Se você usa a internet como uma ferramenta de trabalho e não passou os últimos 10 anos em uma ilha deserta, provavelmente já ouviu falar do Google Drive, a ferramenta de armazenamento e compartilhamento de arquivos do Google. Lançado inicialmente como um recurso gratuito para qualquer pessoa com uma conta Gmail, o Google Drive evoluiu muito ao longo dos anos e se tornou ferramenta indispensável para profissionais e empresas.
A versão profissional do Google Drive está incluída em todos os planos do Google Workspace e, atualmente, é uma das ferramentas mais usadas no segmento, superando concorrentes como Dropbox e Microsoft OneDrive, segundo o site Statista, em janeiro de 2023.
Você está procurando por informações sobre a versão do Google Drive para empresas e deseja saber como essa modalidade pode te ajudar profissionalmente? Neste artigo, vou explicar como funciona e como ela pode melhorar a sua produtividade, segurança, e armazenamento de dados. Vamos ver também os principais recursos do Google Drive e as diferenças entre os planos e preços do serviço.
O que é Google Drive?
De maneira resumida, o Google Drive é uma plataforma de armazenamento, edição e compartilhamento de arquivos. Ele permite que você acesse, edite e compartilhe documentos de texto, planilhas, fotos ou qualquer outro tipo de arquivo com facilidade. Vale destacar que a edição de arquivos online permite que diversas pessoas colaborem em um mesmo documento, o que é especialmente útil em trabalhos de equipe. Falaremos mais sobre isso adiante.
Atualmente, o Google Drive tem como principal concorrente a Microsoft. Neste ponto, podemos destacar duas frentes principais: a suíte de programas de escritório — especialmente os editores de textos, planilhas e apresentações —, que concorre com o famoso pacote Office, e o serviço de armazenamento de arquivos na nuvem, que concorre com o OneDrive, de propriedade da criadora do Windows.
Vale destacar que é possível editar arquivos nativos dos programas da Microsoft, como Word, Excel e PowerPoint, diretamente no Google Drive e preservando o formato original. Ou seja, um arquivo nativo do Office pode ser editado pelo Google Drive e posteriormente pode ser aberto e editado pelo programa correspondente do pacote Office.
Como funciona o Google Drive para empresas?
O Google Drive para empresas funciona de duas maneiras básicas: no navegador ou integrado ao sistema operacional do usuário, que pode ser Windows, MacOS, Linux, Android e iOS. Portanto, em qualquer computador ou dispositivo que tenha acesso à internet, é possível utilizar o serviço.
Através do navegador é possível criar e editar documentos compatíveis com o Google Drive (textos, planilhas, apresentações, formulários e outros), bem como arquivos dos programas da família Office, da Microsoft. É possível ir além e instalar a integração com o sistema operacional do usuário. Nessa modalidade, o Google Drive vai funcionar como um HD adicional no computador do usuário, e qualquer arquivo que for inserido no mesmo será sincronizado com a nuvem do Google e estará disponível em todos os outros dispositivos do proprietário da conta.
É importante saber que o Google Drive para empresas é parte integrante do Google Workspace, estando presente em todos os planos do serviço. O Google Workspace é um pacote de ferramentas voltado para empresas e profissionais. Para usar o Google Drive profissional é necessário contratar qualquer um dos planos disponíveis no Google Workspace. Se estiver pensando em contratar o serviço, pegue aqui um cupom de desconto válido para o primeiro ano de assinatura.
Vale destacar que, além do Drive, o Google Workspace oferece uma infinidade de recursos, dentre os quais, podemos destacar o e-mail profissional — com domínio personalizado e a tecnologia do Gmail —, Videochamadas com o Meet com duração de até 24 horas por chamada (na versão gratuita o limite é de uma hora), controle de segurança e gerenciamento, dentre muitos outros recursos.
Para conhecer melhor o serviço, recomendo a leitura do review Google Workspace: recursos, planos e como usar este serviço profissional.
Veja também: 10 motivos para usar o Google Workspace (para profissionais e empresas)
Diferenças entre o Google Drive gratuito e o profissional
À primeira vista, o Google Drive em sua modalidade gratuita possui um funcionamento semelhante ao das versões profissionais, porém é mais voltado para o uso pessoal. Ele permite armazenar e editar arquivos e sincronizar os mesmos entre diversos dispositivos. No entanto, o Google Drive para empresas possui algumas diferenças significativas com relação à sua versão gratuita, assim como ocorre com o Gmail Profissional. Vamos conhecer as principais agora.
