POP, IMAP e SMTP: qual usar para configurar o e-mail?

Novas formas e canais de comunicação parecem se multiplicar no momento tecnológico em que vivemos. No entanto, o e-mail segue firme e forte como um dos meios de comunicação mais usados em todo o mundo, principalmente em ambientes corporativos.

Ao configurar um serviço de e-mail pela primeira vez, é comum encontrar termos como POP, IMAP e SMTP. Apesar de causar estranheza ao primeiro contato, estes termos são fundamentais para que possamos receber e enviar e-mails usando qualquer dispositivo, como computadores, smartphones e outros.

Se você se deparou com a necessidade de configurar um e-mail, mas não sabe bem o que estas siglas significam, você está no lugar certo! Aprenda aqui o que significa POP, IMAP e SMTP e descubra qual a opção mais indicada para usar no seu caso.

O que significam POP, IMAP e SMTP

Para escolher uma opção é fundamental entender o que significa cada uma destas siglas, assim como suas implicações. Antes de prosseguir, vale mencionar que POP, IMAP e SMTP são protocolos de e-mail. Protocolo é uma convenção, ou seja, um tipo de acordo que define as regras de algo. No caso, tratam-se das regras de envio e recebimento de e-mails.

O que é POP

POP ou POP3 é o protocolo usado para download de mensagens de e-mail de um servidor. Ao usar o protocolo POP, um programa de computador – ou aplicativo – se conecta ao servidor e realiza o download de todas as mensagens existentes desde a última verificação. Após o download, as mensagens podem ou não serem apagadas do servidor, dependendo da configuração escolhida pelo usuário.

A sigla POP vem de Post Office Protocol e ele também é conhecido por ser um protocolo offline. Isso porque, uma vez que as mensagens são baixadas do servidor, é possível ler os e-mails sem conexão com a internet.

O que é IMAP

IMAP é o protocolo usado para sincronização entre um programa/aplicativo e o servidor de e-mails. Ao usar o protocolo IMAP, o programa se conecta ao servidor e sincroniza todas as mensagens e outras configurações existentes no servidor. Ao contrário do protocolo POP, o IMAP permite sincronizar pastas e outras marcações de mensagens, como tags, por exemplo. Dessa forma, o programa utilizado para ler o e-mail será um espelho das mensagens e da sua organização no servidor.

A sigla IMAP vem de Internet Message Access Protocol, cuja tradução seria algo como “protocolo de acesso à mensagens da internet”. Este protocolo permite um controle maior da caixa de e-mail, apresentando outras vantagens, como veremos mais adiante.

O que é SMTP

SMTP é o protocolo usado para o envio de e-mails. Este protocolo permite apenas o envio de e-mails, não sendo possível usá-lo para recuperar mensagens no servidor. A sigla SMTP vem de Simple Mail Transfer Protocol, que seria algo como “protocolo de de transferência de correio simples”.

Como podemos observar, o protocolo SMTP será sempre usado em conjunto com outro protocolo, POP ou IMAP, para que possa ser possível ler e enviar mensagens de e-mail no dia a dia. A exceção fica a cargo das ferramentas de disparo de e-mails em massa (e-mail marketing) que, nesse caso, não necessitam de um protocolo de recebimento de e-mails, apenas de envio.

POP ou IMAP: quando usar e qual escolher?

A escolha entre os protocolos POP e IMAP é feita sempre que há necessidade de configurar um programa para o recebimento de e-mails. Isso inclui tanto programas de computador, como o Microsoft Outlook e o Mozilla Thunderbird, quanto aplicativos para smartphones e tablets, em qualquer sistema operacional (Android, iOS e outros). Estes programas e aplicativos dependem dos protocolos de envio (SMTP) e recebimento (POP ou IMAP) de e-mails para funcionar.

A exceção fica por conta do webmail, que é um recurso fornecido pelos provedores de e-mail para uso do serviço diretamente no navegador. Nesse caso, pode-se receber e enviar e-mails sem a necessidade de nenhuma configuração adicional. Ao utilizar um webmail, a leitura e administração dos e-mails ocorre diretamente no servidor, sem que nenhuma mensagem seja baixada ou copiada para um aplicativo usado pelo usuário. A desvantagem do webmail está no fato dele poder ser usado apenas no navegador, o que pode tornar sua operação mais lenta, dependendo de algumas circunstâncias.

Agora que entendemos em quais situações os protocolos são necessários, é hora de decidir qual deles escolher em cada caso. Como tudo na vida, toda escolha possui suas vantagens e desvantagens. Vamos ver a seguir algumas situações que podem ser mais vantajosas (ou não) em cada uma das opções.

