O e-mail é um dos canais de comunicação mais usados da atualidade. Mesmo com o crescimento de aplicativos como o WhatsApp e outras redes sociais, o e-mail se faz necessário em muitos momentos. Tarefas básicas da vida moderna, como por exemplo, fazer compras pela internet, simplesmente não podem ser realizadas sem a utilização de uma conta de e-mail.
Profissionais e empresas têm no e-mail um dos canais mais importantes de comunicação com seus clientes e fornecedores.
Portanto, se você se deparou com a necessidade de ter um e-mail profissional — para você ou para sua empresa —, está no lugar certo. Neste artigo você vai aprender como criar um e-mail profissional em um tutorial fácil de entender e direto ao ponto. Vamos lá!
Índice
O que é um e-mail profissional?
E-mail profissional é o serviço de e-mail utilizado com um domínio personalizado. Em um e-mail profissional, o nome que vem depois do “@” é um endereço eletrônico próprio, de uso exclusivo do proprietário do domínio. Dessa forma, ao invés de endereços como fulanodasilva123@gmail.com ou beltrano456@hotmail.com, comuns em provedores gratuitos, em um e-mail profissional pode-se optar por formatos como nome@empresa.com, departamento@empresa.com, entre outros. Bem mais interessante, não é mesmo?
Agora que você já sabe o que é um e-mail profissional, vamos conhecer as vantagens de usar um.
Veja também: Gmail ou Google Workspace? Qual escolher? Descubra aqui!
Vantagens de criar um e-mail profissional
Se você deseja empreender ou dar um ar profissional ao seu negócio, ter um e-mail corporativo é fundamental para se comunicar com seus clientes. Ainda não está convencido? Confira a seguir as principais vantagens de criar um e-mail profissional.
Ter uma apresentação profissional
Imagine a seguinte cena: você acabou de conhecer um profissional qualquer, um advogado, por exemplo, e ficou interessado em seus serviços. Depois de uma breve conversa, você pede que ele lhe forneça seus contatos. Ele então retira do bolso um bonito e bem acabado cartão de visitas, onde pode-se ler:
Doutor Ronaldo Barros
Advogado
E-mail: ronaldo_adv_32@hotmail.com
Algo parece não estar certo, não é mesmo? Agora imagine se, ao invés do e-mail ronaldo_adv_32@hotmail.com, estivesse no cartão o e-mail ronaldo.barros@advogados.adv.br. Tudo parece fazer mais sentido! Ficamos até com a impressão de que o Doutor Ronaldo é um advogado melhor do que seria se tivéssemos que enviar um e-mail para ronaldo_adv_32@hotmail.com.
Se você quer passar confiança e credibilidade para os seus clientes ou potenciais clientes, é preciso pensar em todos os detalhes, incluindo o endereço de e-mail que usará para se comunicar profissionalmente. A apresentação faz muita diferença e os detalhes importam muito, acredite.
Ter mais produtividade no dia a dia
Ter uma conta de e-mail profissional pode ajudar a organizar melhor o seu dia a dia, pois você poderá usar este canal apenas para comunicações estritamente relacionadas ao trabalho. Ter que lidar com e-mails de propaganda não solicitados e mensagens pessoais misturadas a e-mails importantes de clientes ou fornecedores pode resultar em desorganização e improdutividade.
Por isso, ter uma conta de e-mail exclusiva para o trabalho, separada de sua conta de e-mail pessoal, pode ser um passo importante na direção de um cotidiano mais produtivo e focado.
Veja também: 10 recursos do Gmail Profissional para aumentar sua produtividade
Se organizar melhor, tendo contatos, agenda e outros recursos exclusivos para seu negócio
Muitos serviços de e-mail profissional oferecem, sem custo adicional, ferramentas como agenda e contatos vinculados ao serviço de e-mail. Da mesma forma que o item anterior, ter uma agenda exclusiva para os negócios, assim como seus contatos profissionais bem organizados, pode aumentar sua produtividade diária, uma vez que ficará mais rápido visualizar seus compromissos e vinculá-los a empresas e/ou pessoas específicas.
O serviço de e-mail profissional do Google, o Google Workspace, por exemplo, permite que você tenha Agenda, Contatos, Drive e diversos outros serviços, tudo isso vinculado ao seu endereço de e-mail profissional (ex: seunome@empresa.com.br). Conheça aqui os planos do Google Workspace.
