Diversas ferramentas criadas pelo Google são usadas diariamente por milhões de pessoas em todo o mundo. É bem provável que você e seus colegas de trabalho utilizem regularmente serviços como o Gmail, Google Drive, Documentos, Planilhas etc. Além de trazerem muita facilidade na comunicação e compartilhamento de arquivos, os recursos do Google são indispensáveis para muitos profissionais e empresas.
Se muitas dessas ferramentas são gratuitas, por que alguém pagaria para usar estes serviços? Por muitas razões. O Google Workspace, que é a versão profissional dos aplicativos do Google, reúne os principais apps que a empresa oferece gratuitamente para uso pessoal (além de muitos outros), porém com diversos recursos extras. E se você está em dúvida se vale a pena, levantamos aqui 10 motivos para usar o Google Workspace, seja você um profissional freelancer ou uma empresa de qualquer tamanho.
Antes de continuar, te adianto que o Google Workspace pode levar o processo de colaboração para outro nível, trazendo agilidade e rapidez para os membros de uma mesma empresa ou qualquer outro tipo de interação, incluindo fornecedores e clientes. Confira os motivos a seguir.
1. Utilize um e-mail com domínio personalizado, ao invés de um Gmail genérico
O Google Workspace disponibiliza o Gmail Profissional como uma plataforma de e-mail. Em outras palavras, usando o domínio e a marca da empresa, o que confere bastante profissionalismo aos interlocutores. Com o Gmail gratuito, não é possível utilizar um e-mail como joao@empresa.com. Para os usuários do Gmail, a mudança se dá sem sobressaltos, uma vez que eles já estão familiarizados com o serviço de e-mail.
O espaço de armazenamento também é maior: começa em 30 GB no plano Starter, que já é o dobro do oferecido na modalidade gratuita, podendo ser ampliado nos planos superiores.
O Gmail incluído no Google Workspace oferece ainda outras vantagens, como a integração com o Google Meet, Google Chat e Agenda, tendo todos os membros da empresa como contatos previamente cadastrados. Indo além, é possível configurar dezenas de apps de terceiros ao Gmail, usando os complementos disponíveis no marketplace.
Para o empregador, as vantagens são muitas: é possível monitorar o consumo de dados e reter informações criadas dentro dos apps para fins de auditoria (veremos mais sobre isso adiante). Além disso, há a conveniência de criar alias, que são endereços de e-mail adicionais em uma mesma conta, e listas de distribuição de mensagens (grupos). A escalabilidade é outro ponto interessante para empresas: basta criar novos usuários à medida que o negócio se expande, sem a necessidade de ter que lidar com provisionamento de infraestrutura ou contratação de novos servidores.
Veja também: 10 recursos do Gmail Profissional para aumentar sua produtividade
2. Tenha espaço de sobra para armazenar arquivos no Google Drive
Cada usuário do Google Workspace tem acesso ao seu próprio Google Drive e pode armazenar arquivos ilimitados nos formatos do Google, como Documentos, Planilhas, Apresentações, Formulários e Sites. Para arquivos em diferentes formatos, o espaço de armazenamento é compartilhado com o Gmail e começa em 30 GB por usuário. Nos planos superiores, o espaço salta para 2 TB por usuário (plano Standard) ou 5 TB (plano Plus).
Setores de uma empresa podem se valer dos Drives de Equipe, que são espaços onde os membros do grupo têm acesso a todo o conteúdo. A vantagem dos Drives de Equipe, além da questão do compartilhamento, é que os arquivos presentes nele são de propriedade do grupo, e não de um indivíduo específico, como ocorre em documentos ou pastas compartilhadas no Google Drive. Esse funcionamento facilita bastante a adição ou remoção de usuários de um projeto ou time.
Outro ponto muito interessante é a possibilidade de usar o Drive para Computador, um programa que permite navegação e acesso ao Google Drive diretamente no explorador de arquivos do sistema operacional. Com o recurso de streaming presente no programa, os arquivos são carregados sob demanda e não ocupam espaço no computador do usuário. O Drive para computador está disponível para PC, Mac, Android e iOS.
3. Colabore em tempo real com múltiplos colegas
A colaboração entre membros de um mesmo time se tornou fundamental em tempos de trabalho remoto. O Google Workspace inclui ferramentas planejadas para eliminar a distância e as barreiras entre colaboradores e clientes.
