Zoho Mail: Recursos, Preços e Como Usar (Review)

Escolher o serviço de e-mail ideal para sua empresa pode ser um desafio, especialmente com tantas opções disponíveis no mercado. Entre as alternativas populares, o Zoho Mail se destaca por sua proposta de ser uma solução completa e acessível para empresas de todos os tamanhos.

Com uma interface limpa, recursos robustos e planos com ótimo custo-benefício, o Zoho Mail pode atender desde empreendedores individuais até grandes equipes. Mas será que ele realmente entrega o que promete?

Sou usuário do Zoho Mail há vários anos, bem como de seus principais concorrentes (Google Workspace e Microsoft 365). Assim, pude experimentar na prática os pontos fortes e fracos do serviço e identificar as vantagens de cada um deles. Indico o Zoho Mail de olhos fechados para qualquer pessoa que está buscando um e-mail profissional confiável e seguro. Ele apresenta muitas vantagens em comparação com outras empresas que oferecem o serviço a um preço bem competitivo.

Ao longo deste artigo vou entrar em detalhes sobre a plataforma e seus recursos, então se você quer saber se ela é ideal para o seu negócio, me acompanhe.

O que é o Zoho Mail

Zoho Mail é uma plataforma de e-mail voltada principalmente para empresas e profissionais, oferecendo um serviço de e-mail confiável e sem anúncios. Desenvolvida pela Zoho Corporation, uma empresa indiana conhecida por sua suíte de softwares para negócios, o Zoho Mail faz parte do ecossistema Zoho Workplace, que inclui ferramentas de produtividade como processadores de texto, planilhas, gerenciamento de arquivos, entre outros. 

No entanto, ao contrário de alguns concorrentes famosos, que só permitem levar o e-mail junto com a suíte completa de aplicativos (me refiro ao Google Workspace e Microsoft 365), o serviço de e-mail do Zoho pode ser contratado separadamente.

Recém-chegada ao Brasil (ela aterrissou no país oficialmente em 2021), a Zoho ainda está se tornando conhecida por aqui. Mas a verdade é que essa empresa global já acumula mais de 25 anos de existência. Em todo o mundo, há mais de 100 milhões de usuários atendidos pela Zoho, que tem em seu portfólio clientes como Renault, Netflix, HP, Amazon e Facebook. Em suma, estamos falando de uma empresa de tecnologia de grande porte.

Uma das premissas do serviço é fornecer uma alternativa confiável e acessível aos grandes provedores de e-mail, como Microsoft e Google. Nesse quesito, o Zoho Mail se diferencia principalmente pelo custo-benefício, como veremos mais adiante no artigo. Também podemos destacar o aspecto da privacidade e segurança, que inclui recursos robustos de criptografia e que estão em conformidade com os padrões vigentes de proteção de dados. Além disso, a plataforma oferece integração nativa com outros aplicativos da Zoho, como Zoho CRM, Zoho Projects, e Zoho Meeting, o que facilita a criação de um ambiente de trabalho integrado e eficiente. Vale lembrar que a contratação dos demais serviços deve ser feita separadamente.

Assim como esperado em qualquer serviço de e-mail profissional, o Zoho Mail permite a criação de endereços de e-mail personalizados com o domínio do cliente, o que reforça a marca e profissionaliza a comunicação. A interface do Zoho Mail é moderna e intuitiva, projetada para ser funcional tanto para usuários básicos quanto para administradores de TI que gerenciam várias contas.

Além das funcionalidades básicas de envio e recebimento de e-mails, o Zoho Mail inclui recursos como agenda, contatos, tarefas e anotações integradas, permitindo que os usuários centralizem suas atividades diárias em uma única plataforma.

Prós e contras do e-mail da Zoho

Planos e Preços (ótimo custo-benefício comparado com a concorrência)

A Zoho tem escritório no Brasil há alguns anos e seus planos podem ser pagos em Real, o que durante muito tempo não foi possível. 

Os planos pagos são bem acessíveis e começam em R$ 5 mensais por usuário, o que é um preço bem atrativo, especialmente quando comparado com a concorrência. Há também uma modalidade gratuita, porém com algumas limitações, então recomendo apenas para quem não tem condições de contratar um plano pago (veja aqui como contratar o plano gratuito do Zoho).

Confira abaixo um comparativo dos planos pagos do Zoho Mail.

