Google Workspace x Microsoft 365: qual é o melhor?

Se você vive no planeta terra, provavelmente já ouviu falar do Google e da Microsoft, que são duas das maiores empresas de tecnologia da atualidade. Dentre os diversos produtos e serviços oferecidos, ambas possuem soluções voltadas para empreendedores e empresas de todos os tamanhos. Para atender este grande público corporativo, Google e Microsoft concorrem, respectivamente, com o Google Workspace e com o Microsoft 365 (anteriormente Office 365).

Se você está em dúvida sobre qual escolher para a sua empresa, me acompanhe neste comparativo e descubra qual é a melhor solução para o seu negócio neste comparativo entre Google Workspace x Microsoft 365.

O que são e para que servem Google Workspace e Microsoft 365

Google Workspace e Microsoft 365 são serviços voltados para profissionais e empresas, e que concorrem entre si. Por meio de uma assinatura, é possível utilizar diversas ferramentas essenciais para o dia a dia de qualquer profissional moderno.

Ambas as plataformas incluem uma vasta coleção de ferramentas. As soluções vão desde o e-mail profissional, passando por programas de textos, apresentações e planilhas, ferramentas de comunicação, indo até o gerenciamento da segurança dos dados da empresa, dentre muitos outros recursos.

Neste tipo de serviço, que também é conhecido como suíte de aplicativos, você encontrará comumente:

Ferramentas de comunicação

• E-mail profissional;
• Agenda/calendário compartilhado;
• Sistema de chat, ligações e videoconferência.

Ferramentas de criação

• Editor de documentos de texto;
• Editor de planilhas;
• Editor de apresentações;
• Criador de sites;
• Formulários;
• Entre outras…

Ferramentas de gerenciamento de arquivos

• Armazenamento de arquivos na nuvem;
• Sincronização de arquivos nuvem/computador/dispositivo móvel.

Ferramentas de administração

• Painel para administração de usuários, recursos disponíveis e pagamentos.

Ao longo deste artigo, vamos entrar em detalhes sobre os recursos presentes no Google Workspace e Microsoft 365 e compará-los. Vamos lá?

Planos iniciais: Google Workspace x Microsoft 365

Para efeito de comparação, vamos considerar os planos de entrada de cada empresa. São eles o Business Starter, do Google Workspace e o Business Basic, do Microsoft 365. Ambos os serviços possuem características semelhantes, como a suíte de programas 100% online, e-mail, ferramentas de comunicação etc. Estes planos também são os que apresentam melhor custo-benefício para o consumidor.

Confira a tabela abaixo com a comparação dos planos iniciais do Google Workspace e Microsoft 365.

Na comparação direta de preços, podemos observar que a diferença de preço entre os planos de entrada do Google Workspace e do Microsoft 365 é praticamente nula. Já nos planos intermediários e superiores, os planos da Microsoft saem mais em conta. Essa diferença de preços pode ser significativa no custo final do serviço, principalmente para empresas com muitos funcionários.

Comparação de recursos: Google Workspace x Microsoft 365

A partir de agora vamos entrar em detalhes sobre os recursos específicos de cada provedor de serviços. Para facilitar o entendimento e a comparação das ferramentas, que são concorrentes, veja a tabela abaixo com a nomenclatura dos principais recursos disponíveis no Microsoft 365 e no Google Workspace.

E-mail

O serviço de e-mail do Google Workspace é baseado na famosa plataforma Gmail. Toda a inteligência e funcionalidades do Gmail estão disponíveis para os usuários do Google Workspace, com a vantagem de não existir nenhum anúncio, já que se trata de um serviço pago. Outra diferença relevante é quanto ao espaço de armazenamento. Enquanto no Gmail o espaço disponível para cada usuário é de 15 GB, no plano Business Starter ele começa em 30 GB. Nos planos superiores o espaço de armazenamento é de 1 TB (plano Business Standard) e de 5 TB (plano Business Plus).