Veja também: Google Drive para empresas: como funciona a versão profissional de armazenamento em nuvem
Poder criar contas para seus sócios e colaboradores
Se você possui sócios, funcionários ou deseja apenas ter outros endereços de e-mail dentro do domínio da sua empresa, isso pode ser facilmente configurado com um plano de e-mail profissional. Você poderá criar e controlar diversas contas de e-mail dentro da sua organização.
Ainda, se desejar criar um e-mail endereçado para um setor, ao invés de uma pessoa, isso também é perfeitamente possível. Como, por exemplo, vendas@suaempresa.com.br para a área comercial ou contato@suaempresa.com.br para o atendimento ao público.
Ter espaço para armazenar e-mails e anexos
Parar de receber e-mails porque sua caixa de entrada está cheia é um pesadelo pelo qual não precisamos passar. Em muitos dos serviços gratuitos de e-mail o espaço de armazenamento é limitado e essa situação poderá acontecer. Se você por acaso recebe muitos anexos no e-mail, incluindo arquivos grandes, como fotos ou vídeos, a probabilidade aumenta bastante e um dia você pode ser pego de surpresa.
Já os serviços de e-mail profissional costumam ter espaço suficiente para você ficar sem se preocupar com isso por muito tempo. Algumas empresas, como a HostGator, ainda oferecem a possibilidade de upgrade de plano, caso seja necessário obter mais espaço.
Outra vantagem do e-mail profissional é poder garantir que você não deixará de receber uma mensagem sequer, mesmo mensagens que foram enviadas para um destinatário inexistente dentro do seu domínio (o que pode ocorrer quando o remetente cometeu um erro de digitação). Isso pode ser conseguido através da ativação do recurso “catch-all” ou “pega-tudo”, disponível neste tipo de serviço.
Ter suporte técnico sempre que precisar
Dizem que a tecnologia foi inventada para resolver os problemas que não tínhamos antes da chegada da tecnologia. Seja como for, problemas tecnológicos acontecem nas melhores empresas. Caso algo dê errado com o seu sistema de e-mails, ou você simplesmente precise de ajuda para configurar seu e-mail no smartphone ou no computador, é bom poder contar com suporte especializado.
Contratar um serviço de e-mail corporativo significa poder contar com suporte 24 horas. Geralmente o suporte é dado por telefone, ticket ou chat.
Veja também: Como instalar um chat online para atendimento no seu site
Como criar um e-mail profissional
Um e-mail profissional precisa de somente duas coisas para existir: um domínio personalizado e um provedor de e-mail. Nada além disso. Parece simples, certo? Mas é isso mesmo.
Já para criar um e-mail profissional, você precisa seguir apenas 3 passos:
- Registrar um domínio;
- Escolher um provedor de e-mail;
- Configurar o e-mail profissional.
Vamos ver agora, em detalhes, cada um desses passos. Eles valem tanto para criar um e-mail para uso próprio quanto para uma empresa com muitos funcionários (e muitas contas de e-mail).
1. Registre um domínio
O primeiro passo para criar um e-mail profissional é obter um domínio. O domínio é o endereço da sua marca ou empresa na internet e é necessário tanto para publicar sites quanto para criar contas de e-mail profissional. No caso do e-mail, ele é o que vem depois do @. Por exemplo, no e-mail nome@empresa.com, o domínio é o empresa.com.
Ao escolher um domínio, é importante que ele tenha relação com o seu negócio, como o nome da empresa, por exemplo. Profissionais autônomos podem optar por registrar um domínio que contenha o seu nome, sobrenome ou ainda o nome da empresa (mesmo que a empresa tenha apenas uma pessoa trabalhando nela).
Entre as extensões, as mais comuns são .com e .com.br (no caso do Brasil), mas há terminações específicas para diferentes tipos de negócio. Um advogado pode ter um domínio com o final .adv.br, apenas para citar um exemplo.
O custo do registro de um domínio varia de acordo com a terminação e com a empresa onde o mesmo está sendo registrado. Já a renovação é sempre feita em períodos anuais. Para dar uma ideia, o registro de um domínio com a terminação .com.br atualmente custa R$ 40 por ano no Registro.br. Porém, em alguns casos esse custo pode até ser menor. Nesse levantamento nós mostramos os preços nas principais empresas de registro de domínios.