*Para configurar o e-mail em programas de terceiros, como apps ou programas instalados no computador. 
**Além do e-mail, inclui a suíte de aplicativos Zoho Workplace, que explico a seguir.

A Zoho oferece o serviço de e-mail separadamente ou dentro da suíte de aplicativos, batizada de Zoho Workplace. Este último é um produto que compete diretamente com o Google Workspace e com o Microsoft 365, pois inclui, além do e-mail profissional, uma suíte de aplicativos com armazenamento em nuvem (Drive), textos, planilhas e apresentações, chat e videoconferência, além de uma intranet para a colaboração da equipe. Tudo isso por um preço bem mais acessível do que seus famosos concorrentes.

Para saber mais, visite o site do Zoho Mail.

Para quem o Zoho Mail é indicado?

O Zoho Mail é indicado para vários perfis de usuários, desde profissionais autônomos até empresas dos mais variados tamanhos. Pessoalmente, enxergo o Zoho Mail como uma opção de baixo custo e ótimo serviço (estável e seguro). Dentre as opções de e-mail profissional disponíveis no mercado, eu certamente recomendaria o Zoho Mail para quem precisa de um serviço robusto e não quer lidar com o alto custo de seus principais concorrentes, como Google Workspace e Microsoft 365. Dito isso, vamos aos principais pontos dessa recomendação.

Para pequenas e médias empresas (PMEs), que buscam uma solução de e-mail profissional sem comprometer o orçamento, o Zoho Mail é uma ótima escolha. Com planos acessíveis e funcionalidades que atendem às necessidades diárias de comunicação e colaboração, ele permite que empresas menores criem endereços de e-mail personalizados com seu próprio domínio, reforçando a identidade da marca.

Para profissionais que precisam de um e-mail confiável e sem anúncios, o plano gratuito do Zoho Mail pode ser uma boa opção para começar. Nesse caso, apenas o custo do domínio, que gira em torno de R$ 40 anuais, dependendo da extensão, já pode fazer uma grande diferença na imagem do profissional perante seus clientes. Veja aqui nosso tutorial sobre como configurar uma conta gratuita.

Para aqueles que desejam mais recursos e integrações, o plano pago custa a partir de R$ 5 por mês, e continua valendo muito a pena. A interface simples e a integração com outras ferramentas da Zoho permitem manter tudo organizado em um único lugar, facilitando a gestão de clientes e projetos.

Empresas com equipes maiores também se beneficiam do Zoho Mail devido à sua capacidade de escalar conforme a organização cresce. Com recursos avançados de gerenciamento de usuários e controle de acesso, é fácil adicionar ou remover endereços à medida que a equipe cresce ou algum colaborador deixa de fazer parte da empresa.

Para empresas que já utilizam outras ferramentas da Zoho, como o Zoho CRM, Zoho Projects, ou Zoho Books, o Zoho Mail é uma escolha que faz bastante sentido. A integração nativa entre os aplicativos facilita a gestão de negócios e melhora a eficiência, pois permite que as informações fluam facilmente entre diferentes áreas da empresa.

O Zoho Mail também é uma excelente opção para instituições educacionais e organizações sem fins lucrativos (ONGs), que podem se beneficiar de planos especiais e descontos oferecidos pela Zoho. Essas organizações, que muitas vezes operam com orçamentos restritos, podem utilizar a plataforma para gerenciar a comunicação interna e externa de forma eficiente e segura.

E, finalmente, para aqueles que buscam uma suíte completa de aplicativos (drive, textos, planilhas, videoconferência e intranet), o Zoho Workplace é uma ótima alternativa aos famosos Google Workspace e Microsoft 365. O serviço, que inclui e-mail, pode ser contratado a partir de R$ 12 por mês, por usuário. Bem mais barato do que seus concorrentes.

Principais recursos do Zoho Mail

O Zoho Mail inclui recursos que vão além do simples envio e recebimento de e-mails, como agenda, livro de contatos, tarefas, notas, marcadores e recursos de agendamento. Separamos alguns dos principais a seguir.