Um ponto importante sobre o espaço para e-mails, é que o Google Workspace contabiliza o mesmo espaço para e-mails e arquivos no Drive. Assim, se você ocupa, por exemplo, 2 GB no Gmail e 3 GB no Google Drive, estará utilizando 5 GB do seu armazenamento total. Vale lembrar que, no Google Drive, os arquivos no formato do Google (planilhas, documentos e apresentações) não entram nesta conta e não consomem o armazenamento disponível na conta do usuário.

O e-mail do Microsoft 365 também é oferecido sobre uma plataforma bastante conhecida dos usuários da Microsoft: o Outlook. Assim como ocorre com seu concorrente, a versão presente no Microsoft 365 não exibe anúncios. O espaço para armazenamento de e-mails é de 50 GB por usuário. Já a versão gratuita do e-mail (outlook.com), oferece apenas 15 GB de espaço.

Um ponto importante sobre o e-mail, é que a Microsoft contabiliza o armazenamento de e-mails separadamente dos arquivos. Dessa forma, o volume de e-mails e anexos na sua caixa de entrada não consome espaço do OneDrive e vice-versa.

Em ambos os serviços o e-mail é usado com o domínio personalizado da empresa (ex.: joao@empresa.com). As duas plataformas também oferecem um filtro antispam bastante eficiente.

Comparando apenas o serviço de e-mail, a Microsoft leva vantagem pelo espaço oferecido — 50 GB contra 30 GB do Google Workspace. Essa diferença fica ainda maior se considerarmos que no Google Workspace este espaço é compartilhado com o Google Drive para armazenamento de arquivos não nativos da plataforma, o que não ocorre no Office 365, que tem esse espaço dedicado ao e-mail. Portanto, ponto para a Microsoft.

Veja também: Google Workspace: recursos, planos e como usar o serviço profissional

Armazenamento de arquivos na nuvem

O Google Workspace utiliza o Google Drive para armazenamento de arquivos na nuvem. O plano Business Starter compartilha os mesmos 30 GB incluídos no Gmail, mas apenas arquivos fora do formato do Google consomem este espaço. Ou seja, documentos criados pela própria suíte de aplicativos (ex.: textos, planilhas e apresentações) não consomem espaço de armazenamento. Esse funcionamento é bastante positivo para empresas que adotam os formatos de arquivos do Google, pois pode representar uma economia de espaço significativa no longo prazo.

O Google Workspace também oferece, para sincronização entre dispositivos: o programa Drive for desktop (anteriormente chamado de Drive File Stream). Ao ser instalado no computador, todos os arquivos armazenados no Google Drive ficam visíveis e podem ser acessados nativamente pelo explorador de arquivos do computador. Mas a grande vantagem é a seguinte: o Drive for desktop não armazena de verdade os arquivos no computador, mas apenas informa que ele existe. Ao clicar para abrir um documento, o programa faz streaming do arquivo e o abre normalmente, o que permite editar e salvar o mesmo. Esta é uma abordagem bem interessante para aqueles que desejam economizar espaço físico no HD do seu computador. Se desejado, qualquer arquivo ou diretório pode ser salvo offline, ao invés do método de streaming.

No Microsoft 365 o sistema de armazenamento em nuvem é o OneDrive. Ele oferece 1 TB de armazenamento na nuvem e este espaço não tem nenhum vínculo com o do e-mail, ao contrário do que ocorre com seu concorrente. Por outro lado, qualquer arquivo presente no OneDrive consome espaço.

O OneDrive também possui um programa para ser instalado no computador que permite a sincronização entre os arquivos locais e na nuvem. O nome do programa é o mesmo (OneDrive) e ele também permite fazer streaming de arquivos para economizar espaço. Um recurso interessante do OneDrive que não está presente no Google Workspace é a possibilidade de sincronizar várias contas no mesmo computador. No Drive for desktop, do Google, apenas uma conta pode ser configurada no computador. Já o OneDrive permite sincronizar mais de uma conta (seja ela empresarial ou pessoal).

Ambos os serviços permitem compartilhamento de arquivos com pessoas dentro ou fora da sua organização. As permissões podem ser alteradas pelo administrador do serviço, sempre que desejado.

Por conta do espaço disponível e do recurso de sincronização de múltiplas contas, o Microsoft 365 leva a melhor quando o assunto é armazenamento.