Situações nas quais o POP pode ser mais indicado (para receber e-mails)

Escolha POP se você:

• Deseja baixar todas as mensagens recebidas do servidor.
• Quer poder ler seus e-mails mesmo sem estar conectado à internet o tempo todo.
• Possui pouco espaço para armazenamento de e-mails no servidor.
• Deseja permitir o acesso ao e-mail apenas em determinado dispositivo. Especialmente útil para empresas que querem evitar recebimento e envio de e-mails fora do horário e/ou do local de trabalho. Vale ressaltar que outros métodos podem ser usados para esta finalidade, como uma VPN, por exemplo.

Vantagens de usar POP:

• Uma vez baixados, todos os e-mails ficam disponíveis no dispositivo do usuário, mesmo em momentos sem conexão com a internet.
• Pode-se gastar muito pouco espaço para armazenamento de e-mails, desde que o programa esteja configurado para apagar as mensagens do servidor após o download.
• Tem-se um backup de todos os e-mails no dispositivo do usuário.

Desvantagens de usar POP:

• Se o usuário tiver problemas em seu dispositivo e não tiver uma cópia (backup) dos e-mails, existe o risco de se perder todas as mensagens.
• O POP permite baixar apenas mensagens na caixa de entrada. Se existirem outras pastas no webmail, eles não serão visíveis no programa cliente de e-mail.
• Em contas usadas por mais de uma pessoa, como um e-mail de equipe, por exemplo, o POP pode causar confusão por não existir sincronização entre os programas de e-mail e o servidor.

Situações nas quais o IMAP pode ser mais indicado (para receber e-mails)

Escolha IMAP se você:

• Recebe e envia e-mails através de mais de um dispositivo, como por exemplo, um computador e um smartphone.
• Deseja ter maior controle sobre a organização das mensagens no servidor, criando pastas e classificações que se refletem em todos os dispositivos.
• Compartilha a mesma conta de e-mail com outros usuários. Essa situação é especialmente comum em e-mails genéricos como contato@dominio.com, vendas@dominio.com etc.
• Tem espaço suficiente no servidor para armazenar todos os e-mails.

Vantagens de usar IMAP:

• Em caso de problemas com o dispositivo, nenhum e-mail se perde, pois eles estão seguros no servidor.
• A sincronização com o servidor garante que todos os dispositivos e/ou usuários estão visualizando a mesma caixa de entradas, pastas e demais configurações.

Desvantagens de usar IMAP:

• Todas as mensagens e anexos consomem espaço de armazenamento do servidor, o que pode ser um problema em planos com pouco espaço de armazenamento disponível.
• Pode não ser possível ler todas as mensagens se não houver conexão com a internet naquele momento.

Quem usa muito o e-mail e quer contar com mais recursos, o IMAP é certamente a melhor opção. No entanto, em alguns casos, o uso do e-mail pelo servidor da hospedagem também consome o espaço dedicado ao seu site. Para contornar isso, você pode contratar um serviço separado de e-mail, como o Google Workspace. Se você quer saber mais, confira nosso artigo comparando o e-mail do Google Workspace com o e-mail fornecido pela hospedagem.

SMTP: quando usar

Como vimos anteriormente, o SMTP é sempre usado para o envio de e-mails, independente do protocolo escolhido para recuperação das mensagens (POP ou IMAP).

Conclusão

Como vimos aqui, os protocolos de recebimento e envio de e-mails são fundamentais para se fazer uso do e-mail em programas e/ou aplicativos instalados no dispositivo do usuário. E a escolha do protocolo pode ser mais ou menos interessante dependendo da finalidade e do tipo de uso que se deseja fazer do serviço de e-mail.

O POP, ou POP3, usa um processo de download para recuperar as mensagens do servidor, sem sincronizar nenhuma configuração ou diretório. Pode ser mais interessante para pessoas que não tem muito espaço para armazenar e-mails no servidor. No entanto, se o dispositivo que contém as mensagens apresentar algum defeito, corre-se o risco de perder todos os e-mails.

Já o IMAP é um protocolo mais sofisticado e que sincroniza o servidor de e-mail com todos os programas e aplicativos do usuário. Para usuários com conexão constante com a internet, certamente ele é uma opção mais interessante e com mais possibilidades. Deve-se observar apenas a questão do espaço de armazenamento, já que todas as mensagens ficarão armazenadas por padrão no servidor, a não ser que sejam apagadas manualmente.

O SMTP, por sua vez, é a opção padrão para envio de e-mails.

Agora que você já sabe o que é POP, IMAP e SMTP, que tal conhecer os melhores serviços de e-mail profissional no mercado? Acesse agora o nosso comparativo com os melhores provedores de e-mail do mundo e faça sua escolha!

Publicação: 23/10/2018 (atualizado em 16/06/2023)

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