Vale lembrar que o registro de um domínio concede apenas o direito de uso do endereço e não possui nenhum serviço agregado. Dessa forma, ao registrar um domínio, você ainda precisa de um serviço adicional para poder criar contas de e-mail dentro do seu domínio. O que nos leva ao segundo passo.
2. Escolha um provedor de e-mail
O segundo passo para criar um e-mail profissional é escolher um provedor. Como veremos, existem muitas opções no mercado, desde provedores gratuitos até serviços bem robustos, preparados para atender empresas com múltiplos funcionários.
Para escolher um fornecedor de e-mail profissional, você deve ter em mente sua necessidade quanto ao uso do e-mail. Por exemplo: eu preciso de quantos endereços de e-mail? Quanto espaço para armazenamento é necessário? Lembre-se de que cada anexo recebido ocupa um pouco deste espaço. Da mesma forma, é importante pensar no futuro da sua empresa. Haverá necessidade de criar novas contas de e-mail mais adiante?
Outro ponto importante diz respeito aos recursos oferecidos por cada empresa. A gama de aplicativos e funcionalidades pode variar muito, assim como os preços. Enquanto muitas empresas oferecem apenas o e-mail profissional, serviços como o Google Workspace, o Microsoft 365 e o Zoho Mail levam o conceito de e-mail para outro patamar, agregando diversos serviços ao e-mail. Nestas plataformas, o e-mail é parte integrante da suíte de aplicativos. Veja aqui nossa lista com os principais provedores de e-mail profissional.
Vale lembrar, ainda, que muitos planos de hospedagem de sites oferecem o e-mail profissional incluso no serviço. Portanto, se você tem ou pretende ter um site, leve isso em consideração antes de contratar.
Depois de escolher o provedor de e-mail, só falta configurar o serviço, o que nos leva ao próximo passo.
3. Configure o seu e-mail profissional
Após o registro do domínio e a contratação do serviço de e-mail, a etapa final é a configuração do e-mail profissional. Para que o seu domínio possa enviar e receber e-mails, ele deve ser conectado à empresa escolhida. As instruções para isso são fornecidas pela própria empresa, geralmente após a contratação.
Se você contratou ambos os serviços (domínio e e-mail) na mesma empresa, é provável que as instruções a seguir sejam desnecessárias, porque, nesse caso, as configurações de conexão com o domínio são feitas automaticamente pelo provedor de e-mail.
As configurações para conectar um domínio ao provedor de e-mail profissional seguem a mesma lógica em todas as empresas. O procedimento esbarra em alguns aspectos técnicos e pode assustar os mais leigos. Mas fique tranquilo, porque os provedores costumam oferecer amplo suporte técnico. Além da documentação, muitas empresas possuem suporte telefônico e podem guiar o usuário em cada passo do processo.
O básico para conectar o domínio ao e-mail profissional
O papel de um domínio é traduzir um nome amigável (ex.: meusite.com) em endereços eletrônicos contendo números e códigos usados por computadores (ex.: 192.165.00.45). Portanto, através do registro de um único domínio é possível configurar uma série de serviços, como por exemplo sites, e-mails, discos virtuais e outros.
Ao sistema usado para direcionar os respectivos serviços de um domínio, dá-se o nome de DNS. A sigla DNS vem de Domain Name System, cuja tradução é Sistema de Nomes de Domínios. O DNS de um domínio possui uma série de valores, chamados de “entradas de DNS”, que são usados justamente para apontar determinados serviços ligados a um domínio a seus respectivos servidores. Nos próximos tópicos do artigo, vamos nos concentrar apenas no que diz respeito à configuração de e-mails em domínios personalizados.
Entradas MX
A principal entrada de DNS ligada ao recebimento de e-mails chama-se MX. Esta sigla vem de Mail Exchange, que em português seria algo como troca de correio ou troca de mensagens. Ao contratar um serviço de e-mail profissional, o provedor fornece ao cliente os valores de MX que ele deve usar em seu domínio. Dessa forma, todas as mensagens enviadas para um endereço qualquer dentro do domínio (ex.: fulano@site.com) serão enviadas para o servidor de e-mail correto. Uma vez que a mensagem seja recebida pelo servidor de e-mail, será tratada e encaminhada ao seu destino.
