No mundo conectado em que vivemos, novas tecnologias e dispositivos surgem a cada dia, enquanto outras ficam obsoletas e desaparecem. Apesar da velocidade das transformações, algumas tecnologias se mantêm firmes e fortes desde que surgiram, como é o caso do e-mail. Criado em 1971, muitos anos antes da internet atual existir, o e-mail vem se adaptando às transformações de sua era e resistindo bravamente.
Praticamente todos os tipos dispositivos com acesso à internet atualmente oferecem uma ferramenta para a leitura de e-mails, e essa lista inclui desde os mais tradicionais, como computadores desktops e notebooks, quanto os lançamentos mais recentes entre smartphones, tablets, smartwatches e muitos outros.
O e-mail está entre os veículos de comunicação direta mais utilizados atualmente, principalmente em situações de trabalho. É importante, portanto, escolher com cuidado o endereço de e-mail que você irá utilizar para se comunicar profissionalmente, afinal, seu e-mail causará uma impressão antes mesmo da mensagem ser aberta e isso pode ser a diferença entre receber ou não a resposta de um possível cliente ou empregador. Fique certo de que profissionalizar o uso do e-mail será um diferencial em sua comunicação.
Leia também: Como criar um e-mail profissional: tutorial completo!
Vamos abordar neste artigo:
- Boas práticas para a escolha do endereço de e-mail
- Utilização do nome e do sobrenome no e-mail
- Para empresas: e-mails por departamento
- O que evitar ao escolher seu endereço
- Dica extra para causar uma boa impressão
Boas práticas para a escolha do endereço de e-mail
Se tivéssemos que dar apenas um conselho para alguém que vai criar um endereço de e-mail provavelmente ele seria: quanto mais fácil de entender, melhor. Imagine a situação de ter que informar o seu e-mail para alguém por telefone: você seria entendido de primeira ou teria que soletrar o endereço? Se você tem um sobrenome ou um nome incomum, já deve estar acostumado com a situação de ter que soletrá-lo, pois nesse caso, não há muito como fugir disso. Mas algumas boas práticas poderão ajudá-lo a facilitar esse entendimento e ainda causar uma boa impressão.
Opção 1: Use apenas o primeiro nome
Em muitos casos, principalmente se você possui um domínio próprio (ex.: meudominio.com.br), será possível utilizar apenas o seu primeiro nome no e-mail. A vantagem dessa opção é a maior facilidade no entendimento do e-mail, pois o formato seguirá a regra nome@meudominio.com.br, e provavelmente produzirá um e-mail curto e fácil de gravar.
Vale a pena apostar nessa opção, principalmente se o domínio for utilizado apenas por você ou por um grupo pequeno de pessoas. Se você estiver usando um serviço de e-mail gratuito ou se sua organização possui muitas pessoas, tente a opção 2.
Se você ainda não possui um domínio, mas ficou interessado em comprar um, veja nossa lista com as principais empresas de registro de domínio.
Opção 2: Use o formato nome e sobrenome
Se o e-mail fizer parte de uma empresa ou organização que conta com muitos colaboradores, dê preferência à combinação clássica nome + sobrenome (ex.: carlosroberto@dominio.com). Essa combinação evitará que, com o aumento das contas de e-mail, duas pessoas com o mesmo nome tenham problemas ao criar suas contas. A inserção do sobrenome no e-mail eliminará esse problema, pois seria bem improvável que duas pessoas tenham o mesmo nome e o mesmo sobrenome dentro da mesma empresa ou organização.
Essa regra também vale para quem está usando um serviço de e-mail gratuito, como o Gmail ou Outlook/Hotmail. Se ainda assim o formato nome e sobrenome não estiver disponível, vá para a opção 3.
Opção 3: Procure variações do formato nome e sobrenome
Se você utiliza um serviço de e-mail gratuito, como o Gmail, nem sempre a combinação nome + sobrenome estará disponível. Nesse caso, será necessário acrescentar alguma informação para conseguir um endereço de e-mail disponível. Uma possível saída para essa situação seria a inserção do nome do meio inteiro ou abreviado no e-mail. Por exemplo: João Roberto da Silva poderia ter o e-mail joaorsilva@gmail.com ou joaorobertosilva@gmail.com. Ou ainda, o sobrenome primeiro, seguido do nome, como silva.joao@gmail.com.
Como alternativa, existe a possibilidade de inserir a sua profissão ou ocupação junto ao nome, como por exemplo: joao.roberto.dentista@gmail.com. Essa alternativa mantém o ar profissional do seu endereço de e-mail, mesmo utilizando um serviço gratuito, como o Gmail ou o Outlook.com.