Endereço de e-mail personalizado

Uma das características mais importantes do Zoho Mail é a possibilidade de criar endereços de e-mail personalizados, usando o domínio da empresa. Por exemplo, ao invés de ter um e-mail como financeiro.minhaempresa@gmail.com, com o Zoho Mail você poderia criar um endereço no formato financeiro@minhaempresa.com.br. Isso não apenas confere um aspecto mais profissional às comunicações, mas também ajuda a fortalecer a identidade da marca. Isso sem contar com uma maior segurança e controle das contas de e-mail por parte da empresa.

Interface limpa e sem anúncios

Ao contrário de outros serviços de e-mail, o Zoho Mail oferece uma interface completamente livre de anúncios, mesmo nos planos gratuitos. Isso garante uma experiência de usuário mais limpa e sem distrações, o que é especialmente valioso para quem utiliza o e-mail como uma ferramenta de trabalho.

Segurança de ponta

A Zoho trata com seriedade a segurança das informações armazenadas em seus servidores, bem como a proteção das informações contidas em trocas de mensagens com terceiros. Para isso, utiliza criptografia de ponta a ponta e conformidade com regulamentações internacionais de proteção de dados, como o GDPR e o LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados brasileira). Além disso, oferece autenticação de dois fatores (2FA) e proteção contra phishing e spam, garantindo que os dados da empresa permaneçam seguros.

Aplicativos da suíte Workplace (com limitações)

Os clientes do Zoho Mail têm acesso a uma versão gratuita e individual do Zoho Workplace. Essa versão possui limitações de espaço (5 GB por usuário) e de integração (não é possível integrar alguns recursos com outros membros da equipe). Ainda assim, é interessante, pois o acesso básico ao Workplace já permite ao usuário armazenar e editar arquivos online, fazer gravações de tela (screencast) e até mesmo integrar o serviço com o ChatGPT.

Agenda, tarefas e outros recursos

O Zoho Mail possui agenda integrada, o que permite marcar reuniões, criar eventos e compartilhar compromissos com colegas de trabalho. Além disso, o recurso de tarefas facilita a gestão de atividades, permitindo que os usuários criem, atribuam e acompanhem o progresso de suas tarefas diretamente da interface de e-mail.

Para facilitar a organização da caixa de entrada, o Zoho Mail oferece ótimas ferramentas de filtragem e automação. Os usuários podem criar filtros e regras personalizadas para classificar automaticamente os e-mails, marcar mensagens importantes e definir alertas para determinadas ações, ajudando a manter a caixa de entrada organizada.

O Zoho Mail também permite que os usuários criem pastas e marcadores personalizados para organizar seus e-mails de acordo com suas necessidades. Esse recurso é especialmente útil para quem lida com grandes volumes de e-mails ou precisa gerenciar várias categorias de correspondência.

O acesso offline permite que, mesmo sem conexão à internet, os usuários do Zoho Mail possam acessar seus e-mails, ler e-mails antigos e compor novas mensagens, que serão enviadas assim que a conexão for restabelecida. Essa funcionalidade é particularmente útil para profissionais que viajam ou trabalham em áreas com conectividade limitada.

Para empresas que precisam gerenciar várias contas de e-mail, o Zoho Mail oferece um painel de administração robusto. Os administradores podem criar, deletar e gerenciar contas de usuário, aplicar políticas de segurança, monitorar o uso de e-mail e configurar permissões de acesso de forma centralizada.

O Zoho Mail ainda oferece armazenamento em nuvem para anexos e arquivos, com integração direta ao Zoho Docs. Isso facilita o envio, armazenamento e compartilhamento de documentos diretamente pelo e-mail, sem a necessidade de usar serviços de terceiros.

Funcionalidades exclusivas do Zoho (e que valem a pena)

Algumas funcionalidades são exclusivas do Zoho Mail e não são encontradas em nenhum outro serviço da concorrência, como por exemplo a capacidade de iniciar conversas a partir de um e-mail ou até mesmo compartilhar uma mensagem específica com outros membros da organização. Tudo isso sem a necessidade de encaminhar o e-mail, o que torna esse recurso interessante sob vários aspectos.

Além disso, também é possível realizar ações a partir de uma mensagem de e-mail, como criar um lembrete, uma tarefa, adiar a mensagem ou criar um link para compartilhar a mensagem com terceiros.

Para clientes vindos de outros serviços, o Zoho Mail oferece ferramentas de migração que permitem a transição de outros provedores de maneira rápida e sem complicações. Isso inclui suporte para migração de e-mails, contatos e calendários de serviços como Google Workspace, Microsoft 365 e outros provedores IMAP.