A primeira grande diferença diz respeito ao espaço de armazenamento. Enquanto o Google Drive gratuito oferece 15 GB, a versão para empresas começa em 30 GB por usuário, podendo chegar a 5 TB por usuário, ou até mesmo ilimitado no plano superior.
Quanto ao compartilhamento de arquivos, na modalidade gratuita, um determinado arquivo pode ser compartilhado com qualquer pessoa que o proprietário do mesmo autorizar. No Google Drive para empresas isso também pode ser feito. No entanto, o administrador da conta pode definir regras para o compartilhamento com usuários que não façam parte da organização. Ele também consegue visualizar quantos arquivos cada usuário está compartilhando com membros que não fazem parte da empresa, o que pode ser bastante útil quando existem informações sensíveis que precisam ser protegidas.
Veja também: 10 recursos do Gmail Profissional para aumentar sua produtividade
Levando a questão da segurança para um nível acima, nos planos superiores do Google Workspace há um recurso chamado Vault. Ele permite pesquisar e reter documentos, e-mails, conversas de chat e mensagens trocadas em grupos de qualquer membro da equipe por um período pré-determinado pelo administrador. O Vault é uma ferramenta voltada para auditoria e pode ser especialmente útil em casos específicos.
Outro recurso interessante e que só está disponível na versão profissional do Google Drive são os Drives de Equipe. Essa ferramenta foi criada para otimizar o compartilhamento de múltiplos arquivos entre os membros de uma empresa. Ao criar um Drive de equipe, é possível definir os usuários que terão acesso ao mesmo. Qualquer arquivo inserido no Drive de Equipe pertence à equipe, e não a um usuário específico. Dessa forma, todos podem colaborar de maneira organizada, sem a necessidade de conceder acesso à determinada pasta que foi criada originalmente apenas no Drive de um usuário.
A versão para empresas possui ainda um Marketplace, pelo qual é possível realizar a integração de centenas de complementos ao Google Drive. Um exemplo interessante de integração é o Docusign, que permite realizar a assinatura de documentos digitalmente. Veja outros exemplos no Marketplace do Google Workspace.
Por último e não menos importante, podemos destacar o suporte técnico do Google Drive para empresas, algo que não existe na versão gratuita. Os administradores da conta podem obter suporte em português, 24 horas por dia, via chat ou telefone.
Recursos do Google Drive para empresas
O Google Drive possui tantos recursos que um único artigo não seria suficiente para descrevê-los todos. No entanto, vamos conhecer alguns dos principais a seguir.
Armazenamento de arquivos na nuvem em qualquer formato e sem ocupar espaço no computador
É possível armazenar arquivos em qualquer formato dentro do Google Drive. Mesmo que determinada extensão de arquivo não seja compatível com os arquivos nativos da suíte de programas, o serviço é, primariamente, de armazenamento. Sendo assim, um usuário pode armazenar qualquer tipo de arquivo no serviço. Para tal, basta fazer o upload do mesmo usando o navegador ou inserir o mesmo na pasta correspondente através da versão instalada do Drive.
Como mencionamos anteriormente, o Google Drive funciona como uma espécie de HD (disco rígido) extra em computadores. Basta inserir um arquivo dentro do Drive criado pelo programa em seu computador e pronto: em poucos segundos ou minutos (a depender do tamanho do arquivo) o mesmo estará disponível na nuvem do Google Drive, podendo ser acessado a partir de qualquer outro dispositivo.
Agora um ponto que merece destaque: o Google Drive instalado em computadores oferece a opção de armazenamento por streaming. Isso significa que todos os arquivos existentes no Google Drive do usuário são visíveis e podem ser acessados através de explorador de arquivos, como por exemplo o Windows Explorer ou o Finder, para usuários do Mac. Com essa função, uma vez adicionados ao Drive, os arquivos são enviados para a nuvem e não ocupam espaço no disco rígido do computador. Sempre que o usuário precisar abrir um arquivo, será feito o streaming do mesmo, que abrirá normalmente.
Esse é um aspecto especialmente interessante para usuários que precisam economizar espaço no HD. A desvantagem desse modo de funcionamento é a necessidade de uma conexão de internet ativa para carregamento do arquivo. No entanto, isso pode ser contornado, bastando o usuário indicar que deseja o arquivo ou pasta em questão armazenado também no computador.
