Para profissionalizar a sua presença na internet, é preciso dar alguns passos importantes, que farão diferença não apenas para você, mas para todos que de alguma maneira se relacionam com a sua empresa. Ter um domínio próprio, um site e um e-mail profissional são alguns desses passos fundamentais para qualquer empresa ou profissional de nossa era.
Nós já falamos aqui sobre as vantagens de usar um e-mail profissional. Neste artigo, vamos conhecer as diferenças entre usar o Google Workspace ou empresa de hospedagem para contratar o serviço de e-mail profissional.
Se você pretende usufruir do serviço de um e-mail profissional, mas está em dúvida sobre qual plataforma usar, esperamos te ajudar a tomar esta decisão, fornecendo informações relevantes sobre o assunto. Fique conosco e descubra!
Veja também: Como criar um e-mail profissional: tutorial completo
Resumo: Google Workspace ou empresa de hospedagem
Se você quer ir direto ao ponto e fazer sua escolha, preparamos um resumo das conclusões que tiramos neste artigo, ao comparar ambas as opções. Analise os itens abaixo e descubra em qual das duas soluções você se encaixa.
| Google Workspace | E-mail profissional padrão |
|---|---|
| E-mail profissional eficiente e com muitos recursos | E-mail profissional com recursos padrão |
| Suíte de aplicativos de escritório tão bons quanto os do já consagrado Microsoft Office | Apenas e-mail, sem recursos extras |
| Bastante espaço para armazenamento de arquivos (30 GB por conta) | Não possui armazenamento de arquivos |
| Pagamento mensal por usuário (US$ 5) | Mais econômico, incluído na hospedagem ou pago por usuário |
| Controle e segurança reforçada | |
| Facilidade de uso das ferramentas Google | |
| Experimentar Grátis | Ver empresas |
Se você quer conhecer com mais profundidade as possibilidades de cada opção, continue lendo o artigo.
Google Workspace: o que é e como funciona?
Google Workspace é nome dado ao pacote de serviços do Google para empresas, baseado na nuvem. O e-mail profissional é apenas um dos (ótimos) serviços oferecidos pelo Google, como veremos a seguir. O Google Workspace é usado por milhões de empresas em todo o mundo.
Ao contratar o Google Workspace, você e os membros de sua empresa têm direito aos seguintes serviços:
Gmail profissional
Com o Gmail Profissional, você pode enviar e receber os e-mails de sua empresa, mas com um domínio próprio (voce@suaempresa.com.br). Cada usuário tem direito a mais de 30 GB de armazenamento, compartilhado entre e-mail e arquivos no Drive. Se você não quiser usar a caixa de entrada do Gmail, pode receber e enviar suas mensagens em qualquer outro programa de e-mail, como o Microsoft Outlook.
Veja também: 10 recursos do Gmail Profissional para aumentar sua produtividade
Google Drive
É a plataforma de armazenamento de arquivos na nuvem, em sua versão corporativa. Permite a criação e o compartilhamento de arquivos entre membros de sua empresa, clientes ou o público em geral. É possível acessar e manter sincronizados seus arquivos em qualquer dispositivo com acesso à internet (computadores, smartphones e tablets). Você também pode definir permissões por arquivo ou diretório e controlar quem pode editar, comentar ou apenas visualizar seus arquivos.
Google Docs
Integrada ao Drive, o Google Docs é a suíte de aplicativos de escritório do Google, que inclui editor de documentos de texto (Docs), planilhas (Sheets), e apresentações (Presentation). Também permite a importação e exportação de arquivos do seu principal concorrente, o Microsoft Office. Os arquivos podem ser compartilhados com as mesmas permissões mencionadas acima para o Google Drive, com o detalhe de que os arquivos da suíte não ocupam espaço de armazenamento na conta do usuário.
Outro detalhe interessante é que todas as alterações feitas nos arquivos da suíte ficam salvas em um histórico próprio do arquivo. Assim, fica fácil visualizar o que foi alterado e voltar atrás, restaurando versões anteriores, caso necessário. Muito bom para trabalhar em grupo em um mesmo arquivo.
Google Agenda
É a famosa agenda do Google integrada ao ambiente da sua empresa. Permite que todos os membros da empresa vejam os compromissos uns dos outros, de modo a facilitar o agendamento de reuniões e eventos. O compartilhamento da agenda pode ser configurado para deixar visível o evento completo, apenas indicar se há ou não compromissos, ou simplesmente não compartilhar a agenda.
Grupos e listas de e-mail
Esse recurso, não tão conhecido do público, permite que se criem grupos de discussão ou distribuição de e-mails. Os grupos podem ser usados para diversas finalidades, como por exemplo fórum (interno ou aberto ao público), distribuição de e-mails por setor (ex.: financeiro@suaempresa.com) e atendimento ao público (ex.: suporte@suaempresa.com). A vantagem do serviço é que não é necessário criar uma caixa de e-mail para um setor. Assim, diversos funcionários podem receber e responder mensagens enviadas para um grupo.