Suíte de programas

Juntamente com o e-mail profissional, a suíte de programas é um dos itens mais relevantes e procurados neste tipo de serviço. No início dos tempos, a Microsoft dominava este mercado, pois era praticamente a única opção viável existente. Qualquer pessoa com mais de 30 anos deve conhecer o pacote Office, que contém os famosos Microsoft Word, Excel e Power Point. Estes programas eram vendidos em licenças, pagas apenas uma vez, ao invés de uma assinatura, que é o modelo vigente atualmente. Originalmente, os programas do pacote deveriam estar obrigatoriamente instalados no computador do usuário.

O cenário de monopólio da Microsoft mudou ao longo dos anos, principalmente após o surgimento da suíte do Google, que apresentou ao mundo uma série de programas que não precisavam ser instalados no computador e permitiam a colaboração em tempo real em um mesmo documento — algo inédito até então. O único pré-requisito para sua utilização é uma conexão com a internet e um navegador. Outro ponto interessante é que o Google permitiu a utilização de sua suíte de programas gratuitamente para qualquer pessoa que possuísse uma conta Gmail. Dessa forma, o Google aos poucos virou um concorrente de peso para a Microsoft neste campo. O serviço foi lançado em 2006, e teve alguns nomes diferentes, até finalmente ser batizado como Google Workspace em 2020.

No início, é verdade que os programas do pacote Microsoft Office eram muito superiores em recursos à recém-lançada suíte do Google. Nos dias de hoje, provavelmente muitos usuários dos programas instalados da Microsoft vão afirmar que não trocariam o Office por outra suíte de aplicativos. De fato, ter um programa instalado no computador, ao invés de utilizar uma versão no navegador, oferece uma experiência superior, dependendo da sua conexão com a internet e da qualidade do computador.

No entanto, a Microsoft, provavelmente forçada pela concorrência, evoluiu com o Office, que agora também oferece uma versão online e colaborativa, nos mesmos moldes que o Google Workspace. A suíte de programas da Microsoft, que se popularizou inicialmente como “pacote Office”, foi rebatizada para Office 365 e depois para Microsoft 365, que é o nome vigente atualmente. Inclusive, no plano de entrada do Microsoft 365, que é o que estamos usando neste comparativo, apenas a versão online dos programas do pacote Office está disponível. Ou seja, ao contratar o serviço, o usuário não pode instalar o Word, Power Point e o Excel em seu computador, apenas usá-lo online. Para usar a versão instalada é necessário contratar um plano superior, como o Microsoft 365 Apps para Pequenos e Médios Negócios (R$ 52,80/usuário/mês) ou um dos planos para uso doméstico.

Portanto, neste comparativo, podemos afirmar que estamos comparando ferramentas bem semelhantes, já que se tratam de duas suítes de aplicativos 100% online.

Apesar da tradição da Microsoft, que inventou o famoso pacote Office, o Google leva vantagem por ter levado este tipo de programa para a era da internet. Atualmente, a experiência e usabilidade dos programas presentes no Google Workspace é tão boa quanto a dos programas instalados da Microsoft. Além disso, os recursos de compartilhamento e colaboração nos arquivos foram apresentados ao mercado pelo Google e são amplamente utilizados atualmente.

Diante disso, consideramos que há um empate técnico quando falamos da suíte de programas: a Microsoft sai na frente por ter praticamente inventado este tipo de programa, mas o Google chegou junto ao trazê-los para a era da internet e da colaboração.

Veja também: 10 motivos para usar o Google Workspace (para profissionais e empresas)

Ferramentas de comunicação

A comunicação entre membros de uma mesma empresa, e até mesmo de clientes e parceiros, é algo que também é bem presente nos pacotes de serviço analisados. Apesar de não terem tanto destaque quanto o e-mail profissional ou os programas de escritório, os recursos de comunicação representam um incremento fundamental na produtividade dos profissionais modernos.