Veja também: Duet AI: como ativar e usar a inteligência artificial do Google Workspace
Edição de arquivos e colaboração em tempo real
O recurso de edição em tempo real permite que dois ou mais usuários possam editar um único arquivo simultaneamente. É possível ver as mudanças e inserções de outros usuários em tempo real. Esse funcionamento representou uma grande mudança de paradigma no uso de programas clássicos de escritório. Antes desta função existir, para que duas pessoas colaborassem em um mesmo documento, era necessário enviar uma cópia do mesmo por e-mail para o(s) colaborador(es), o que muitas vezes resultava em diversas cópias de um mesmo arquivo.
Com o Google Drive, temos a certeza de que todos os envolvidos estão alterando e atualizando o mesmo documento. Todas as mudanças são salvas automaticamente, sendo possível identificar as alterações realizadas por cada usuário — através do recurso de controle de alterações. Se necessário, é fácil desfazer mudanças ou restaurar completamente versões anteriores do documento.
Além do recurso de edição, a colaboração também pode se dar através de sugestões de alteração, que precisam ser aprovadas pelo editor. É possível, ainda, inserir comentários em qualquer parte do documento, incluindo a possibilidade de atribuir um determinado comentário a um usuário específico. Posso afirmar sem sombra de dúvidas que o Google Drive é uma das plataformas de colaboração mais completas da atualidade — senão a mais completa.
Vale mencionar que a edição de arquivos em tempo real é um recurso original do Google Drive e que foi posteriormente inserida (copiada, talvez?) pelos concorrentes, como o Microsoft Office (atualmente Microsoft 365).
Veja também: Vantagens de trocar o Gmail gratuito pela versão profissional
Compartilhamento de pastas e arquivos a partir de uma conta sob o domínio da sua empresa
Ao compartilhar um arquivo ou pasta no Google Drive para empresas, o e-mail do remetente será sempre um e-mail dentro do domínio da empresa. Dessa forma, a pessoa que está sendo convidada para colaborar ou visualizar um arquivo, verá que o proprietário do mesmo é o nome@empresa.com. Isso confere mais credibilidade e reforça a força da marca em questão. Este aspecto é especialmente interessante quando estamos lidando com clientes ou fornecedores de fora da empresa.
Na versão gratuita do Google Drive, o remetente será um endereço do tipo Gmail, como por exemplo beltrano1234@gmail.com. Seja para profissionais autônomos ou para empresas de todos os portes, ter um domínio próprio pode transmitir mais confiança aos interlocutores.
Isso ocorre porque, para utilizar o Google Drive para empresas é necessário contratar um dos planos do Google Workspace. E, para tal, é condição fundamental ter um domínio personalizado.
Quer saber onde registrar um domínio? Veja aqui uma seleção das melhores empresas de registro de domínio no Brasil.
Pesquisa de documentos baseada em inteligência artificial
A entrega de resultados de pesquisa sempre foi uma especialidade do Google, sendo inclusive o que levou a gigante de Mountain View à posição de uma das maiores empresas de tecnologia do mundo. Dito isso, não podemos esperar pouco da ferramenta de buscas dentro do Google Drive.
O Google Drive usa inteligência artificial para “aprender” e “prever” os documentos e pastas procurados pelo usuário, levando frações de segundo para apresentar os resultados. Dessa forma, cada vez que uma busca é realizada, o sistema vai se aperfeiçoando e entregando resultados melhores. A busca do Google Drive também pesquisa textos dentro de documentos, incluindo arquivos no formato PDF.
Nas versões mobile e no navegador, o serviço ainda exibe sugestões de documentos baseadas no comportamento do usuário.
Os usuários que não são muito fanáticos por organização de pastas e arquivos podem ficar tranquilos: nada escapa ao sistema de buscas do Google Drive. 😉
Acesso aos arquivos em qualquer dispositivo ou sistema operacional
Os usuários do Google Drive podem acessar e/ou editar os arquivos existentes no Drive usando qualquer dispositivo ou sistema operacional. Veja abaixo a lista dos principais sistemas operacionais e o tipo de acesso:
- Computador com Windows: acesso via navegador ou programa instalado (integrado com o Windows Explorer).
- Computador com MacOS: acesso via navegador ou programa instalado (integrado com o Finder).
- Computador com Linux: acesso via navegador ou programa instalado (programas não-oficiais, criados e mantidos pela comunidade).
- Smartphone ou tablet com Android: acesso via navegador ou app.
- Smartphone ou tablet com iOS: acesso via navegador ou app.