Google Hangouts
Ferramenta de comunicação do Google, que permite conversas por chat, áudio ou vídeo. Você pode conversar com uma pessoa ou com várias ao mesmo tempo. No Google Workspace, todos os membros da empresa estão automaticamente visíveis para iniciar uma conversa. Qualquer outro usuário do Gmail, no entanto, também pode ser acionado a uma conversa.
O Hangouts possui um aplicativo para smartphone (Android e iPhone) e está integrado com a agenda. Ao criar um evento na agenda, automaticamente é criado um link para uma conversa no Hangouts.
Gmail ou Google Workspace? Qual escolher? Descubra aqui!
Painel de gerenciamento
Todas as configurações do Google Workspace vinculadas à sua empresa são controladas em um painel administrativo amigável e com muitos recursos. Nele, é possível editar o perfil da empresa, adicionar e remover usuários, alterar senhas, inserir novos domínios, configurar dados de pagamento, obter relatórios de uso, entre muitos outros recursos.
Além dos recursos listados acima, cada conta de usuário do Google Workspace, por ser uma conta Google, tem acesso à todas as outras ferramentas da empresa. Isso inclui o YouTube, Google Keep, Sites, Blogs, Fotos, Analytics, AdWords e muitas outras.
Nesta página do Google Workspace, é possível utilizar a plataforma gratuitamente por até 14 dias. Depois disso, o custo é de US$ 5 por mês, por usuário.
Suporte técnico
O Google oferece suporte em português, 24 por dia, 7 dias por semana, para atendimento aos clientes Google Workspace. Além desses canais, há uma grande central de ajuda, com conteúdo sobre todas as ferramentas disponibilizadas. Através da central de ajuda, todos os usuários do serviço encontrarão conteúdo sobre o uso das ferramentas e poderão esclarecer eventuais dúvidas.
O suporte pode ser realizado por telefone, chat ou e-mail. Apenas os administradores da conta podem ser atendidos pelo suporte. Essa limitação não chega a ser um problema, visto que todas as ferramentas são bastante intuitivas e auto-explicativas. Assim, os administradores da conta podem contar com a equipe de suporte para realizar qualquer tipo de configuração nas contas ou em serviços da plataforma.
Vantagens
- Economia com outros serviços – A Suíte de aplicativos pode representar economia quando se evita a necessidade de contratar outros softwares semelhantes, como o Microsoft Office. O mesmo vale para o Google Drive, que substitui serviços de armazenamento como o DropBox.
- Controle e gerenciamento – Configure cada detalhe das contas dos usuários, incluindo quem terá acesso à quais ferramentas.
- Backup e segurança – Nenhum dado é perdido graças à segurança da nuvem do Google. É possível aumentar o nível de segurança criando regras para senhas e configurando acesso com dupla autenticação.
- Webmail do Gmail – Use um webmail amigável e cheio de recursos para filtrar, classificar e organizar suas mensagens.
- Antispam eficiente – O Gmail possui um dos filtros antispam mais eficientes do mundo, que estará automaticamente funcionando em todas as contas da sua empresa.
- Agenda, Drive, Documentos e diversos outros aplicativos – Utilize a suíte de aplicativos do Google para melhorar a sua produtividade e de seus colegas e funcionários.
- Confiabilidade – Tenha a tranquilidade de saber que todos os seus e-mails serão entregues e de que nenhum arquivo será perdido. Mesmo que alguém modifique ou apague um arquivo, o histórico de tudo está salvo e versões anteriores podem ser restauradas com poucos cliques.
Desvantagens
- Custo por usuário – É preciso pagar por usuário, o que torna o custo mais elevado quando se tem muitas contas de e-mail. O custo é de US$ 5 por pessoa. É possível contratar o serviço em reais através de um revendedor, mas o preço pode variar de acordo com o fornecedor.
Se você quer conhecer em mais detalhes a plataforma, leia a nossa análise detalhada sobre o Google Workspace ou clique no link abaixo e teste o serviço gratuitamente por 14 dias.
Experimentar Google Workspace gratuitamente por 14 dias
Importante: organizações sem fins lucrativos podem se beneficiar do Google Workspace de forma gratuita. Acesse este artigo para saber mais sobre essa iniciativa e como cadastrar sua ONG.
E-mail em empresa de hospedagem: o que é e como funciona?
O serviço de e-mail profissional é oferecido por diversas empresas de hospedagem de sites, mas os recursos do serviço podem variar bastante de acordo com a empresa. Em alguns casos, o e-mail profissional está disponível juntamente com o serviço de hospedagem de sites, o que pode ser bem prático para quem pretende ter um site e contas de e-mail no mesmo domínio.
Apesar das diferenças, comumente encontramos os seguintes recursos no serviço de e-mail profissional oferecido por uma empresa de hospedagem:
E-mail profissional
É a conta de e-mail em si, que geralmente contém uma quantidade determinada de espaço por usuário ou por um grupo de usuários. O e-mail é configurado no domínio do cliente (ex.: voce@suaempresa.com.br) e pode ser acessado por um programa de e-mail, como o Microsoft Outlook, ou através de um webmail.