O protocolo MX, portanto, permite que as mensagens enviadas para o seu domínio cheguem ao provedor de e-mail configurado.
Protocolos de segurança (SPF, DKIM e DMARC)
Ao criar um e-mail profissional para o seu domínio, é importante configurar os registros de segurança. Sem querer entrar em terreno muito técnico, os registros de segurança vão garantir que os diversos provedores de e-mail com os quais você vai se comunicar, enviando mensagens, saibam que o e-mail é legítimo e está sendo enviado pelo proprietário do domínio (e não algum spammer tentando se passar por você). Na prática, os protocolos de segurança aumentam a entregabilidade das suas mensagens, evitando que elas sejam marcadas como spam.
Dos protocolos de segurança existentes para a configuração de e-mails, o mais importante é o SPF. A sigla vem de Sender Policy Framework e informa que o IP do servidor pode enviar e-mails em nome do domínio em questão.
O protocolo DKIM vem de Domain Keys Identified Mail. Este é um protocolo que se baseia em chaves de criptografia, semelhante ao funcionamento do protocolo SSL. O DKIM envia uma espécie de assinatura criptografada junto com cada mensagem, permitindo que o servidor do destinatário confirme que a mensagem foi mesmo enviada pelo seu domínio.
Há ainda o protocolo DMARC, cuja sigla vem de Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance. Ele foi criado com o propósito de adicionar ainda mais segurança à troca de e-mails, cobrindo situações que os protocolos SPF e DKIM não atendem. Para configurar o DMARC em seu domínio, é necessário ter realizado antes a configuração do SPF e do DKIM. É possível usar o serviço de e-mail profissional sem configurar as entradas DMARC. Se você quiser saber mais sobre o DMARC, acesse esta página.
Vale lembrar que os valores e as instruções para configuração dos protocolos acima são fornecidos por todos os provedores de e-mail após a contratação do serviço, bem como as instruções para configuração dos mesmos. Portanto, não se assuste se esta breve menção aos protocolos parecer técnica demais. Você pode contar com o suporte da empresa nessa configuração. 🙂
Como criar um e-mail profissional grátis
Se você nos acompanhou até aqui, pode estar pensando que ter um e-mail profissional é algo muito caro, que serve apenas para empresas, ou que está fora do alcance da maioria das pessoas. Se você pensou algo assim, devo dizer que você está enganado, felizmente.
É possível criar um e-mail profissional pagando muito pouco, ou até mesmo gratuitamente. Apenas o custo do registro de domínio não pode ser evitado, e mesmo sem ter relação com o serviço de e-mail, é fundamental para viabilizar a sua criação. Estamos falando de um custo anual na casa dos R$ 40 por ano (para domínios .com.br), que é o equivalente a menos de R$ 4 por mês.
Apesar de existirem poucos provedores de e-mail profissional gratuitos, algumas empresas oferecem o serviço por um custo baixo. Para ver uma seleção dos melhores, incluindo uma opção gratuita, confira o ranking dos melhores provedores de e-mail profissional.
Conclusão
Como vimos até aqui, são poucos os passos necessários para criar um e-mail profissional. O processo de configuração é simples e facilitado pela ampla documentação disponibilizada pelos provedores. Além disso, o suporte técnico das empresas está disponível para tirar dúvidas de seus clientes, o que pode ser de grande ajuda.
A escolha do provedor de e-mail depende de alguns fatores, como mencionamos anteriormente. Deve-se ter em mente principalmente a necessidade atual e futura de e-mails. Considere fazer uma pesquisa abrangente sobre os recursos oferecidos antes de criar um e-mail profissional para você. Você verá que as capacidades e os preços podem variar imensamente.
Por fim, se está pensando em criar um e-mail profissional para você ou para sua empresa, acesse aqui a página com os melhores serviços de e-mail profissional da atualidade.
Espero ter te ajudado a entender o que é necessário e como criar um e-mail profissional. Mas se você ficou com alguma dúvida, deixe um comentário. Será um prazer ajudar. 🙂
Artigo publicado originalmente em 17/12/2018 e atualizado em 13/02/2023.