Aplicativos dedicados para dispositivos móveis e desktop também são oferecidos pela Zoho, permitindo que os usuários acessem suas contas de e-mail em qualquer lugar. A interface dos aplicativos é otimizada para uma experiência consistente e eficiente, seja em smartphones, tablets ou computadores.

Esses recursos combinados fazem do Zoho Mail uma solução poderosa e completa para a comunicação empresarial. Seja para pequenas empresas ou grandes organizações, o Zoho Mail oferece as ferramentas necessárias para manter a comunicação eficiente, segura e organizada.

Painel de administração do Zoho Mail

Antes de ter acesso ao serviço de e-mail propriamente dito, o usuário recebe um acesso de administrador, onde deve fazer as configurações iniciais, como por exemplo, a conexão com um ou mais domínios e a criação de usuários.

O painel de administração do Zoho é fácil de interpretar e de usar para realizar o gerenciamento de contas e recursos dentro da organização. Os administradores têm controle total sobre as contas de e-mail, permissões de usuários e políticas de segurança.

Dentre as principais funções, podemos destacar o gerenciamento de usuários como sendo uma das mais importantes. É possível adicionar, editar ou excluir contas de e-mail de forma centralizada. Da mesma forma, definir permissões e funções específicas para cada usuário também é possível.

Na aba Domínios é possível incluir e configurar o(s) domínio(s) da sua empresa, etapa fundamental para o uso de endereços de e-mail profissionais.

Entre outras funções estão a definição de políticas de segurança, como autenticação de dois fatores (2FA), proteção contra phishing e controle de acesso, recursos esses voltados para garantir a segurança das contas.

Em destaque, na página inicial do painel, está o monitoramento geral do uso do serviço. O dashboard permite visualizar estatísticas de tráfego de e-mails, a quantidade de usuários e licenças, entre outras informações relevantes para a administração.

Outros recursos, como a criação de grupos de e-mail e migração de dados também estão ao alcance do administrador neste painel.

Webmail: interface e configuração de programas de e-mail

A interface do webmail do Zoho Mail é limpa e fácil de usar, sendo adequada tanto para usuários iniciantes quanto avançados. O layout é organizado em painéis, onde os usuários podem acessar rapidamente outros recursos além das mensagens, como agenda, tarefas, contatos e outros.

A caixa de entrada é configurável, permitindo que os usuários personalizem a visualização com modos como lista ou conversa. Além disso, há funcionalidades adicionais integradas, como um painel de leitura rápida, busca avançada, filtros e marcadores, que ajudam a gerenciar grandes volumes de e-mails de forma eficiente. O Zoho Mail também possui alguns recursos interessantes para colaboração, geralmente não encontrados em outros serviços similares. É possível, por exemplo, criar um link para um determinado e-mail e escolher com quem compartilhar a mensagem.

Para aqueles que desejam acessar o e-mail usando programas instalados no computador ou em smartphones, o serviço atende plenamente esse tipo de uso. Configurar o Zoho Mail em dispositivos como computadores desktop e smartphones é um processo simples, e a plataforma oferece suporte para diversos clientes de e-mail, como Outlook, Thunderbird ou Apple Mail.

No caso de computadores desktop e notebooks, a instalação pode ser realizada independente do sistema operacional, seja Windows, macOS ou Linux. Para isso, basta escolher o seu cliente de e-mail preferido e realizar a configuração via IMAP ou POP3. Para isso, acesse as configurações do cliente de e-mail e insira as credenciais da conta Zoho (servidores de entrada e saída de e-mails — IMAP/POP3 e SMTP). As informações de servidor podem ser encontradas no painel de administração ou na central de ajuda do Zoho (veja aqui como configurar o protocolo IMAP).

Saiba mais: POP, IMAP e SMTP: qual usar para configurar o e-mail?

No caso de dispositivos móveis, como tablets e smartphones, o Zoho Mail oferece aplicativos dedicados para iOS e Android. Basta baixar o app Zoho Mail na App Store ou no Google Play, inserir suas credenciais e o e-mail será sincronizado automaticamente. Alternativamente, é possível configurar o Zoho Mail no app de e-mail nativo do dispositivo utilizando os mesmos protocolos IMAP ou POP3.

Essa flexibilidade garante que os usuários possam acessar seus e-mails com facilidade em qualquer dispositivo, mantendo a sincronização em tempo real.