O Microsoft 365 aposta no Teams como ferramenta de comunicação em tempo real. Ele permite realizar reuniões por vídeo/áudio para até 250 pessoas. O Teams também inclui uma plataforma de chat, que pode ser individual ou em grupo, para manter a equipe alinhada. Como plataforma para centralizar a comunicação, o pacote inclui o SharePoint, que faz o papel de uma intranet, mas está disponível na internet para qualquer pessoa que participe da organização ou seja convidada para tal.

Já no Google Workspace, a plataforma de vídeo e áudio é o Google Meet. Através dele, é possível criar um link para que qualquer pessoa possa participar da reunião, o que facilita bastante. O limite de participantes é de 100, 150 e 250, respectivamente nos planos Starter, Standard e Plus. Além disso, o Google Meet permite a integração com outras plataformas de call, como o sistema Skype for Business, Cisco e Polycom. É possível ainda criar um número de telefone temporário para que os participantes possam fazer parte através de uma ligação telefônica. A plataforma de chat é o Google Chat, que permite conversas particulares ou em grupo e é integrado ao Google Drive, permitindo anexar documentos armazenados na plataforma. E como intranet, o Google Sites faz este papel através de um criador de sites fácil de usar. Também é possível conectar domínios personalizados e disponibilizar sites publicamente na internet.

Ambos os serviços também oferecem listas/grupos de distribuição de e-mails, o que pode ser bastante interessante para disparar comunicados internos e/ou promover debates sobre assuntos diversos.

No quesito comunicação em tempo real, a Microsoft ganha em número máximo de participantes (250). A questão é se você vai precisar ou querer fazer uma call com tantas pessoas ao mesmo tempo. Tirando este aspecto, as capacidades e a confiabilidade das ferramentas é bem semelhante, o que acaba gerando preferências pessoais, como a ferramenta que o usuário está mais acostumado.

Aplicativos mobile

Ambas as plataformas possuem como chamariz a possibilidade de trabalhar remotamente, a partir de qualquer lugar do mundo. Isso fica claro quando sabemos que a maior parte dos recursos disponíveis são baseados na web e necessitam apenas de uma conexão com a internet e um navegador. Mas não é só isso. Em ambas as plataformas, Google Workspace e Microsoft 365, encontramos diversos aplicativos para smartphones e tablets que permitem realizar praticamente qualquer atividade mesmo sem a utilização de um computador.

O Microsoft 365 oferece apps para Android e iOS dos principais programas da suíte: Word, Excel, Power Point e One Drive. Assim, é possível acessar e editar os arquivos existentes na conta do usuário a partir de qualquer dispositivo móvel. As ferramentas de compartilhamento e edição em tempo real também estão presentes nestes apps. Assim como estão disponíveis gratuitamente o cliente de e-mail Outlook, o Microsoft Teams, o SharePoint, entre outros. Os administradores do serviço possuem um app exclusivo para gerenciar usuários e realizar diversas das tarefas disponíveis na versão desktop: o Microsoft 365 Admin. Dessa forma, a Microsoft conseguiu trazer o conceito de trabalho remoto para a era atual, onde muitos utilizam o celular como ferramenta de trabalho primária.

Da mesma forma, o Google Workspace permite localizar, compartilhar e editar diversos tipos de arquivos que estejam presentes na conta do usuário, a partir de tablets e smartphones. Para isso, os aplicativos Google Drive, Textos, Apresentações e Planilhas podem ser usados, citando apenas alguns. O Gmail app é o programa padrão de e-mail e o Google Chat e Google Meet também estão disponíveis para comunicação em tempo real. Os administradores do serviço contam com o Google Admin, para gerenciar usuários e diversas das funcionalidades do Google Workspace. Um ponto interessante dos apps do Google é que muitos deles são os mesmos utilizados em contas gratuitas. Assim, quem já possui os apps do Google instalados, precisa apenas fazer login na conta Google Workspace para que os demais apps presentes fiquem disponíveis para a nova conta corporativa.