Aqui vale mencionar que os programas instalados em computadores (Windows e Mac) possuem a opção de sincronizar qualquer pasta existente no mesmo. Por padrão, o Google Drive cria um diretório virtual, que funciona como uma espécie de HD externo. No entanto, o usuário pode escolher qualquer outra pasta do computador para ser sincronizada com o Google Drive. Por exemplo, além do diretório padrão do Google Drive, é possível incluir a pasta de Documentos, Fotos e Vídeos do Windows (ou qualquer outra que o usuário desejar). Na versão web do Google Drive (navegador), estas pastas podem ser localizadas na aba “Computadores”.
A edição de arquivos compatíveis com o Google Drive (documentos de texto, planilhas, apresentações e sites criados com o Google Sites — além dos formatos do Microsoft Office) pode ser feita através do navegador ou app para dispositivos móveis.
E para aqueles que estão preocupados com a necessidade de uma conexão com a internet para acessar os arquivos, vale ressaltar que é possível editar os arquivos sem uma conexão ativa. Para isso, é necessário habilitar a função de edição offline. As alterações serão sincronizadas com a nuvem assim que a conexão com a internet for restabelecida.
Drives de equipe
A partir do plano Standard, está disponível a criação de Drives de Equipe ou Drives compartilhados. Essa função foi criada para que as equipes de determinada empresa possam criar e colaborar arquivos em um ambiente compartilhado, sem a necessidade de compartilhar uma pasta ou arquivo específico.
Nessa modalidade, os arquivos e pastas criados dentro de um Drive de Equipe pertencem à equipe, e não a um indivíduo específico. Para conceder ou remover o acesso, basta adicionar um usuário ao Drive de Equipe correspondente. Uma das grandes vantagens desse formato, é que, no caso eventual da remoção de um usuário da equipe, os arquivos criados por ele permanecem no Drive, o que não ocorre em uma pasta compartilhada tradicionalmente (se o usuário que criou a pasta for removido, os arquivos são removidos junto com o usuário).
Também é interessante mencionar que, assim como ocorre no Google Drive padrão, determinado arquivo pertencente a um Drive de Equipe pode ser compartilhado pontualmente com pessoas de fora da organização. Para isso, basta que o administrador do Drive de Equipe conceda o acesso.
Além disso, da mesma forma como ocorre no Drive, é possível restringir o tipo de acesso de determinado usuário aos Drives de Equipe. Por exemplo, determinado usuário pode ter apenas permissão de leitura e comentários em um Drive de Equipe, enquanto outros podem ter a capacidade de criar e editar arquivos.
Quanto custa o Google Drive para empresas?
O Google Drive para empresas está incluído no Google Workspace e não pode ser contratado separadamente. Portanto, o custo do serviço está atrelado aos planos deste último.
São quatro os planos disponíveis no Google Workspace, começando em R$ 28/mês por usuário, no plano Starter. O plano superior, Enterprise, é indicado apenas para grandes empresas e o seu custo não é divulgado pelo Google, sendo necessário entrar em contato com a equipe de vendas para tal. Antes de contratar um dos planos do Google Workspace, pegue um cupom e garanta 10% de desconto no primeiro ano da assinatura.
Veja abaixo a comparação dos recursos básicos dos 3 principais planos do Google Workspace:
| Google Workspace | |||
|---|---|---|---|
| Planos | Starter | Standard | Plus |
| Espaço/usuário | 30 GB | 2 TB | 5 TB |
| Gmail profissional | Sim | Sim | Sim |
| Google Drive | Sim | Sim | Sim |
| Documentos, planilhas e apresentações | Sim | Sim | Sim |
| Google Agenda | Sim | Sim | Sim |
| Videoconferência | Sim (até 100 participantes) | Sim (até 150 participantes + gravação) | Sim (até 500 participantes + gravação) |
| Drives de Equipe | Não | Sim | Sim |
| Vault (auditoria e retenção) | Não | Não | Sim |
| Preço/usuário/mês | R$ 28 Ver plano | R$ 70 Ver plano | R$ 105 Ver plano |
Para ver mais detalhes sobre as funcionalidades e capacidades de cada plano, acesse o site do Google Workspace.
Google Drive para empresas vale a pena?
O Google Drive, que é parte integrante da suíte de serviços e aplicativos Google Workspace, é uma ferramenta incrível de colaboração e produtividade. Usada por milhares de empresas e profissionais em todo o mundo, o serviço oferece uma miríade de ferramentas indispensáveis para profissionais autônomos e empresas de todos os portes.
E se você ainda está em dúvida se vale a pena contratar a suíte de programas para o seu negócio, deixe um comentário e vamos te ajudar! Se estiver interessado em conhecer o serviço, teste gratuitamente o Google Workspace por 14 dias ou resgate um cupom e obtenha 10% de desconto durante o primeiro ano de assinatura.