Para empresas: crie e-mails por departamento
Essa prática é comum em diversas empresas, no entanto, muitas ainda não a utilizam: crie e-mails para departamentos específicos da empresa, além dos e-mails individuais dos funcionários. Isso facilitará o direcionamento dos e-mails, pois a mensagem para um e-mail de departamento poderá ser distribuída automaticamente para mais de um destinatário, e ainda evitará problemas se um colaborador for demitido ou deixar de fazer parte da equipe por alguma razão.
Assim, um novo funcionário poderá assumir a conta antiga e, principalmente, as pessoas que se comunicam com a empresa através desta conta de e-mail não precisarão ser comunicadas de que determinado e-mail mudou (pois ele continuará o mesmo, naturalmente). Uma alternativa à essa solução é utilizar o recurso de catch-all ou de endereço alternativo (alias).
Então, se você possui um site, por exemplo, crie um e-mail como contato@seudominio.com. Se você possui uma empresa, por menor que seja, crie e-mails para os demais departamentos, como financeiro@suaempresa.com ou suporte@suaempresa.com, para citar alguns.
Caso ainda não tenha um provedor, confira nossa seleção de serviços de e-mail profissional. Você também pode utilizar um serviço gratuito, como o Zoho Mail. Neste caso, o único pré-requisito ter um domínio registrado. Apesar de algumas limitações, esta pode ser uma boa solução. Veja aqui como criar seu e-mail profissional gratuito no Zoho Mail.
Se você não possui um domínio próprio, mas precisa criar um e-mail para a sua empresa, tente utilizar o próprio nome da empresa no endereço de e-mail, como por exemplo petshopcaesegatos@gmail.com.
O que evitar ao escolher o seu endereço de e-mail
Como vimos acima, nem sempre o endereço que desejamos está disponível e pode ser necessário buscar alternativas para conseguir um endereço de e-mail que esteja disponível para registro, principalmente quando utilizamos serviços gratuitos de e-mail. Além das dicas acima, é igualmente importante evitar algumas práticas ruins, que poderiam contribuir não apenas com a impressão que o seu endereço de e-mail terá, mas também com possíveis problemas de compatibilidade do seu endereço nos diversos serviços de envio e recebimento de mensagens.
Vejamos então o que evitar na criação do seu endereço de e-mail:
- Evite sequências numéricas, a não ser que façam parte do nome – Em algumas situações será necessário utilizar números no endereço de e-mail, como por exemplo, quando as demais opções não estiverem disponíveis. Ou ainda, se o negócio possuir um número no nome (ex.: rota66@dominio.com). Caso contrário, evite números no endereço de e-mail. Se precisar inserir um número, que seja pequeno. E-mails com muitos números têm mais chances de serem filtrados como spam ou tentativa de fraude em algumas empresas. Isso porque é comum que scripts criem e-mails falsos com sequências numéricas para fazer spam.
- Não use acentuação – Muitos serviços de e-mail têm problemas ao processar endereços de e-mail com acento, portanto, evite-os a qualquer custo. Não altere a palavra em si, simplesmente utilize o correspondente não acentuado (por exemplo: joão.silva@dominio.com vira joao.silva@dominio.com).
- Não use símbolos ou caracteres especiais – alguns provedores de e-mail não chegam a permitir que se utilize nada além de letras e números.
- Evite utilizar bairros ou cidades no e-mail – evite padrões como joaocopacabana@gmail.com, porque esse tipo de e-mail poderá não fazer sentido caso você saia da região mencionada no e-mail. Além disso, este formato transmite uma imagem pouco profissional para o seu e-mail.
→ Veja também: Google Workspace ou Microsoft 365: qual é a melhor suíte de aplicativos?
Dica extra: um domínio próprio causa boa impressão
Para finalizar, uma dica: se você é um profissional autônomo ou possui um negócio, considere contratar um domínio próprio, mesmo que seja apenas para ter o serviço de e-mail. Um endereço do tipo paulo.silva@ssadvogados.com causa uma impressão bem mais profissional do que paulo.advogado.copacabana@gmail.com.
Existem diversas empresas no Brasil que fazem o registro de domínio e que também oferecem o serviço de e-mail profissional. E o melhor: o custo é mais baixo do que se imagina: um domínio nacional poderá custar cerca de R$ 40 por ano e o serviço de e-mail profissional poderá sair por menos de R$ 6 mensais, para conta de e-mail.
Conclusão
Como vimos, um endereço de e-mail bem escolhido poderá fazer muita diferença em sua comunicação profissional, portanto vale a pena investir algum tempo na hora de criar o endereço.
Se você deseja contratar um e-mail profissional para você ou para sua empresa, confira o nosso ranking de melhor provedor de e-mail profissional.
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