Em termos de complexidade, os aplicativos da Microsoft saem na dianteira. Os apps para smartphone de programas como o Word, Power Point e Excel oferecem recursos de edição em níveis bem detalhados, oferecendo uma experiência semelhante aos “irmãos maiores” do desktop. Por outro lado, os aplicativos do Google oferecem uma usabilidade incrivelmente mais simples e lógica. Esta simplicidade pode passar a impressão de menos recursos disponíveis, mas não se engane: os apps do Google Workspace são tão poderosos quanto os do Office 365. No final das contas, o objetivo, que é o uso dos recursos em dispositivos móveis, é alcançado com sucesso em ambas as plataformas, sendo mais uma questão de gosto/adaptação por parte dos usuários.

Recursos avançados

No campo dos recursos avançados, Microsoft e Google oferecem funcionalidades interessantes.

O Google Workspace oferece recursos de controle de usuários com definição de política de senhas, verificação em duas etapas e gerenciamento dos dispositivos móveis da empresa. Também é possível criar grupos de usuários com permissões distintas, regras para uso de programas, entre outros. Os planos superiores oferecem ainda o Vault, que é um serviço de retenção e pesquisa de dados, com auditoria integrada. Dessa forma, a organização garante que nenhum arquivo ou dado gerado dentro do ambiente virtual da empresa corra o risco de ser apagado por acidente ou por algum funcionário mal-intencionado. O Cloud Search, que é um recurso de busca global, também está disponível para os usuários do Google Workspace nos planos Standard e Plus.

Quanto à segurança dos dados, o Microsoft 365 oferece diversos recursos. É possível, por exemplo, proteger os dados corporativos acessados através dos dispositivos móveis dos colaboradores através de um PIN. Restrição de cópias e salvamentos em dispositivos móveis também podem ser aplicadas. Para os e-mails, é possível definir o recurso de “não encaminhar” e/ou “criptografar” determinados e-mails.  É possível ainda proteger dados em caso de roubo ou perda de um equipamento, gerenciar quem pode ter acesso móvel e apagar dados e arquivos remotamente, entre outros recursos.

No quesito dos recursos avançados, o Google Workspace leva vantagem sobre o Microsoft 365 pela poderosa ferramenta de retenção de dados e outras funcionalidades. Mas vale lembrar que os melhores recursos de ambas as plataformas só estão disponíveis nos planos mais caros.

Suporte

Os serviços Microsoft 365 e Google Workspace oferecem suporte para implementação e ajuda no uso diário da plataforma. O suporte é restrito aos administradores do sistema, ou seja, usuários comuns da organização não podem contatar o suporte diretamente. Apesar disso, ambos os serviços oferecem uma vasta documentação, contendo instruções sobre o uso de todos os seus recursos, o que pode ser bastante útil para os membros da organização.

No Microsoft 365 o suporte técnico funciona 24 por dia, nos 7 dias da semana, por telefone — com ligação gratuita (0800). Para assuntos relacionados à cobrança, o suporte funciona de segunda a sexta, em horário comercial. Também é possível enviar uma mensagem por escrito para o suporte. O acesso ao formulário de suporte está dentro do painel de administração do Microsoft 365 (admin.microsoft.com), na área de ajuda. Os administradores também contam com uma documentação voltada para eles (docs.microsoft.com/pt-br/office/admins-itprofessionals). Os usuários comuns contam com uma central de ajuda (support.office.com/pt-br) que contempla artigos para todas as ferramentas oferecidas.

O Google Workspace também oferece suporte 24 horas por dia, nos 7 dias da semana, por telefone, e-mail e chat online. O acesso ao suporte está disponível para os administradores diretamente no painel Google Admin. A opção chat online é a recomenda e oferece a resolução mais rápida para a maioria dos casos. Mas um telefone 0800, com atendimento em português, também está disponível 24 horas por dia. Também há uma central de ajuda para administradores (support.google.com/a#topic=7570177), site de status dos serviços (google.com/appsstatus#hl=en&v=status), fórum de clientes (support.google.com/a/community/?hl=en&gpf=%23!forum%2Fapps) e comunidade Google Cloud Connect (www.cloudconnectcommunity.com/ccc/).

Preços – comparação Google Workspace x Microsoft 365

No quesito preços, a competição Google Workspace x Microsoft 365 já esteve mais acirrada. Os planos de entrada possuem preços praticamente iguais (R$ 28 do Google Workspace contra R$ 27,43 da Microsoft).

