Estima-se que a cada dia cerca de 270 bilhões de e-mails sejam enviados e recebidos ao redor do mundo. Número este que deve continuar crescendo e ultrapassar a casa dos 300 bilhões em 2020, segundo o Statista. Apesar de toda a sua eficiência, o e-mail não está livre de problemas. Com um volume tão grande de mensagens sendo trafegadas na internet, uma parte delas acaba não chegando ao destinatário. E-mail inexistente, caixa cheia, filtros antispam e problemas técnicos são apenas algumas das razões que podem fazer com que um e-mail não seja entregue.
A boa notícia é que existem recursos que ajudam a reduzir os problemas de recebimento de e-mails. Um deles é o catch-all, disponível em praticamente todos os serviços de e-mail e hospedagem. Apesar de não ser ideal para todas as situações, ele pode ser útil em muitas delas. Neste artigo você saberá quando usar este recurso, e também quando evitá-lo, usando uma alternativa simples e eficiente. Vamos lá?
O que é catch-all
Catch-all, também conhecido em português como “pega-tudo”, é um recurso que permite encaminhar, para uma conta de e-mail específica, todas as mensagens enviadas para endereços de e-mail inexistentes no domínio em questão.
Para entender melhor o recurso, imagine que você possui um serviço de e-mail profissional, em um domínio fictício que chamaremos de meudominio.com. Neste domínio você criou as contas pedro@meudominio.com e joana@meudominio.com. Se alguém enviar uma mensagem para francisco@meudominio.com, que é um endereço que não existe, o comportamento padrão do servidor é não entregar a mensagem. Ela é devolvida ao remetente com um aviso do tipo “o usuário francisco@meudominio.com não existe no servidor“. No entanto, se o catch-all estiver habilitado, a mensagem não retorna para o remetente e é entregue no endereço de e-mail padrão, definido pelo administrador no momento da ativação do recurso.
Assim, pedro@meudominio.com.br poderia receber não apenas as mensagens enviadas para francisco@meudominio.com, mas mensagens enviada para qualquercoisa@meudominio.com. Daí o nome catch-all, cuja tradução é justamente pega-tudo.
Quando usar o recurso de e-mail catch-all
O recurso pega-tudo pode ser muito útil para não perder nenhum e-mail endereçado ao domínio. Eventualmente as pessoas vão cometer erros de digitação ao escrever um e-mail para um endereço novo. Como por exemplo, um e-mail que deveria ser enviado para francisco@meudominio.com acaba sendo enviado para fancisco@meudominio.com. Se o catch-all estiver habilitado, o e-mail será enviado para o e-mail padrão da conta e poderá ser encaminhado posteriormente para o seu destinatário real, pelo administrador da conta.
Está certo que se o catch-all não estiver habilitado o remetente receberá uma mensagem de erro de volta. No entanto, as mensagens de retorno de erro nem sempre são claras, o que pode fazer com que muitos acabem não se dando conta de que o e-mail em questão não foi entregue.
Além dos erros de digitação, o recurso pega-tudo pode ser útil quando alguém tenta contato com um departamento da empresa que não possui um e-mail, como por exemplo vendas@empresa.com ou marketing@empresa.com. Com o catch-all habilitado, você garante o recebimento da mensagem.
Uma terceira utilidade é quando um funcionário sai da sua empresa e tem sua conta de e-mail desativada. O catch-all permite que as mensagens cheguem, mesmo em contas excluídas anteriormente.
Diante dos cenários expostos acima, parece que o catch-all só tem pontos positivos, certo? Mas como veremos a seguir, ele também tem desvantagens, o que faz com esse recurso não seja interessante para a maioria das empresas.
Desvantagens: quando não usar o catch-all
Apesar do catch-all parecer um recurso útil para não perder nenhuma mensagem, ele pode não ser a melhor alternativa na maioria dos casos. O motivo principal é um velho conhecido de quem usa e-mail: o spam. Infelizmente o spam é uma realidade desde a criação do correio eletrônico e atualmente corresponde a quase 60% dos e-mails que trafegam na internet. Tudo indica que este será um problema que ainda nos acompanhará por muito tempo.
Os spammers, ou seja, as pessoas que enviam spam, se valem de uma série de recursos para conseguir novos endereços de e-mail. Um destes recursos é enviar mensagens para e-mails que são comuns em muitas empresas, como é o caso de e-mails de departamento. Assim, endereços como contato@qualquerdominio.com, marketing@qualquerdominio.com, e muitos outros, são alvos frequentes das mensagens de spam.
Por isso, você pode ter certeza de uma coisa: independente da quantidade de endereços de e-mails existentes em seu domínio, se o catch-all estiver ativado, você receberá spam através dele.