Vale lembrar que a configuração do Zoho Mail em programas clientes de e-mail só está disponível nos planos pagos. O plano gratuito permite o acesso apenas via webmail ou pelo app próprio do Zoho Mail.

Níveis de suporte técnico do Zoho Mail

O suporte técnico é um aspecto importante ao escolher uma plataforma de e-mail, especialmente para empresas que dependem desse serviço para comunicação diária. No caso do Zoho Mail, a empresa oferece diferentes níveis de suporte técnico, adaptados às necessidades de seus usuários, variando conforme o plano contratado.

Para os usuários que optam pelos planos gratuitos ou de entrada (Mail Lite), o Zoho Mail oferece suporte técnico básico. Este nível de suporte inclui acesso à base de conhecimento, onde é possível encontrar artigos, tutoriais e guias para as principais funcionalidades e soluções para problemas comuns. A base de conhecimento é extensa e bem detalhada, sendo possível usá-la como o único guia para as configurações necessárias do serviço. Os usuários também têm acesso ao fórum da comunidade Zoho, onde podem interagir com outras pessoas e compartilhar problemas e soluções.

Os planos pagos do Zoho Mail oferecem suporte técnico em português via e-mail, permitindo que os usuários entrem em contato direto com a equipe de suporte da Zoho para resolver problemas específicos. As respostas costumam ser rápidas, geralmente dentro de 24 horas, e as soluções fornecidas são detalhadas e direcionadas para resolver o problema informado. Esse suporte é ideal para questões que não exigem uma resposta imediata ou para problemas menos urgentes.

Para empresas que necessitam de um suporte mais robusto, o Zoho Mail oferece opções de suporte 24 horas por dia, disponíveis nos planos superiores (Workplace e Mail Premium). Este suporte inclui atendimento telefônico, permitindo que os usuários entrem em contato diretamente com os técnicos da Zoho para resolver problemas complexos ou urgentes. Vale mencionar que o suporte telefônico não está disponível em português, apenas em inglês e outros idiomas (veja a lista completa aqui) e há uma cobrança pela ligação (o número não é gratuito).

Para empresas que estão migrando para o Zoho Mail de outro provedor, o suporte técnico oferece assistência especializada durante o processo de migração. Isso inclui ajuda para transferir e-mails, contatos e calendários de outros serviços, como Google Workspace e o Microsoft 365, garantindo que a transição seja feita de forma suave e sem perda de dados. Veja mais detalhes sobre a migração de outros serviços para o Zoho Mail aqui.

Afinal, o Zoho Mail vale a pena?

Para usuários individuais e empresas que buscam por um serviço de e-mail robusto e confiável, com recursos adicionais de compartilhamento e colaboração, o Zoho Mail certamente é uma ótima escolha. O plano gratuito pode ser interessante para aqueles que buscam um e-mail com domínio personalizado e não se importam em usar o webmail ou o app do Zoho para a troca de mensagens. No entanto, para ter acesso a todos os serviços e configurar o e-mail em outras plataformas, os planos pagos são uma ótima pedida, com preços a partir de R$ 5 por mês, por usuário.

Quando comparado com serviços de e-mail profissional oferecidos por empresas de hospedagem, o Zoho Mail leva vantagem, pois o serviço de envio e recebimento é robusto e não sofre com eventuais “gargalos” de envio e de recebimento. Quem utiliza serviços de e-mail de empresas de hospedagem sabe que, em alguns momentos, uma mensagem pode sofrer atrasos na entrega e recebimento, devido à limitações na quantidade de e-mails enviados por hora em cada servidor. Nesse ponto, o Zoho Mail se equipara aos seus maiores concorrentes (Google e Microsoft), oferecendo entrega e recebimento de mensagens sem atraso.

E mesmo para aqueles que buscam recursos específicos, como os oferecidos pelo Google Workspace ou Microsoft 365 (Drive, Docs, Planilhas, entre outros), o Zoho Workplace pode ser uma opção bastante em conta. O plano que inclui esses recursos custa a partir de R$ 12, enquanto seus concorrentes custam quase R$ 30 por usuário por mês.

Quer saber mais? Visite o site do Zoho Mail e fique por dentro dos detalhes deste ótimo serviço de e-mail.

Publicação: 04/09/2024

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