, para armazenamento de arquivos. Vale lembrar que o espaço é contabilizado apenas para documentos e arquivos em formatos diferentes dos existentes na plataforma do Google. Como, por exemplo, arquivos em .pdf ou criados nas ferramentas da Microsoft (Excel, Word etc.). Os documentos criados dentro dos formatos de arquivo do G Suite (ex.: documentos, planilhas e apresentações do Google Drive) não consomem espaço do armazenamento.

Outra diferença importante diz respeito à exibição de anúncios. Enquanto a versão gratuita exibe anúncios dentro do Gmail, eles inexistem no G Suite.

Principais diferenças entre Gmail (gratuito) e Gmail pago (G Suite)

Como vimos, o Gmail é apenas uma parte dos serviços incluídos no G Suite e seria impossível comparar ambos os serviços dessa maneira. No entanto, falando estritamente do serviço de e-mail, vamos ver a seguir uma tabela comparativa entre as modalidades gratuita e paga do Gmail.

Recurso Gmail
(gratuito)
Gmail
(G Suite)
Serviço de e-mail Sim Sim
Filtro de spam Sim Sim
Antivírus para anexos Sim Sim
Organização de e-mails automática (abas) Sim Sim
Sugestões de escrita Sim Sim
Webmail Sim Sim
Sincronização c/ programas de e-mail (ex.: Outlook) Sim Sim
Aplicativos mobile/tablet Sim Sim
Espaço para armazenamento 15 GB 30 GB
Domínio personalizado Não Sim
Livre de anúncios Não Sim
Preço (mês, por usuário) Gratuito R$ 24,30/mês
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Vantagens do G Suite versus Gmail gratuito

As diferenças listadas na tabela acima dizem respeito apenas ao serviço de e-mail, enquanto o pacote de recursos oferecidos pelo G Suite é muito maior do que apenas o Gmail profissional. Vamos conhecer agora alguns dos recursos que não estão presentes no Gmail gratuito, ou seja, que são oferecidos apenas na contratação do G Suite.

Controle das informações da empresa

Painel de administração do G Suite
Painel de administração do G Suite. Imagem: G Suite.

O G Suite permite que o administrador do serviço possua controle total sobre as informações da empresas que passam pela plataforma. Assim, na eventualidade do desligamento de um funcionário, todos os e-mails trocados, documentos criados, compromissos, e tudo mais, podem permanecer na empresa. Este conteúdo pode, a partir de agora, ser entregue para qualquer pessoa que se desejar, para que o trabalho seja continuado, ou até mesmo para fins de auditoria.

Infelizmente, é comum ouvir histórias de funcionários ou colaboradores que foram desligados de suas funções e levaram consigo todo o material produzido no período. Se a pessoa estiver usando uma conta Gmail gratuita, o risco disso acontecer é muito grande. Já com o G Suite, esta é uma possibilidade remota.

Além do controle mencionado acima, disponível desde o plano Basic, os usuários do plano Business e Enterprise podem usar o serviço Vault. Ele permite configurar regras de retenção para arquivos, e-mails e conversas. Dessa forma, mesmo que alguém manualmente apague um e-mail, um documento ou uma conversa de chat, a recuperação pode ser feita pelo Vault.

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Agendas compartilhadas e integradas com o Hangouts Meet

Encontre horários livres na agenda de seus colegas de equipe
Encontre horários livres na agenda de seus colegas de equipe. Imagem: G Suite.

O Google Agenda é um serviço que está integrado com qualquer conta Google gratuitamente. No entanto, a versão da Agenda presente no G Suite traz algumas vantagens especialmente interessantes para a organização de equipes e empresas.

Para marcar um compromisso com sua equipe ou membros de sua empresa, o Google Agenda permite visualizar os horários ocupados de outros membros da equipe para encontrar um que todos tenham disponibilidade. Por padrão, os eventos em si não são visíveis, mas apenas o bloco de horário ocupado. Esta configuração pode ser alterada pelo dono da agenda ou pelo administrador, caso exista a necessidade de compartilhar completamente uma agenda com outra pessoa.

Outro recurso interessante é que novos compromissos na agenda ganham um link para uma chamada em vídeo. Dessa forma, todos os convidados da reunião podem participar de onde estiverem, sem que haja qualquer complicação ou necessidade de inserção em um grupo de call. A videoconferência é feita pelo Hangouts Meet.

Durante a reunião, qualquer participante pode compartilhar a tela de seu computador para que os presentes possam acompanhar o que está sendo apresentado.

Colaboração em documentos em tempo real

Documentos podem ser editados em tempo real pelos membros da equipe
Documentos podem ser editados em tempo real pelos membros da equipe. Imagem: G Suite.

Assim como a Agenda, a Suíte de aplicativos Google (Documentos, Planilhas e Apresentações) também está presente em contas gratuitas, mas contém recursos bastante interessantes para os usuários do G Suite.

No G Suite, os documentos criados dentro do Google Drive podem ser editados simultaneamente pelos membros de uma equipe ou qualquer pessoa convidada para tal. Comentários e sugestões também podem ser inseridos pontualmente no documento, o que pode ser de grande ajuda para a conclusão de uma tarefa e/ou projetos.

Para manter a segurança dos dados, o administrador pode definir regras para o compartilhamento e a edição de documentos. É possível definir, por exemplo, que apenas membros da empresa possam ser convidados para editar documentos criados ou armazenados dentro da organização.