Webmail
É o programa utilizado para verificar e enviar e-mails a partir de qualquer navegador de internet (ex.: Chrome, Firefox, Edge… ). A empresa que fornece o serviço pode oferecer um webmail próprio ou uma plataforma criada por terceiros, como é o caso do webmail oferecido em contas de hospedagem que utilizam o cPanel. Em alguns casos, o webmail pode ser personalizado com o logotipo e outras informações da sua empresa.
Lista de e-mails
Permite a criação de um endereço de e-mail que distribui mensagens entre vários usuários. Muito útil para enviar comunicados a todos ou a um grupo de usuários ou criar e-mails para departamentos (ex.: marketing@suaempresa.com). Funciona de forma semelhante ao Grupos, do Google Workspace, mas com recursos um pouco diferentes.
Suporte técnico das empresas de hospedagem
O suporte técnico também varia de empresa para empresa. Em geral, as empresas de hospedagem oferecem suporte por chat, e-mail e telefone, no entanto, há variações quanto à disponibilidade destes canais. Em alguns casos, o suporte por telefone não está disponível ou não funciona 24 horas por dia.
Antes de contratar o serviço, é importante levantar as formas de suporte oferecidas pela empresa a fim de se certificar que o atendimento será adequado às suas necessidades. Especialmente quando não se tem um departamento técnico in house), o suporte técnico pode ser necessário com frequência.
Vantagens
- Pode ser mais econômico – Principalmente para quem tem muitas contas de e-mail ou quando contratado junto com o serviço de hospedagem. Mas isto não é uma regra e o custo pode variar de empresa para empresa.
- Fácil de configurar – Quem contrata o serviço de hospedagem de sites que possui e-mail incluído precisa apenas criar as contas que deseja utilizar, o que pode ser bem prático.
Desvantagens
- Webmail limitado – Não espere encontrar os diversos recursos do Gmail no webmail das empresas de hospedagem. Em geral a interface é mais simples, assim como os recursos.
- Antispam ineficiente – As ferramentas de antispam das empresas se esforçam para conseguir diferenciar e-mails legítimos de mensagens de spam, mas isso nem sempre funciona.
- Sem recursos além do e-mail – Não há suíte de aplicativos nem serviço de armazenamento disponível, apenas o serviço de e-mail. Na prática, isso pode representar um custo adicional, caso seja necessário contratar um destes serviços por fora.
Afinal, qual o melhor: Google Workspace ou empresa de hospedagem?
Se tivéssemos que considerar apenas o aspecto do e-mail profissional, o vencedor certamente seria o Google Workspace. Quem já conhece serviços do Google, como o Gmail, pode esperar a mesma eficiência da plataforma, mas tudo isso usando o domínio da sua própria empresa. Além disso, o nível de controle de usuários e a suíte de aplicativos se destacam frente às outras soluções de e-mail profissional, que não possuem tais recursos.
Apesar do veredito acima, outros fatores devem ser levados em consideração e o Google Workspace pode não ser unanimidade. Pessoas que desejam apenas enviar e receber e-mails em um domínio próprio – e querem pagar pouco por isso – podem preferir um e-mail profissional que não o Google Workspace.
Para facilitar a visualização de outros cenários, considere os aspectos listados a seguir e descubra em qual deles você e sua empresa se enquadram.
→ Veja também: Google Workspace ou Office 365: qual é a melhor suíte de aplicativos?
Google Workspace – melhor para quem deseja:
- Um serviço de e-mail profissional eficiente e com muitos recursos;
- Uma suíte de aplicativos de escritório tão bons quanto os do já consagrado Microsoft Office;
- Bastante espaço de armazenamento para e-mails e arquivos (30 GB por conta);
- Controle e segurança reforçada;
- Facilidade de uso das ferramentas Google.
O Google Workspace oferece um período de experimentação 100% gratuito. Você pode criar uma conta e usar os serviços por até 14 dias sem custo. Para aproveitar a oferta, clique no botão abaixo.
E-mail de empresa de hospedagem – melhor para quem deseja:
- Um serviço de e-mail profissional com recursos padrão;
- Não deseja pagar por conta de usuário e/ou quer um serviço mais econômico;
- Não precisa de recursos extras, como a suíte de aplicativos de escritório.
Como mencionado anteriormente, diversas empresas de hospedagem oferecem o serviço de e-mail profissional. Para conhecer algumas, clique no botão abaixo.
Conclusão
Neste artigo, fizemos uma análise do serviço de e-mail profissional para ajudar pessoas a escolher entre o Google Workspace Suite ou empresa de hospedagem. Como vimos, o Google Workspace oferece uma série de vantagens sobre seus concorrentes. No entanto, ele pode não ser o mais indicado em alguns cenários.
Você utiliza ou já utilizou um serviço de e-mail profissional? Está pensando em contratar um, mas ainda possui dúvidas? Deixe um comentário e teremos prazer em ajudar!