A edição de documentos em tempo real é uma dessas funcionalidades que nos fazem pensar como vivemos tanto tempo sem tê-la. Múltiplos usuários podem editar um mesmo documento, com alterações feitas em tempo real e visualizadas por todos que estão acessando o arquivo. Todas as mudanças ficam gravadas no registro de alterações, sendo possível para os membros do time deixar comentários ou sugestões de ajustes.
Se necessário, os colegas ainda podem falar ao vivo usando o Google Meet, em chamadas de vídeo. As chamadas possuem a funcionalidade de compartilhamento de tela, o que facilita bastante a apresentação de um documento ou mesmo a interação simultânea sobre um recurso que está sendo compartilhado na tela de um usuário específico.
Para situações nas quais a interação por texto é mais adequada, há o Google Chat. Além da conversa propriamente dita, o serviço permite anexar outros recursos do Google Workspace em uma conversa, como arquivos, compromissos da agenda ou convites para reuniões no Meet.
Para agregar as diversas ferramentas de comunicação, há o Google Spaces. A ferramenta está disponível no Gmail e reúne em uma mesma tela as conversas de Chat, com possibilidade de adição de arquivos e delegação de tarefas para membros do mesmo espaço.
Veja também: Duet AI: como ativar e usar a inteligência artificial do Google Workspace
4. Faça videochamadas de até 24 horas ininterruptas com o Google Meet
Os usuários do Google Workspace não enfrentam problemas se uma reunião se estender por algumas horas. Enquanto a modalidade gratuita tem limite de apenas uma hora por chamada, a duração máxima por reunião na versão profissional é de 24 horas, o que podemos concordar ser bastante tempo para uma única chamada. Até mesmo usuários que não estão na frente do computador podem participar de uma reunião no Meet através de uma chamada telefônica ou pelo app.
A partir do plano Starter, até 100 pessoas podem participar da mesma reunião, que é o mesmo limite das contas Gmail gratuitas. Nos planos superiores esse limite sobe para 150 (Standard) e 500 (Plus), sendo possível gravar as chamadas a partir do plano Standard. A partir deste plano (Standard) também estão incluídos cancelamento de ruído, salas temáticas, enquetes, perguntas e respostas, entre outros recursos.
Veja também: Gmail ou Google Workspace: quais as diferenças e qual escolher?
5. Tenha controle sobre como seus funcionários e colaboradores usam e compartilham dados da empresa
O controle de todo o ecossistema de contas do Google Workspace está centralizado em um painel de controle exclusivo para os usuários da plataforma: o painel Google Admin. Nele, os administradores da conta podem adicionar ou remover usuários, definir limites de armazenamento, criar e-mails alternativos sem custos para usuários existentes (alias), entre muitos outros recursos.
Do ponto de vista da segurança dos dados, o painel Admin permite bloquear o acesso de apps de terceiros, exigir dupla autenticação para os membros da empresa, e até mesmo gerenciar remotamente dispositivos fornecidos pela empresa, como smartphones, tablets e navegadores. O Google Workspace também inclui escaneamento de e-mails avançado, permitindo que os administradores identifiquem potenciais ameaças de segurança.
Todos os apps existentes no Google Workspace podem ser gerenciados de forma central no painel. É possível, por exemplo, habilitar ou desabilitar determinados apps e definir políticas de compartilhamento de arquivos com pessoas de fora da organização.
6. Pesquise e retenha dados da empresa indefinidamente com o Google Vault
Os assinantes do plano Plus têm acesso ao Vault. Trata-se de uma ferramenta de retenção de dados que permite pesquisar e exportar conteúdos produzidos pelos membros da organização. Dentre os tipos de conteúdo que podem ser pesquisados e retidos, estão e-mails, documentos do Drive, conversas do Google Chat, Meet, grupos do Google, entre outros.
É uma ferramenta voltada principalmente para grandes empresas e geralmente usada para fins de auditoria, sendo possível recuperar dados mesmo de usuários que não fazem mais parte da organização.
7. Publique sites gratuitamente com o Google Sites
O famoso criador de sites Google Sites também está presente para os usuários do Google Workspace. É uma ferramenta muito útil para a criação de sites estáticos, seja para uso interno quanto externo.
Empresas de todos os portes podem usar o Google Sites para criar intranets, ou seja, uma rede interna de comunicação que somente os funcionários da empresa têm acesso. As permissões de compartilhamento podem ser definidas da mesma forma que se dá com os arquivos do Google Drive.