Regras para recuperação de senhas e uso de apps

Por padrão, o G Suite permite que apenas os administradores do serviço recuperem uma senha esquecida. Este funcionamento aumenta a segurança das informações, já que não é autorizado ao funcionário recuperar a senha de uma conta. Essa configuração pode ser alterada pelo administrador para todos os usuários, ou pontualmente, para alguns selecionados.

Além disso, também é possível definir uma política de senhas, para aumentar a segurança, e restringir o uso de aplicativos de terceiros vinculados à conta do usuário, como um programa de e-mail, por exemplo.

Também é possível realizar o gerenciamento de dispositivos móveis (celulares e tablets) usados pelos colaboradores. Assim, se a sua empresa cede aparelhos móveis para seus funcionários, é possível realizar ações como apagar as informações do aparelho remotamente. Este é apenas mais um exemplo de recurso de segurança do G Suite.

Videoconferências e chats em grupo

O Hangouts Meet permite realizar videoconferências de maneira prática e fácil
O Hangouts Meet permite realizar videoconferências de maneira prática e fácil. Imagem: G Suite.

O sistema de chat e ligações em vídeo presentes no G Suite foi criado com a proposta de levar a integração de sua equipe para outro nível.

No Google Hangouts Chat, é possível iniciar conversas (chat) em grupo ou individuais integradas às demais ferramentas do G Suite. Dessa forma, você pode facilmente localizar e inserir em uma conversa documentos, planilhas, apresentações, e até mesmo inserir convites para compromissos carregados diretamente do Google Agenda. Essa é uma ótima maneira de manter atualizados todos os envolvidos no projeto.

Hangouts Meet é a plataforma para videoconferências e ligações do Google. Ela também está integrada ao Hangouts Chat, o que permite realizar reuniões ou fazer ligações com os participantes de um grupo ou individualmente. O Hangouts Meet também “fala” com os outros serviços da plataforma. Assim, ao criar um compromisso na agenda, por exemplo, é possível criar um link para uma reunião no Hangouts Meet, facilitando a participação de todos os que forem convidados para o evento.

Tanto o Hangouts Chat quanto o Meet são compatíveis com os diversos dispositivos usados atualmente, o que inclui computadores, tablets e smartphones.

Quando comparamos as plataformas para escolher entre G Suite ou Gmail, devemos lembrar que o Hangouts também está presente para os usuários do Gmail gratuito. No entanto, a integração com as demais ferramentas e os recursos de compatibilidade do Hangouts Chat/Meet fazem do G Suite uma opção muito superior no quesito comunicação e integração com os membros de uma equipe.

Outros recursos presentes apenas no G Suite

Na hora de escolher entre Gmail ou G Suite, também é interessante estar atento aos recursos que estão presentes apenas no G Suite. Por se tratar de um serviço voltado para empresas de todos os tamanhos, o G Suite oferece algumas soluções realmente interessantes para o universo corporativo.

Alguns destes recursos já foram mencionados, como o Vault, que retém e protege as informações da empresa criadas dentro da plataforma. Mas existem muitos outros.

Confira abaixo a lista resumida com alguns dos recursos presentes apenas no G Suite (e que usuários gratuitos do Gmail não têm acesso):

  • Suporte técnico – Os administradores do G Suite têm acesso ao suporte técnico por telefone, chat ou e-mail, 24 horas por dia, sete dias por semana.
  • Pesquisa inteligente com o Google Cloud Search – os assinantes dos planos Business e Enterprise contam com um mecanismo de busca centralizado que pode localizar e-mails, documentos e diversos tipos de arquivos facilmente.
  • Central para gerenciamento de usuários – Os administradores do G Suite conseguem gerenciar diversos aspectos dos usuários do serviço, incluindo o nível de permissões. Também é possível acompanhar o tipo de uso que cada usuário faz da plataforma.
  • Criador de aplicativos App Maker – os usuários do planos Business e Enterprise podem utilizar o criador de aplicativos App Maker, que oferece diversos modelos de aplicativos e recursos que podem ser adaptados às necessidades da empresa.

Gmail ou G Suite: afinal, qual escolher?

Se você chegou até aqui, é bem provável que já tenha feito a sua escolha entre Gmail ou G Suite. Mas se você ainda tem dúvidas, talvez o resumo a seguir possa lhe ajudar.

De maneira resumida, se você trabalha sozinho, deseja manter seus custos baixos e não vê problema em utilizar um e-mail genérico (sem domínio personalizado), então provavelmente o Gmail vai lhe atender. Apesar de gratuita e com restrições, uma conta Google possui diversas das funcionalidades que um profissional moderno precisa: e-mail confiável, armazenamento em nuvem, software para criação de documentos, planilhas, apresentações e muito mais. Tudo isso a custo zero.

Agora, se você quer levar sua apresentação profissional para outro nível e/ou trabalha em equipe, talvez deva considerar o G Suite. Mesmo no plano Basic, a plataforma corporativa do Google oferece recursos incríveis para aumentar a sua produtividade e a eficiência do seu dia a dia.

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E se ficou com alguma dúvida que não esclareci aqui, deixe um comentário e terei prazer em ajudar!

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Designer, desenvolvedor web e um dos fundadores do Tudo Sobre Hospedagem de Sites. Entusiasta do WordPress e apaixonado por tecnologia em geral. Acredita que a internet pode transformar a vida das pessoas através do conhecimento. =)

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