E o que isso significa? Bem, ao receber uma quantidade significativa de spam, você terá de lidar com alguns inconvenientes, como os listados a seguir:
Riscos para a segurança de sua empresa
O tipo de mensagem que se envia através de e-mails não solicitados pode variar de tipo e periculosidade, indo desde uma simples propaganda até mensagens de phishing ou links para páginas infectadas com vírus/malware.
O recebimento de mensagens dessa natureza coloca em risco a segurança da empresa. Por mais que você e seus colaboradores tenham cuidado ao lidar com mensagens não solicitadas, sua empresa não está livre de um único funcionário descuidado clicar em um link infectado, o que pode ser o suficiente para infectar outras máquinas na mesma rede e dar muita dor de cabeça para os administradores do serviço.
Caixas de e-mail lotadas rapidamente
Além da questão da segurança, a quantidade de e-mails recebidos via catch-all pode rapidamente lotar o espaço disponível no serviço de e-mail de sua empresa em um determinado momento. Isso pode ser um problema muito grande, especialmente em empresas que possuem um espaço compartilhado entre todas as contas de e-mail e/ou que não possuem um sistema anti-spam eficiente.
Este aspecto do serviço de e-mails por si só já deve ser acompanhado com atenção, e ainda mais quando o catch-all está habilitado. Lotar o espaço de armazenamento pode trazer consequências ruins, como deixar o servidor fora do ar e até mesmo fazer com que a conta do usuário seja banida, caso esta seja uma restrição da sua hospedagem.
Mas como fazer para não perder e-mails legítimos? Aqueles contendo erros de digitação ou endereçado para algum ex-funcionário? Felizmente existe uma alternativa simples e eficiente, como veremos a seguir.
Alternativa ao catch-all: utilize endereços alternativos (aliases)
Um recurso presente na maioria dos serviços de e-mail profissional é a criação de endereços alternativos para uma única conta. Também conhecido como alias (pronuncia-se êilias), este recurso permite que o usuário de um endereço qualquer (ex.: pedro@dominio.com) receba outros endereços em sua conta (ex.: vendas@dominio.com).
Por não ser uma conta de e-mail de verdade, e sim apenas um encaminhamento, um alias não acrescenta nem consome espaço de armazenamento no serviço de e-mail. E a quantidade de endereços do tipo alias que podem ser criados costuma ser bem generosa, se não for ilimitada, entre os serviços de e-mail profissional.
Assim, pode-se cobrir diversos tipos de e-mails válidos sem ter que ativar o pega-tudo. No caso de nomes próprios, pode-se prever e criar aliases contendo erros de digitação comuns ao nome em questão (ex.: fancisco@dominio, francico@dominio etc.). No caso de departamentos, pode-se criar aliases para departamentos cujo endereço de e-mail não existe, apenas para garantir que uma mensagem para o endereço seja entregue (ex.: vendas@dominio, compras@dominio etc.). Da mesma forma, ao excluir o endereço de e-mail de um ex-funcionário, pode-se criar um alias para uma conta existente e evitar que mensagens futuras para o ex-colaborador se percam.
Como ativar o catch-all
Se, apesar de todos os contras levantados aqui, você concluir que o catch-all pode ser um recurso interessante para a sua empresa, então você pode ativá-lo, o que geralmente é muito simples.
O recurso de catch-all geralmente está disponível no painel de controle da hospedagem ou do serviço de e-mail profissional, caso seja apenas este o serviço contratado. Em alguns casos ele pode ser chamado por outro nome, como “endereço de e-mail padrão“, como é caso das hospedagens de sites que utilizam o cPanel, ou ainda “alias de e-mail“, como usado pelo serviço Google Workspace.
Se você não conseguiu localizar o recurso por conta própria, entre em contato com o suporte da sua hospedagem e eles com certeza poderão te ajudar.
Conclusão
O recurso de catch-all pode ser poderoso para não perder nenhuma mensagem enviada para o seu domínio. Apesar disso, ele deve ser usado com muita cautela. Por ser um grande acumulador de spam, o catch-all pode colocar em risco a segurança de sua empresa e até mesmo comprometer a estabilidade do serviço de e-mail. Isso sem considerar que, com o catch-all, estamos criando espaço para que haja cada vez mais spam, já que mensagens impróprias, falsas e perigosas continuam sendo entregues em contas de e-mail válidas.
Felizmente existem alternativas, como a criação de endereços de encaminhamento, tecnicamente chamados de aliases, que são de grande utilidade em diversas situações. Entre elas citamos a configuração de endereços com erros de digitação, e-mails de departamento e de ex-funcionários, para evitar que mensagens encaminhadas para estes endereços se percam no futuro.
E se você ainda não utiliza um serviço de e-mail profissional, mas tem planos para isso não deixe de conferir 10 empresas que oferecem hospedagem com e-mail grátis neste artigo.
Já utilizou ou utiliza o serviço catch-all? Está com dúvidas sobre ele? Deixe um comentário e teremos prazer em ajudá-lo!