Igualmente, também é possível criar sites com domínio personalizados e disponibilizar o mesmo para o público em geral. Esta modalidade é bastante indicada para empresas que desejam criar um site institucional por conta própria. Com uma interface intuitiva e fácil de operar, o Google Sites elimina a necessidade de contratação de uma hospedagem ou de configurações avançadas de servidor. Veja aqui como criar um site no Google Sites.
Vale mencionar que o Google Sites é uma ferramenta gratuita e está disponível para qualquer usuário que possua uma conta Google. A diferença da versão incluída no Google Workspace é o gerenciamento de compartilhamento dos sites. Os administradores podem definir se os usuários têm permissão para publicar um site para o público em geral ou somente para os membros da empresa. Além disso, a configuração de domínios personalizados para um site deve ser autorizada e configurada por um administrador, ao contrário do que ocorre na versão gratuita, onde qualquer usuário pode configurar um domínio e publicar um site.
8. Integre o Google Workspace com dezenas de serviços de terceiros usando o Marketplace
Entre os motivos para usar o Google Workspace destaco a integração com apps de terceiros. Mesmo sendo uma plataforma repleta de recursos, é comum querer usar outras ferramentas para aumentar ainda mais a sua produtividade. Assim, o Google Workspace possui um marketplace próprio, que oferece uma seleção de ótimos aplicativos, prontos para serem integrados com os existentes na suíte de produtos.
Aqui vão alguns exemplos:
- Zoom: permite integrar reuniões no Zoom ao Gmail e ao Google Agenda.
- DocuSign: assine arquivos digitalmente. Compatível com o Documentos, Drive e Gmail.
- Dropbox: acesse e compartilhe arquivos do Dropbox diretamente no Gmail.
- Mailtrack: seja notificado quando o(s) destinatário(s) de um e-mail ler(em) a mensagem.
- Trello: a famosa ferramenta de gerenciamento de projetos pode ser integrada ao Gmail.
Vale mencionar que grande parte das integrações é oferecida gratuitamente. No entanto, alguns serviços podem ser cobrados pelos fornecedores do recurso em questão.
9. Use inteligência artificial para pesquisar e encontrar arquivos, documentos, e-mails e eventos
O Google Workspace se vale da inteligência artificial para localizar itens, como e-mails, arquivos e documentos, em seu sistema de busca interno. Dessa forma, mesmo estando no Drive, é possível localizar e-mails e eventos, e vice-versa.
Com o tempo, o sistema vai “aprendendo” a forma pela qual um usuário usa seus recursos. Através de um sistema de aprendizado de máquina, o serviço tenta “prever” os itens que desejam ser encontrados, o que facilita bastante seu uso no dia a dia.
Mas a inteligência artificial presente no Google Workspace não se limita às buscas. Ao escrever um e-mail, sugestões de preenchimento em tempo real são exibidas e agilizam bastante a criação de um e-mail. Da mesma forma, ao criar um evento que envolve várias pessoas, a agenda sugere dias e horários que estão vagos entre os diversos convidados.
10. Sincronize suas contas, documentos e apps em diversos dispositivos
Por ser baseado na nuvem, todos os dados e documentos de um usuário do Google Workspace ficam armazenados de forma segura nos servidores do Google. Assim, basta o usuário fazer login em sua conta do Workspace para ter acesso aos seus documentos, e-mails, agenda e demais serviços. Isso vale para qualquer dispositivo. Se por acaso um dispositivo apresentar um defeito e precisar ser substituído, não há necessidade de fazer nenhum tipo de migração de dados ou backup. Basta fazer o login em outro dispositivo e tudo estará lá.
É importante dizer que os apps do Google Workspace funcionam em qualquer navegador. No entanto, aqueles que optam por usar o Google Chrome possuem uma vantagem: é possível sincronizar o navegador entre diversos dispositivos. Assim, o usuário obtém uma experiência consistente em todos os dispositivos que utiliza, incluindo favoritos, senhas e histórico de navegação.
Agora que você conheceu 10 motivos para usar o Google Workspace, que tal fazer um teste? É possível usar o serviço gratuitamente por 14 dias, sem necessidade de configurar um cartão de crédito.
Para conhecer melhor as diferenças entre os planos Google Workspace, leia esta comparação. E se você já estiver certo sobre seu uso, antes de contratar, pegue aqui um cupom com 10% de desconto no Google Workspace para os primeiros 12 meses.