No plano intermediário a Microsoft leva a melhor. Considerando que o custo da licença é contabilizado por usuário, em um calendário de pagamento mensal, é importante ficar atento às diferenças para não se surpreender com a conta no final do mês. Vale lembrar que este plano permite a instalação dos programas desktop do Microsoft Office, o que é algo desejado por muitos usuários. Do lado do Google Workspace, as diferenças ficam por conta da maior capacidade de armazenamento (2 TB contra 1 TB da Microsoft), do Drive de equipes, entre outros.

No plano superior, a diferença de preços se mantém: O Business Plus, da Google, custa R$ 105/mês/usuário enquanto o Microsoft 365 Business Standard sai por R$ 80/mês/usuário.

Ambas as empresas também oferecem um plano acima deste, voltado para grandes empresas. No caso do Google Workspace, o plano se chama Enterprise e seu valor deve ser cotado com a equipe de vendas. No caso do Microsoft 365, o plano é o Business Premium e custa R$ 140,80/mês/usuário.

Vale mencionar que a cobrança nas duas empresas é feita em Real, o que até pouco tempo atrás não ocorria.

Veja a seguir a comparação dos planos.

Google Workspace:

• Business Starter – R$ 28/mês por usuário
• Business Standard – R$ 70/mês por usuário
• Business Plus – R$ 105/mês por usuário
• Enterprise – sob consulta

Microsoft 365:

• Business Basic – R$ 27,43/mês por usuário
• Apps para Pequenos e Médios negócios – R$ 52,80/mês por usuário
• Business Standard – R$ 80/mês por usuário
• Business Premium – R$ 140,80/mês por usuário

Vale ainda mencionar, que o plano Microsoft 365 Apps para Pequenos e Médios negócios inclui apenas os programas do pacote Office (instalados e online) e o OneDrive, deixando de fora o e-mail profissional e o Teams.

Veja também: Planos Google Workspace: qual é o melhor e como escolher?

Afinal, quem leva a melhor: Google Workspace ou Microsoft 365?

Os fatores para uma decisão entre Google Workspace ou Microsoft 365 são sutis, pois, como vimos, os recursos são semelhantes em muitos casos e voltados para o mesmo público. Nesse ponto, alguns aspectos podem pesar bastante. Por exemplo, a familiaridade que a sua empresa tem com as ferramentas oferecidas. Se seus funcionários já trabalham com os programas tradicionais da Microsoft, como o Word, Excel e Power Point, pode ser interessante optar pelo Microsoft 365, pois a usabilidade dos demais recursos segue a mesma linha. Por outro lado, se as ferramentas colaborativas do Google já são uma realidade na sua empresa, mesmo que na versão gratuita, o Google Workspace pode ser uma escolha acertada, pois a transição será natural.

A questão do preço também deve ser levada em consideração, especialmente se a sua empresa possui muitos funcionários. Em ambos os casos, as empresas cobram mensalmente por usuário ativo. Portanto, antes de contratar, faça seu dever de casa e verifique quantas licenças serão necessárias, não apenas imediatamente, mas ao longo dos anos.

Google Workspace e Microsoft 365 oferecem serviços robustos e altamente necessários para qualquer empresa e/ou profissional moderno. Não é para menos, considerando que por trás desses projetos estão duas gigantes da tecnologia. Assim, a empresa que utiliza uma destas suítes tem em mãos poderosas ferramentas de comunicação e produtividade, seja qual for a opção escolhida.

Então, já se decidiu? Se ficou com alguma dúvida, deixe um comentário e terei prazer em ajudá-lo(a). Se já está resolvido, utilize um dos links abaixo para contratar sua suíte de aplicativos:

Google Workspace – ver planos Microsoft 365 – ver planos

Pensando em contratar o Google Workspace? Pegue aqui um cupom e garanta 10% de desconto por um ano!

Publicação: 02/12/2019 (atualizado em 15/06/2023)

Tags: Comparativos, Google Workspace, Microsoft 365, Office 365